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作者介绍： 微博@七的记事本 呢称：小七 从我的第一本Filofax算起，正式入手帐坑差不多有两年了。接触它的第一天起，出门就基本没少过它，每天起床后、睡觉前都一定会翻看它。 为了让手帐不断适合自己的使用习惯，我断断续续看了不少关于手帐的书，从《记事本圆梦计划》到《神奇手帐》再到《笔记女王的手帐活用术》等等，每一本都带给我或多或少的收获。 有一些内页不能满足自己的使用需求，于是我又设计了不少内页，这一点我相信很多“手帐er”们都深有体会。 所以也就有了今天这篇文章，下面将会和你一起手把手打造属于自己的GTD手帐系统。 （GTD，Getting Things Done的缩写，译为“把事情做完”，GTD的核心理念就是清空脑袋，必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。） 以下是GTD概念的提出者戴维-艾伦的著作“Getting Things Done”的内容脑图： （点击图片，查看大图） 在正式开始打造你的GTD手帐系统之前，建议你先读下戴维艾伦的书，如果没时间读完整本，那么至少把前三章读完。 磨刀不误砍柴工，这一步非常重要。
接下来，让我们正式开始！ （点击图片，查看大图）
（点击图片，查看大图） （“引子”清单请见原书第五章最后部分） 这一阶段大约以几个小时为一周期（即收集这几个小时内的事情），你可以从一个个场景开始，逐一发现你想要处理的事情。 你可能会在查看鞋柜的时候发现一双发霉了的运动鞋，那就在便签上写下“洗运动鞋”并标注日期； 或是你忽然想起来前几天在微博上转发的书单，还是在便签上写下“整理微博书单”并标注日期…… 直到把所有你关心的事情全部一一写在便签上。此时你可能会有一沓便签，用夹子夹好，这就是你的初步Inbox。 接下来请休息下准备进行下一阶段。
（点击图片，查看大图） 现在摆在你面前的是一沓便签，你要做的就是依次拿起便签，参考如下流程图进行一步步思考。 比如你拿起了第一张便签“买桌布做拍照背景”，经过2秒的思考你想到了拿围巾也可以，不需要行动，便签扔掉； 你拿起了第二张便签“联通积分兑换话费，12月31日过期”，下一步行动是上联通官网，两分钟之内可以完成，于是你拿起手机开始上网兑换，行动完成，便签扔掉； 第三张便签是“整理手机相册”，需要行动，超过两分钟，可以以后再做，大约需要40分钟完成，于是你在便签上标注“40分钟”，放到一旁，平铺在大桌子上； 第四张便签是“想去泡温泉”，想去的意愿也不是很强烈，可以以后再说，于是你放到了一旁，平铺在大桌子上； 第五张便签是“完成上周活动小论文，下周一交”，你完成了下一步行动的思考并预估了时间： 通知甲方寄问卷（2分钟内完成）； 通知活动老师写反馈（2分钟内完成）； 等待甲方把反馈问卷寄出（1天）； 等待活动老师反馈（1天）； 录入数据并发送给分析部门（1天）； 等待回收数据结果（2天）； 撰写论文（2天）； 于是你把每一步都写在了便笺上，并把便签平铺在了大桌子上； …… 就这样你完成了所有便签的思考，桌子上也铺满了便签，这时候我们可以玩一个游戏——便签消消乐。 你开始把便签分类，分类标准可以是场景、内容、工具、项目或者是人物等等。 你找到你顺手的分类标准，比如你有很多事情需要外出解决，于是都分类为“外出”，以后你出门时只需瞄一眼这个清单你就会知道需要干什么； 或是很多事情只需要通过手机就可以解决，于是你分类为“手机”，某天你在等人的时候觉得无聊，于是你翻看了眼“手机”清单，你就顺手解决几件事； 再或者你对某个项目有很多不经意间想到的想法，你专门建立了一个“A项目”清单，下次你碰到甲方或者开会时，你可以从容地发表自己的看法。
整个过程可能是这样： 至此，你已经： √ 扔掉了一批不需要的行动 √ 完成了一批两分钟内可解决的行动 √ 委派了一批需要等待别人处理的行动 √ 分类完一大批行动 √ 明确了一些你在进行的或需要进行的项目
此时咱的进度条终于过半了！
（点击图片，查看大图） （书中的第四阶段包含了很多内容，除了行动管理以外，还有一些非行动资料的整理，比如参考资料等。但资料整理的范围广到都可以单独列一个专题了，所以本文涉及到的组织整理阶段，仅限行动管理部分。）
终于，你要拿起你心爱的手帐了！ 首先，准备好你的12个月的月计划内页和1个月的周计划内页，确保1年内有时间要求的行动都可以准确地填到你的日程里。 然后，把除了项目之外的清单一项项整理到你手帐里，像这样： 在这一过程中，如果看到有时间要求的活动，就按照一个月内的行动填到周计划里，一个月外的填到月计划里。
比如我把一年中重要的节日、生日、各种还款日和项目的重要节点都写在了12个月的月计划里。 （普通的两页A5的月计划不适合我，于是我自制了这个简洁版的月计划内页）
在一个月的周计划里，我也填写了各种行动的提示信息。
接下来，开始行动： 戴维艾伦大师在书中提到的“纵向管理的5个阶段”在这一过程中非常受用，详细内容请见如下脑图：
（点击图片，查看原图）
乍一看是不是有点多？没关系，我们来看个简洁版的：
（点击图片，查看原图） 举个简单的例子来说明下这个过程，比如，你有一个目标：想在下学期的英语六级考试中取得好成绩。 接下来你要做的第一步是：重新界定你的目标和原则——目标需要是可量化的，原则是你行动的标准或限制因素。 思考过后的目标和原则可能是这样的： 目标：英语六级600分，其中听力210分，阅读215分，综合55分，写作120分 原则：见缝插针背单词，看美剧不看中文字幕……
第二步：展望结果——勾勒出一幅成功后的蓝图，进一步激发你的动机。 比如你会写下：六级考到600分以上，学期综合成绩将加3分，会有XX奖学金。
第三步：头脑风暴——“当你了解了你想完成的某件事情的结果和目标之后，‘如何实现'就是当务之急。当你头脑中浮现出的愿景与你目前的现状有所不同时，你就会自动开始填补这一差距，或者说你开始进行头脑风暴了。” 这一过程有点类似于“建立你的Inbox”，区别在于这里你是有目标导向的，你把所有你能想到的有助于实现你目标的想法，在草稿纸上全部记录下来，数量越多越好，对你的所有想法不判断、不质疑、不评估、不整理。
第四步：组织整理——如果你按照本文顺序，已经从“Step 1”进行到了“Step 4”，我想这一步骤对你来说也不是什么难事了。 以刚刚提到的英语六级项目为例，你可能会整理成如下内容： 听：遮掉字幕看美剧；…… 说：找一位英语学习同伴，每周选定一个感兴趣的话题进行英语辩论；…… 读：看5本英语小说，练习阅读能力；…… 写：默写新概念3课文建立语感，做到“a/an/the”和标点符号都不出错；…… 练：完成10套六级真题，每套3遍；…… 第五步：下一步行动——指的是针对当前这项工作每一个进程中的环节，确定下一步行动；确定计划详细程度的标准是足够让你的大脑摆脱事务的纠缠就行。
你只需略微思考下，大概就可以确定下一步行动了： 比如现在距离六级考试还有6个多月，大约30周，你就需要：每周一套真题、每周默两篇课文、每周一场英语小辩论、每个月一本英文小说…… 最后你把这个月、这周要完成的内容填到了你的日程系统里，正好周计划上看起来还有点空呢，是不？ …… 过了n个小时，你终于整理好了属于你的n个项目清单！
（点击图片，查看大图）
（点击图片，查看大图） 第五阶段和第六阶段我把它们放在了一起，因为在我的实践过程中，这两个阶段交替进行着。 我以自己为例解释下这两个阶段，下图是我的手帐内容及使用说明：
（点击图片，查看原图） 月计划、周计划及清单之前已经提及过，这里我介绍下没提到过的内容：
第2部分：艾宾浩斯复习表
由于我个人每天需要学习和复习的内容略多，为了更好地提高记忆效果，所以参照这个复习表进行。
第4部分：时间轴
时间轴于我而言纯粹执行记录功能，不同颜色代表着不同的内容。 如果你固定时间的行程比较多，比如一周有很多会或是很多课，那么也十分推荐你使用时间轴，这样你会更加清楚地知道自己每天的空余时间以便安排自己的任务。 基于效率第一的原则，我的GTD手帐几乎没有任何装饰，所以时间轴看起来也比较寡淡。 对于时间轴的使用，我在这安利我最喜欢的两位博主：@吴所谓说她无所谓@_Ex_Libris
第7部分：小本子
我的小本子大约是这个大小，它可以轻松塞到A5或者A6的活页中，作为我的Inbox本，它随时随地收集着我的任何想法或行动。 有时A5太大不方便带出门，我就直接带这本小本子。如果说我对选择小本子有什么建议的话，那就两个字：耐造。
举个栗子来说明下我每天和手帐的接触过程： 6月29日，周五 8：20 到达办公室，翻开手帐时间轴页，标注了下睡眠时间，写了重要事项倒数日，抄了一句英文句子；翻到周计划页，看了下今天的任务： □完成A项目年中总结最后部分，预计3小时； □安排下周培训的事项： □10点联系老师 10分钟， □发送培训资料培训5分钟， □确定培训内容20分钟， □确定日期及行程40分钟； □完成上周差旅费用报销： □A部分30分钟， □B部分15分钟， □C部分20分钟； □给室友带水果 □背单词unit21，复习之前的，1小时 8：30 同事都来了，主管Q上说了下：下午2点电话会议，于是马上在周计划的今天栏写下“14：00 电话会议 ”，并在时间轴上标注了下来 08：35 开始写年中总结 09：05 同事A让我发送一份资料，不急；思考了下2分钟之内，于是找到资料并发送 09：07 继续写年中总结 10：00 电话联系老师并发送培训资料 10：15 继续写年中总结 10：20 接到甲方电话，要写一份论文，下周五交，记录到Inbox本上，继续写总结 11：30——13：25 午餐及午休，期间收到老同学微信，约了晚上19点一起去吃饭 13：30 继续写年中总结 13：55 准备电话 14：00——15：00 电话会议，期间讨论了下对下半年某项目的想法，于是把之前记录的项目想法在会上提了出来；经理提了新任务--下半年的项目计划，下周三交，于是写在Inbox本上 15：10 收到老师发送的培训内容，继续写年中总结 16：20 年中总结终于写完了，发送 16：25 电话联系老师，确定培训内容和日期，并安排了行程 17：25 快下班了，看了下距离吃饭的地方很近，于是决定加会班把报销做完 18：20 下班，打卡，在时间轴上标注了上下班的时间 18：50 到达约饭地点，同学说今天加班得晚半小时，包里没带kindle，有点无聊，于是看了下手帐“手机 ”清单，“整理手机相册，40分钟 ”，决定就是它了 19：30 同学到了，开始吃饭和唠嗑 21：00 到家，回来路上给室友买了水果 21：10 翻开手帐，更新时间轴，背了新的一单元单词，按照复习表上复习了之前的 22：00 整理Inbox到手帐上，看了下明天30号的计划：周六14点去上课，更新下月手帐 22：10 刷微博，洗漱，准备睡觉 （以上内容皆为虚构，如有雷同纯属巧合） 检查回顾和执行的阶段大概就是这样，看起来复杂，说到底其实也简单：把要做的写下来，释放自己的大脑，然后集中精力一项项完成。
我！终！于！写！到！这！里！了！值得吃一整个烤鸭庆祝！！！ 一不小心写了将5千字，但是想到戴维-艾伦大师写了几十万字，5千字也就没什么了。 如果我的文字有幸让你看到这里，或者更有幸你实践了起来，那么此时你已经有一份属于你自己的GTD手帐了，接下来要做的就是好好和你的GTD手帐相处。 最后，引用戴维-艾伦书中的最后一句话： 愿你拥有更加精彩的人生！
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