企业印章的管理使用事关企业的生死存亡

企业印章是企业身份和权力的证明。盖有企业印章的文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着企业对文件的内容承担法律责任。企业印章如被他人盗用或冒用，很可能给企业带来不必要的纠纷和企业无法承担的法律责任。

企业印章是企业经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理和使用，关系到企业正常的经营管理活动的开展，甚至影响到企业的生存和发展。

一、企业印章使用范围：

1、凡是属于以企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律需要加盖企业公章。

2、凡是属于企业内部行文、通知等，可以使用企业内部印章。

3、凡是属于部门与企业、部门与部门业务范围内的工作文件等，可加盖部门印章。

4、凡是属于经营类的合同、协议等文件，一般使用企业合同专用章或企业公章。

5、凡是属于财务会计业务的，使用用财务专用章、发票专用章。

6、企业设立分支机构，企业须明确授权分支机构的权限；企业分支机构须在企业授权范围内加盖企业分支机构印章。

二、企业印章的组成结构：

企业的印章包括：1、企业合法备案的公章、合同专用章、法定代表人印章；2、也包括无须备案的办公室（或行政部）用章、XX技术专用章、采购专用章、XX项目部专用章、财务专用章、发票专用章等。

三、管理、使用企业印章的法律意义：

1．对于合法备案的企业印章，从盖章行为那一刻起，就表明企业认可文件所载内容，产生法律效力；对于已经加盖无须备案的印章的文件，除非有合法证据证明文件所涉印章与企业无关或为他人私刻加盖，否则应当认定为企业认可文件所载内容；如果文件相对方按照文件所载内容已经实际履行且该企业已经接受的，则已经加盖无须备案的印章的文件，也对企业产生法律约束力。

2．对于已经领取营业执照的分支企业，虽然该分支企业没有独立法人地位，但也能够成为民事诉讼的被告。因此，在对外往来业务中使用分支企业印章签订的合同等法律文件，一般应当认定为有效，可由总企业或分企业承担相关法律责任。

3．企业公章虽然被盗、被抢或者遗失，或非经法定程序私刻的公章，如果对外签约加盖该印章处分企业权益，只要经其法定代表人或负责人确认，该盖章行为对企业也能产生法律约束力。　

4．除非签约各方在合同或协议中明确约定须加盖企业印章后合同或协议生效，否则，只要法定代表人（或负责人）或其他有授权的代表人签字，该合同或协议同样具有法律约束效力。

5．企业公章持有者或保管者与他人擅自签订的担保合同具有法律效力，企业须要对外承担担保责任后，企业可再追究擅自盖章者的法律责任。

6．企业可以制定实施《印章使用管理办法》，但是该《印章使用管理办法》只对企业内部具有约束力。如果签约相对人不知道该《印章使用管理办法》规定的内容，即使企业的印章使用违反了《印章使用管理办法》，签订的合同也对企业具有法律约束力。但是，违反《印章使用管理办法》规定擅自盖章、损害企业利益者须对企业承担赔偿责任。

7．企业名称的变更并不影响变更后的企业承担原企业的债务，盖有原企业名称印章的文件对变更后的企业依然具有法律效力。

8．虽然企业尚未正式成立，但是加盖有经该企业发起人授意私刻的印章对外签订的合同或协议依然具有法律效力，其法律责任由成立后的企业承担。

9．企业在签订合同时没有合法授权签约人，也没有加盖合法的公章。但是，如果该签约人手持之前的委托授权书、任命文件等证明文件，其代理行为符合《合同法》第四十九条“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。”的规定，则构成表见代理，该合同对企业具有法律约束效力。

10．企业除了使用合法备案印章外，如果在客观事实上还存在使用多枚印章的行为，则企业以除了使用合法备案印章外的其他印章对外签署的文件依然具有法律效力。

四、企业印章基本管理方法

在现实生活中，经常有因印章管理不完善而出现诸多法律问题。比如，在空白便笺上随便乱盖企业公章，被别有用心的人利用来填写欠条，因借条而惹上法律诉讼纠纷。可以毫不夸张地说，即使企业生产经营效益很好，如果印章管理不善，也很有可能使企业财产受到重大的损失。

企业印章确须严加管理，并要有一套比较规范的制度：

首先，须要及早建立印章管理制度，有章可循。

其次，专人保管印章，增强管章人的责任感，发生问题也有利于查找原因和追究责任。对财务章和会计人员向银行预留印鉴的私人印章，应由出纳和会计分别保管，切不可由出纳或会计一人统管。

第三，印章使用必须由印章保管人专人保管和登记。

第四，未经批准，严禁将印章带出企业；即便经批准将印章带出企业，也许二人以上共同前往，互相监督。

第五，未经批准，严禁在空白合同或协议便笺上盖公章。

企业应有专人管理公章、业务章、合同章等，企业董事长、总经理等每一个管理人员，如需要使用印章，必须将需要加盖企业公章的文件交印章管理员登记、备案，共同在印章登记簿上签名确认，并经企业领导签字。如属于特殊情况，也应经领导批准，编号登记，并由领用人签名确认。没有使用的合同、协议、便笺必须交回、登记，如已使用的也必须由领用人再补办登记批准手续。

企业印章保管牵涉到企业的生死存亡，切不可忽视。如果因企业印章管理不善而出现法律问题，被别人告上法庭，或被人利用手中印章贪污、挪用巨款，到那时才意识到印章管理的重要性则已经太迟太迟了。印章管理必须未雨绸缪，防患于未然。

作者：戴涛主任律师