【原】采购部门章有没有法律效力？附《印章管理制度》

供应链重构 2022-04-11

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公司的印章，除了“公章”“合同专用章”“财务专用章”“法人章”“发票专用章”五种常见印章之外，有时候还会根据业务需要刻制各种“部门章”’“业务章”，如采购部门章、订单专用章、验收专用章、开单专用章、检验专用章等。

有时候，公章的用印申请手续繁琐，耗时长，我们便会用部门章或业务章对外签署一些简单的文件。

那么采购部门章或业务章对外签署文件有没有法律效力？

根据律图网律师的解释，关于部门印章的效力问题，历来都是理论界的争议焦点，大概可分为表见代理说，无权代理说，以及有越权代理说等等。

表见代理说认为，部门属于企业的内部职能机构，只要是部门对外的真实意思表示，而对方有理由相信部门的意思就是代表企业，那么部门印章的行为就构成典型的表见代理;

无权代理说认为，只有依法成立的法人才有民事行为能力，但部门不是法人更无民事行为能力，所以其所做的印章行为应当属于无权代理，当然不能产生法律效力;

越权代理说认为，部门属于企业内部的一般业务机构，其只能在应有的业务范围内作出意思表示，才能发生法律效力，但是如果越权并导致使用部门印章错误，则应当属于越权代理，未经企业的追认，其印章的行为当然自始无效。

由于部门章或业务章的对外使用，存在法律效力瑕疵，而且部门章和业务章的用印申请和审核，往往没有公司级印章严苛，对外使用存在风险。笔者建议，在我们采购工作中，我们想让签署的文件没有法律效力瑕疵的，一定要加盖公章（合同可加盖合同专用章）；我们本意不想签署但又推脱不过，想让签署的文件存在法律效力瑕疵，为后期留下周旋空间的，那就加盖部门章或业务章。

以下是简要版《印章管理制度》，供参考。

印章管理制度

第一章总则

第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。印章管理关系到公司的生存和发展。为了规范集团印章管理，严控印章使用风险，特制定本制度。

第二条办公室负责印章管理工作，具体负责印章发放、印章回收和印章代管，并对印章的刻制、保管和使用进行监督、考核。

第三条本制度适用于全公司。

第二章印章的刻制

第四条公司级印章的刻制

公司成立后，由办理公司注册登记部门的总经理指定可信赖的人员持公司营业执照、公司法定代表人身份证复印件等资料到当地公安机关指定的印章刻制社刻制公司公章、合同专用章、财务专用章和法定代表人名章，并将刻制好的印章封存后带回办公室，办理交接手续后，交由办公室代管。如印章刻制社提供上门服务的，刻制好的印章须直接交给办理公司注册登记部门总经理指定的人员。公司重组、更名等情况需要重新刻制印章的，由总经理指定人员重新刻制。新章刻制后启用前须在办公室登记备案，旧章交回办公室统一封存保管。

第五条部门章及其他业务章的刻制

公司经营过程中，所辖部门如需刻制部门章或其他业务章时，应由部门负责人向办公室提交书面请示，经法务部审核、办公室主任审批后方可刻制；该印章由总经理授权部门负责人保管，并按照本制度的有关规定保管和使用。

第三章印章的领取和保管

第六条公司级印章刻制后，由总经理向办公室申请领取使用，并签订公司统一格式的《印章委托管理合同》，建立《印章保管登记表》；受托人在领取和归还印章时，应在《印章保管登记表》上记录签名。

新公司成立后、投产前的工厂建设阶段，由项目负责人向办公室按上述程序请领使用。

第七条公司应配置专门的电子保险柜用于公司印章的存放。保险柜应摆放在办公室或总经理办公室（办公室人员控制在2-3人左右），尺寸不得小于80*45*45cm，内有单独的保险盒且具备报警功能。两个初始密码必须修改，且不得相同。由总经理保管保险柜钥匙，办公室主任保管密码，实行双人双锁管理。总经理仅保留一把机械钥匙，其他机械钥匙和密码钥匙须统一封存且分开摆放在办公室。保险柜钥匙和密码不得由总经理一人完全掌握。保险柜密码至少每3个月必须修改一次。

第八条财务专用章和法定代表人名章应严格分开保管。财务专用章由财务负责人领取和保管，法定代表人名章由办公室负责保管。其他业务章或部门章由总经理授权相关部门负责人保管。

第九条办公室应建立《印章保管登记表》，对印章保管人予以登记和动态管理。印章持有情况纳入离职时移交工作的一部分。如持有公司印章的员工离职，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

第四章印章的使用

第十条印章的使用范围

1、公司公章：用于公司对外经营活动中以公司名义签署的各类文件，包括公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料。

2、合同专用章：专门用于以公司名义对外签订各类经济合同。

3、财务专用章：由财务人员依照日常的工作权限使用。

4、部门章：仅在本部门的职能范围内使用，不得用于对外签署任何文件。

5、业务章：仅用于特定的业务办理，不得超范围使用。

6、法定代表人名章：用于财务、合同事务及其他有关事务。

第十一条印章的使用程序

（一）公章及合同专用章的使用程序

1、公司人员需使用印章时，应填写公司统一格式的《用章审批表》（包括：印章名、用章材料的名称、用章部门、用章日期和用章次数、留存情况），由其部门负责人从业务角度审核后签署意见。

2、办公室主任对用章审批表填写的完整性、部门负责人签字的真实性以及用章材料规范性、内容真实性、法律风险性进行审核并签署意见。用章材料内容涉及法律、技术、财务等专业领域的，应送交相关部门审核，并签署意见。

3、将材料审核意见报总经理确认，由总经理在《用章审批表》上签署同意意见后，方可履行盖章手续。

4、办公室主任出差期间，可将保险柜密码委托给办公室文员暂管。办公室主任回来后，应及时修改密码。总经理出差期间，可将保险柜钥匙委托给除办公室主任和文员以外的其他可信赖人员暂管。出现紧急用印情况时，暂管人口头请示总经理同意后，可先行与办公室主任取印。用印完毕后，暂管人应将用印材料留存一份，待总经理回公司后审核。总经理回公司后应及时在《用章审批单》办理补签手续，并注明“补签”字样。

5、《印章审批单》作为用印凭据由办公室留存一份，每月定期整理后交档案员归档。

6、印章原则上不得带出公司。确因工作需要将印章带出使用的，必须填写《印章外出使用交接表》。详细填写印章名称、借用日期、借用原因、借用人、审核领导以及归还时间，经办公室和总经理批准后由一名印章保管员和一名申请使用部门人员（共两位非关联方）共同携带使用。在任何情况下，绝不允许单独由申请借章部门一人将印章带出使用。

7、印章必须和落款名称相符。盖章应端正清晰，齐年盖月（日）。签名盖章一起的，必须遵循先签名后盖章的原则。每份用章文件超过一页纸的须加盖骑缝章。

8、用章后的材料必须由印章管理部门留存备档复印件。涉及公文、合同以及其他重要材料的，则必须留存备档一份原件。

9、禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时，必须书面申请并经总经理书同意。

（二）其他部门或业务章的使用程序

其他部门或业务印章的使用由部门负责人在其职权范围内根据规定的使用范围对用章材料进行审核确认，并在《用章审批单》上签字后方可盖章。部门或业务印章的使用情况须及时做好使用登记，每月定期将使用登记表报办公室备案存档。