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我国的经济改革已经迈进三十载，各类企业得以发展壮大，各种民事交易活动频繁。由于在实践中能够在工商局备案的企业公章、合同专用章、财务专用章等三枚常用印章已经不能满足日益繁多的民事交易行为，也可能是某些企业想减少管理成本、规避法律风险等原因，所以更多的大型企业想通过制定完善的内部章程来弥补现行法律对内部印章管理的空白，以达到既能减少管理成本又能防范法律风险之目的。日前曾有某大型企业就内部印章改革的问题，向我们进行咨询，为了防范过多使用单位公章所带来的风险及不便，该企业计划通过制定《部门印章使用制度》，使一般的业务合同只需部门印章即可，但如果该部门印章超过业务的范围，则该企业能拒绝追认此份业务合同的效力，最终达到既能减少管理成本又能防范法律风险之目的。鉴于此类问题至今尚无具体的法律及司法解释给予确定，暂时处于理论或者法律参考适用阶段，所以我们有必要借此机会与大家进行更为深入的讨论。 在讨论该问题之前，我们须先了解部门印章的概念及由来。部门印章在法律文字上并未明晰的定义，属于社会实践中的俗称，意思是指刻有企业内部职能部门字样的印章。企业成立后，其公章、合同专用章及财务专用章必须先经过工商、公安部门批准备案才能刻制，但是部门印章的刻制程序较为简单，根据国务院的有关规定，只要经事业单位的领导批准，就能到公安部门指定处刻制。部门印章的由来大概分为两类，一是企业公章的使用较为严格且申请手续复杂，不便于日常一般业务的使用，而部门印章的简便特点能满足一般的工作需要；二是企业想通过部门印章避免过多地使用企业公章所带来的风险。如前文所述，某大型企业进行印章改革之目的正是结合了上述两类的优点，既要减少企业公章的管理、使用成本及过多使用所带来的风险，又要避免因使用部门印章不规范而产生的法律风险。但是，《部门印章使用制度》毕竟仅是企业的内部文件，对内能起到监督的作用，而对外是否起到理想中的免责效果呢？这种为了减少企业各种成本及法律风险，而将责任推向社会的做法又是否妥当呢？ 一、关于部门印章对外的效力问题 关于部门印章的效力问题，历来都是理论界的争议焦点，大概可分为表见代理说，无权代理说，以及有越权代理说等等。表见代理说认为，部门属于企业的内部职能机构，只要是部门对外的真实意思表示，而对方有理由相信部门的意思就是代表企业，那么部门印章的行为就构成典型的表见代理；无权代理说认为，只有依法成立的法人才有民事行为能力，但部门不是法人更无民事行为能力，所以其所做的印章行为应当属于无权代理，当然不能产生法律效力；越权代理说认为，部门属于企业内部的一般业务机构，其只能在应有的业务范围内作出意思表示，才能发生法律效力，但是如果越权并导致使用部门印章错误，则应当属于越权代理，未经企业的追认，其印章的行为当然自始无效。 对此，曾兵生律师认为表见代理说更为妥当。 首先，表见代理即属广义的无权代理，表见代理又称表示代理，是指代理人虽不具有代理权，但具有代理关系的表面要件，这些表面要件足以使得无过错的相对人相信其有代理权，从而法律规定被代理人须对之负授权责任的无权代理。法律之所以承认表见代理，是因为表见代理具有维护善意第三人利益、维护交易安全的功能。表见代理制度的法理基础，在英美法系为“禁反言”，在大陆法系则在于使个人的“静的安全”与社会的“动的安全”协调协调。存在外表授权的场合，以此为根据，使无权代理行为发生有权代理的效果。⑴故此，我们可将表见代理的构成要件分为两大点：一是代理人虽无代理权，但具有代理权的外观，即“在一般情况下，本人不应因他人擅以其名义为法律行为，但在若干情况下，本人因其行为创造了代理权存在的表征（权利外观），引起善意相对人的信赖时，为维护交易安全，自应使本人负其责任，因而产生表见代理制度”⑵；二是相对人为善意相对人，相信或认为无权代理人具有代理权，并在此认识基础上与之订立合同，法学界存在的问题在于《合同法》第48条与第49条关于善意相对人的“善意”内容是否一致？⑶我们认为第48条是狭义无权代理的善意相对人，是善意且无过失，第49条是表见代理的善意相对人，是善意且有过失，但是从法理来看，有过失也可以成为善意的相对人，只是赋予被代理人的权利不同而已，所以第48、49条“善意”的内容是一致的。结合企业与部门的关系而言，部门作为企业的内部职能机构，在社会经济活动中往往直接代表企业与相对人进行民事活动，所以在此前提下，司法部门认定相对人是善意地相信或认为部门具有代理权，更能保障这种民事活动的平等性及公平性。 其次，表见代理的形式又可分为两类，一是平等主体之间的代理，是当事人委托其他单位或者本单位以外的个人代理自己签订的合同，或者个人相互之间委托代理签订的合同；二是当事人（单位）与其本单位工作人员之间因职务发生的代理关系，即在职务代理活动中，也有可能构成表见代理。在职务代理中，代理权限由被代理人授权而产生。授权的基础在于被代理人与代理人之间存在着劳动关系，而部门是由各个劳动者所组成，是劳动者集体智慧的综合，所以其与法人之间的关系也应当适用于职务代理。代理人是被代理人聘用的工作人员或职能部门，有义务按单位的指派或要求从事业务活动，包括订立合同。问题在于，“职务代理人”的代理权限有时不能为相对人所确知，他的“表见代理权限”（即相对人依照常理认为其所享有的权限）可能与其实际代理权限相符合，也可能不相符合。《英国商法》一书中有这样的一个例子：“董事会任命经理时如明确规定：未经董事会批准，该经理的订货权不得超过500英镑价值，那么该经理的实际代理权以不超过500英镑为限；但其表见代理权则包括了经理通常所具有的一切权限，该表见代理权对被代理的公司具有约束力。”该案例对职务代理与表见代理关系的分析，对我们有积极的借鉴意义。⑷应当说，“职务代理”是构成表见代理的一个常见的原因，所以部门印章的行为也符合表见代理的构成要件，这不仅符合法律之定义，也符合经济交易过程中各方的真实意思表示。 至于无权代理说与越权代理说的不合理性，是显而易见的。一方面是无权代理说及越权代理权说都加大了相对方的注意义务，导致合同双方的信息交流不平等，影响社会经济交易的安全；另一方面是职能部门虽然不是法人，但是系法人的组成机构，现实中常有需要职能部门介入的民事活动，所以其应如法人代表一样，作出的民事行为应当属于职务代理，属于企业法人的意思表示。关于法定代表人越权行使职权的性质问题，隋彭生教授根据《合同法》第50条提出的观点是构成表见代表，是指代表人有超越代表权的行为，而其行为足以使得善意的相对人相信其有代表权，从而法律规定由代表人所在单位负责任的无权代表。⑸其实，表见代表的意义与表见代理的意义是一致的，都是为了保护善意第三人的利益，维护对整个经济交易制度的信赖，保护交易安全，同时也是为了提高交易的效率，我们在此加以区分的目的在于以《合同法》第50条规定的“表见代表”来参照适用企业内部职能部门的“表见代理”行为。总而言之，企业法人应加强对内部运作机制的管理力度，而不是通过内部规定直接加大社会第三人的义务，即先管好自家的人再办好外面的事。 二、关于部门印章是否需要向工商、公安部门备案的问题 根据《公司法》及相关配套法规的规定，企业公章、合同专用章及财务专用章必须先经过工商、公安部门批准备案才能刻制。但是，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第二十二条及第二十三条的规定，国家行政机关和企事业单位、社会团体的其他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等），在名称、式样上应与单位正式公章有所区别，经本单位领导批准后可以刻制。一般企事业单位的各种业务印章，在依法履行相应的法定程序及审批手续后，即经企事业单位领导批准，并到当地公安机关指定的刻章单位刻制的前提下，此类业务印章的使用即具有合法性，亦将发生相应的法律效力，依法无须向公安部门备案。但是，我们认为，如果工商、公安部门允许企事业单位将部门印章备案的，企事业单位最好予以备案，一是防止他人私自刻章进行民事活动，而已备案的部门印章利于日后辨别印章的真伪，二是在某种情况下，已备案的部门印章也能作为主张合同无效的证据。 三、关于部门印章上标明“非应用于某项业务，本章无效”、“某章仅应用于某项业务”等类似内容的效力问题 如上所述，企事业单位的公章属于国家法律规定强制备案的范围，其效力能够对抗第三人，但是部门业务用章的使用范围属于内部规定，仅对内有约束力，而且从法律理论上分析，相对方对于企业内部管理及规定的注意义务应该是有限的。在签订合同之前，如果法律还要求相对方去公安局、工商局调查企事业单位的业务用章的使用范围，或者查询其内部的业务用章制度，这无疑是过分加重了相对方的义务，而且此种针对相对方的义务缺乏明确的法律依据，企事业单位并不能以此认定部门超越范围使用部门印章的行为无效，更不能擅自加大相对方的义务。尤其是类似银行、电信、石油等享受国家政策优惠的企业，更应注意其在经济活动中采用的具有广泛性、不可协调性的合同是否合理，否则可能成为格式合同中的“霸王条款”（有些学者相当反感格式合同的存在，甚至发出了“协约死亡”之感叹）⑹，不仅可能产生无效之法律后果，甚至直接影响企业的社会形象。故此，在部门印章上标明前述内容，一般只能对企业内部有效，对外不能当然产生对抗相对方的法律效力。 我国目前对合同无效的认定，采取从严把握的立法精神。依照《合同法》第四十九条、第五十二条的规定，合同是否无效应当依据法律规定作出判断，约定无效的情形必须经双方书面确认，而不能如上文中某大型企业所预想那样，只要有一方告知无效的情形，且当情形符合告知的条件时，部门使用部门印章的行为及合同无效。一般来说，不作为（即默认、沉默）通常不能作为承诺的表示形式，只有根据交易习惯和要约表明可以通过不作为进行承诺的，不作为才能成为承诺的方式，但在司法实践中一定要从严把握，不可滥用裁量权。⑺因为，根据《合同法》关于要约及承诺的规定，虽然该企业作出告知的行为符合要约之构成要件，但是对方必须对此作出承诺才能对其产生效力，这种作出承诺的方式在该企业看来可能除书面合意外就是默认。但是，对某项民事行为是否构成默认必须依据法律规定才能作出判断，即法定的情形才构成默认，例如默认代理人的代理行为、默认租赁合同继续有效、默认公共汽车的承运合同（这些都是可以根据交易习惯作出正确性的判断）等等，而不能在一般情况下通过一方的提示而对方不提出异议即认为默认有效，否则面对社会中繁多的告示行为，被告知人只能疲惫于作出接受或不接受的意思表示而不能自拔。因此，在不存在法定无效的情形下，企事业单位拟通过单方面告知无效的条款来约束相对方，则该告知一般情况下必须得到相对方的书面认可才能产生法律效力，进而以该条款作为附生效条件来约束合同的效力范围，但是不能以对方未提出异议即视为默认。此外，即便由此导致部门的印章行为及合同无效，但是因员工故意或者疏忽的错误用章行为，企事业单位也应承担相应的过错责任，就如伙计送茶水不慎导致客人烫伤而由酒家承担责任一样，仍然将由该企事业单位来承担，并不能当然完全免责。 四、关于约定或注明“本合同经企业加盖某业务专用章后生效”内容的效力问题 在一般情况下，如果双方在合同中约定“本合同经企业加盖某业务专用章后生效”，则根据《合同法》第四十五条之规定，该合同为附条件生效合同，企事业单位加盖某业务专用章可以成为合同的生效条件之一。但是，需要提请企业注意的是，如果该合同属于由企业提供并常运用于经济活动的格式文本，则该条款属于格式条款（有学者认为当格式条款成为合同的明示条款或者默示条款，成为合同的一部分时，与格式合同是同义词，但是为了方便区分日后是条款无效还是合同无效，我们认为有必要进行区分对待，以免发生歧义）⑻，由此产生针对企业的严格义务将大大增加。从《合同法》第39条、第40条和第41条的规定来看，格式条款首先是一方预先拟定的条款，在订立合同时就向对方单方面出示的意思表示，例如在合同中约定“本合同经企业加盖某业务专用章后生效”；其次是在合同成立时并未告知但已成为合同的条款，例如在餐馆内告示“小心防滑，否则后果自负”等。⑼其实，无论上述哪种形式的格式条款，只要免除了提供格式条款的一方当事人的责任、加重对方责任、排除对方当事人主要义务，当然也包括为了减轻自身风险而强制对方调查其内部规定的行为，都应属无效的格式条款。 如果相对方是一般的公众消费者，则法律对企业向消费者提供的格式合同之合理性的要求更为严格及具体，使企业承担更为充分的注意义务。虽然格式合同在现代社会流行，原因在于它对迅速达成交易、提高交易的效率、节约缔约成本都产生了积极作用，但是从我国的立法来看，法律往往对在交易中处于弱者地位的消费者给予特殊保护。因此，《消费者权益保护法》也明确规定，经营者不得以格式合同等方式排除或限制消费者的权益，对于格式合同中不合理、不公正的免责条款，应当认定无效。这个法律规定，不是着重于消费者的意思表示有无瑕疵，而是经营者是否排除或限制了消费者的权益。 综上所述，结合“本合同经企业加盖某业务专用章后生效”而言，如果该企业将此条款作为惯用内容与消费者或者合作方签订合同，则就算相对方知道该条款，但是其在形式上增加了合同无效的风险，即加大了相对方的责任，毕竟相对方是没有深入区分企业内部各种业务专用章使用范围之义务。因此，根据《合同法》第四十条及《消费者权益保护法》关于加重对方责任的格式条款无效之规定，该条款可能会被认定无效。故此，我们认为，企业务必要充分提醒客户注意该条款，甚至将企业的内部用章制度作为附件向客户加以说明。否则，在发生纠纷时，如果该约束合同生效的条款不合理地加重了客户的义务，则将会导致该约定条款无效的法律后果。 五、 关于对企业部门印章改革制度的几点意见 1、如前所述，企业根据不同的业务类型加盖不同的部门印章，主要是对加强内部管理有意义，而对外并不能当然依法产生对抗相对方的法律效力，也不能达到减低企业法律风险之目的。因此，我们建议企业拟要办好根据业务类型刻制不同部门印章的工作，更重要的是在此基础上，加强内部管理与控制，并制定严格、规范的责任制度，以减低因企业内部操作错误导致的相应法律风险。这种管理包括确定部门印章的直接负责人、做好部门印章的使用记录、即时核查部门印章的使用是否合理、确定印章制度的内部惩罚功能、组织有关人员学习等等。总而言之，企业积极完善《内部业务印章使用管理制度》才是印章改革的重中之重，必须将印章的使用范围、程序加以细化，落实各个责任管理人，或者通过经济合同的附件等各种方式使得对方清楚该制度，这样才有可能做到对内监督、对外部分免责的效果。 2、如前所述，关于企业内部错误加盖部门印章是否影响合同效力的问题，如果企业与相对方属于经营者及消费者之关系，则相对方对企业各部门印章的权限的注意义务是有限的，企业并不能由此当然完全免责。而且，根据《民法通则》第四十三条的规定，法人应当对其工作人员的经营活动，承担民事责任，即企业员工因错误使用部门印章的行为而须承担的相应法律责任，最终将由企业承受。故此，我们建议企业除了一方面要对内加强内部管理与控制，尽量减少部门印章的错误使用率；另一方面，企业可以采取充分的公示方式，如在营业大厅醒目位置公示具体业务的办理方式、各部门印章的使用范围等，并要求企业员工充分提示客户注意部门印章的使用范围，并留下书面证据，以便届时追究员工的故意或者重大过失使用部门印章之责任等等。通过公示的方式，虽然并不能完全达到使企业当然免责的效果，但是该方式使得企业已尽到提示的义务，则相对方应当负有之必要的注意义务会也随之加强，由此可以适当减轻企业的过错责任。 3、根据《合同法》第十条的规定，当事人订立合同有多种形式，不仅包括书面形式，还包括口头形式及其他形式，即除非法律、行政法规规定必须采用书面形式或特殊的审批生效等形式，对于某项民事行为是否订立书面合同、是否在合同上加盖公章、在合同上加盖的是单位的什么印章等情况，都不是该民事行为本身是否成立、生效的唯一决定性因素。在司法实践中，司法部门更注重合同行为的实际履行，即便没有合同的书面形式，合同关系依法依然成立并生效。因此，即使企业错误使用了部门印章，相对方也明知企业这一错误行为，但若企业与相对方有实际履行的行为，则错误行为对该民事行为的效力并无实质影响。我们建议，企业应当加强内部管理与控制，并制定严格的奖惩制度，规范内部员工使用公章、部门印章的行为，在履行前由法务部门及时审查各个合同的印章内容。 六、结语 结合与某些企业的沟通与了解，从目前我们所掌握的情况来看，企业拟通过刻制各种部门印章来防范法律风险之目的，我们认为企业应当将重点放在内部控制与管理制度，健全各项管理制度、培训制度以及用人制度，制定完善的奖惩制度，加大内部员工违规的成本，以严格规范各种使用部门印章的行为，而不是从加大相对方的注意义务及约束相对方的角度出发来减低企业的法律风险。从我国现行有效的法律法规的规定来分析，企业的这种行为也缺乏充分的法律依据，并很难得到司法机关的支持，从而最终影响企业实现部门印章制度改革之目的。甚至，如果处理不当，将会直接影响到企业的社会形象。而且，从我国现行有效的法律、法规的立法精神及发展趋势看，对于民事行为的法律效力事项，日后将更加侧重于对行为实质的认定与把握，而行为形式的作用则不断被淡化。 从上述法律的现行规定及发展趋势的角度出发，以及根据我们的执业经验，我们建议：企业在实施部门印章制度改革的过程中，应当更为强调对部门印章保管人、使用人的管理，强调对部门印章使用程序的完善与规范，而不应当过度强调对印章表面形式及载体内容的关注，做到“管好自己的人与事，承担社会大企业应有的社会责任，而不是将自身的责任推向社会”。此外，基于这些现实问题的考虑，法治社会强调的是有法可依，而不是仅仅停留在理论探讨阶段，所以我们建议司法部门尽快就部门印章的效力问题作出更加明确的司法解释，这比企业如何加强内部监管等措施更加具有社会效益性，从而避免各地法院的不同判决，保证司法的普遍适用性。 |
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