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如何编写流程制度？这是互联网时代现代企业的管理者和合规管理、监督等从业人员必须掌握的基本执业工具！如果您是流程制度专家，那就更合适不过了！ 在现代企业组织里，由于业务专业化细分、内控的需要和工作量分解而实施业务分段（划分不同流程）和分工（形成流程内不同步骤），形成了企业组织内部的若干流程，可以这样说：流程是组织运行的基本状态。因此，在企业里，不懂流程，就无法洞悉业务过程的运作规律，更谈不上流程化管理；不懂流程制度编写，就谈不上建立良好组织治理体系，更谈不上管理标准化；不了解流程制度，开展企业内部合规监督就几乎是瞎子摸象，摸到哪，就是哪。现代企业的管理者和合规管理、监督等从业人员很有必要了解流程制度方面的专业知识。鉴于此，笔者就专门如何编写流程制度作一个比较深入而专业的介绍。
流程制度标准结构 目前，在企业组织里主要有两种制度形式：一种是章节文本式的制度，另一种是流程图表式的制度。但是不管哪种制度表现形式，制度都是由 “1+6”要素构成，即制度“1+6”要素。即任何一项业务工作或者管理工作都可以分解成“1+6”要素。“1”代表特定管理目标（KPI），“6”分别代表实现“1”需要经历的工作步骤、工作主体、工作任务、工作标准、工作方法和工作记录。也就是说，对准特定管理目标，要完成任何一项业务工作或者管理工作，其基本的标准流程都是由这六部分组成，即完成这项工作要经历哪几个实施步骤？每个步骤的责任主体是谁？责任主体包括对应的责任部门和责任岗位。每个步骤的具体工作任务是什么？要达到的标准（如时间标准、质量标准和审核标准等）是什么？以及使用什么样的工作方法（如工作依据、工作组织形式、方法技巧注意事项禁止行为等）和需要留下的标准规范格式的工作记录痕迹。因此，流程制度标准结构也不例外，也由“1+6”要素组成。用表格来表示1+6要素之间的逻辑关系是一个行列矩阵关系，如下图1。 按照以上的1+6要素行列矩阵关系表，制定流程制度需要六步来完成：一是申请拟定新流程制度；二是策划流程制度制定方案；三是收集和访谈起草流程制度的原材料；四是按照流程制度标准模版起草流程制度；五是企业内部横向专业评审流程制度内容；六是正式发布流程制度。其中，流程制度标准模版最关键，编制者需要知道某业务流程列向（纵向）有哪些工作步骤，知道列向有哪些工作步骤后，每个步骤行向（横向）的责任主体、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法通过访谈经验丰富的人，可以逐步形成对应的内容。因此难点在于业务流程的列向工作步骤有哪些？ 一般来说，以业务风险为导向，紧扣业务事件执行过程的风险点来设计和规划业务流程的列向工作步骤。业务流程的步骤包括业务运行步骤和业务管理步骤两大部分。分别介绍如下。
1+6流程的业务运行部分 1、业务启动。该业务事项是由哪里开始发起，从而启动该业务流程，该步骤可以叫启动步骤，或者叫发起步骤。需要明确的内容包括启动步骤名称和对应该步骤的责任主体、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法，启动步骤往往要明确具体业务需求的各约束条件和期望完成的时间长度或日期。例如，某单位的采购业务流程启动步骤：（使用单位提报生产产品需要的）物资需用计划，制度里就明确物资需用计划应该说明物资的名称、规格型号、计量单位、数量、质量与技术标准、物资需用日期，这些都是具体业务需求的各约束条件，还有期望完成的时间长度或日期，如提前多长时间提出物资需用计划和多长时间完成需用计划工作。 2、业务策划。业务需求在前一步骤已经提出并启动，如何满足其业务需求，需要进行必要的研究与分析，有的业务事项需求复杂难度比较大，有的则比较容易。针对一般的业务需求，经过一次事前计划即可，针对复杂难的业务需求，其策划层级可能包括总体策划、分项策划或者分项计划两级策划，并可能经过专业人员评审、专家评估认证，以提高策划的科学性。制度需要明确的内容包括业务策划步骤名称和对应该步骤的责任主体、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法。 3、业务实施。这是业务的执行过程。不同的业务类别，其实施过程的步骤数量不等，他们实质是按照策划，为满足业务需求所需要的若干个分解工作任务。分解工作任务可能是两个，也可能是三个，甚至更多。由于业务职责权力的内部相互牵制、控制需要，一般根据分解后的工作任务管理风险，按照其需要的专业技术和业务职责权力非相容原则，需要形成若干由不同人员来负责的业务执行步骤。制度需要明确的内容包括业务实施步骤名称和对应每业务执行步骤的责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法； 4、专业复核。在业务的全部实施步骤中，经过管理风险评估，存在高风险的工作任务定义为关键任务，该步骤往往需要企业内部该业务领域专业能力更加高的岗位人员对关键任务完成质量情况进行专业复核，制度需要明确的内容包括复核步骤的名称和该步骤的责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法。 5、业务事项完成步骤。满足业务启动步骤中的业务需求后，即形成了具体业务执行结果。该步骤的工作任务就是形成启动步骤的责任主体所需要的业务结果。例如采购招标业务，提出物资需用计划的责任主体需要的是业务事项完成步骤的业务执行结果“采购合同”。制度需要明确的内容包括业务事项完成步骤的名称和该步骤的责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法。 6、业务结果交底。这是业务完成后，形成了完整的业务完成结果，这个结果正是启动步骤的责任主体提出的业务需求，因此必须形成业务运行闭环，即业务完成步骤的责任主体应该就业务完成结果要与业务启动责任主体进行交底。比如采购业务完成步骤的工作结果——采购合同就需要给物资需用计划提出部门进行交底，同时也要与执行该合同的相关技术、质量、财务等部门交底。制度需要明确的内容包括交底步骤的名称和该步骤的责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法。 7、业务备案。这是业务事项完成后的一个或有（可能有，也可能没有）的工作任务，即根据管理授权和管控需要，业务执行结果需要向上一层级的管理层进行业务备案，将业务结果原材料递送一份给上级领导，以证明具体的业务事项完成情况与质量。制度需要明确的内容包括该步骤的名称和责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法。 业务运行步骤的工作标准中的时间标准里都必须明确完成工作任务所要耗用的时间长度。各时间长度合计就是完成该类业务每件事项的标准时间耗用。
具体1+6流程的业务运行部分长什么样子，如图2 图2 1+6流程的业务运行部分 1+6流程的业务管理部分 1、业务记录整理归档。这是每类业务流程必需要有的一个步骤。一项业务需求事件经过系列步骤完成后，业务主管需要对以上步骤全过程内部生成的业务原始记录和支持业务实施的外来的证明记录进行整理、排序、归类、编码、装订与归档。制度需要明确的内容包括该步骤的名称和责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法。 2、业务过程台账登记。这是每类业务流程必需要有的一个步骤。依据业务记录整理后的资料，对业务事项完成的全过程进行台账登记。制度需要明确的内容包括该步骤的名称和责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法。 3、统计报告。这是每类业务流程的必需步骤。对业务需求事件的完成情况与质量进行阶段总结、统计，并与业务管理目标进行对比，进行绩效自我评价，描述业务目标实现情况、分析存在的管理问题、下一步的改进措施，形成的统计报告向上层级管理岗位报出，以便上层级管理岗位掌握业务实施效果，便于上级领导开展管理与调控。制度需要明确的内容包括该步骤的名称和责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法。 4、业务督导。这是针对每类业务流程实施业务监督与管理的必需步骤，但不在业务需求事件执行过程中，而是在业务需求事件完成全过程之外，该步骤以明确上层级业务对口管理部门的管理岗位对该类业务的业务事件监督与业务技术、业务知识指导，它是可以独立存在的步骤。制度需要明确的内容包括该步骤的名称和责任部门、责任岗位、督导任务、督导记录、督导工作标准、督导工作方法。 5、绩效考核。这是针对每类业务流程实施业务绩效考核的必需步骤，也不在业务需求事件执行过程中，而是在业务需求事件完成全过程之外，该步骤以明确绩效考核部门对该类业务的绩效实现情况如何进行核实，它也是可以独立存在的步骤。制度需要明确的内容包括该步骤的名称和责任部门、责任岗位、考核任务、考核记录、考核工作标准、考核工作方法。 6、风险评审。这是针对每类业务运行全过程的风险动态管理的必需步骤，也不在业务需求事件执行过程中，而是在业务需求事件完成全过程之外，该步骤以明确业务主管部门对该类业务的动态风险进行持续监控与管理改进，它也是可以独立存在的步骤。制度需要明确的内容包括该步骤的名称和责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准、工作方法。 7、检查监控。这是促进每类业务流程廉洁、高流程运行的必需步骤，也不在业务需求事件执行过程中，而是在业务需求事件完成全过程之外，该步骤以明确企业内部监督部门对业务流程运行的廉洁、流程情况开展持续监督与管理改进，它也是可以独立存在的步骤。制度需要明确的内容包括该步骤的名称和责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准、工作方法。 8、责任追究。这是业务流程最末或有的一个步骤，是检查监控步骤实施后，可能发现上面业务某步骤的责任主体违反该业务流程制度规定，甚至利用行使业务职权而以权谋私，则需要对违规违纪人员进行责任追究，进行处罚。制度需要明确的内容包括该步骤的名称和责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准、工作方法。 业务管理步骤的工作标准中的时间标准里都必须明确完成工作任务所要耗用的时间长度和时间频率。
具体1+6流程的业务管理部分长什么样子？具体如图3 图3 1+6流程的业务管理部分 作者：樊光中 |
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