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文档排版技巧:基于大纲级别自动生成目录

 风韵犹存_度娘 2017-05-09


来源:大湿兄科研站(ID:Young_and_Strong)


      100多页的paper,如何迅速定位到某一章的某一节,大多数小伙伴可能想到的就是用鼠标一页页翻,或者用「page down」来查找了吧,再或者更高级的技能,可以用「查找」功能帮忙定位,那么有没有别的方法更高效,更便捷呢?

当然有了,这就是今天要介绍的大纲级别



目录



1.认识大纲视图

2.自定义大纲级别

3.自动生成目录


1
认识大纲视图

       首先认识一下大纲视图,这里小编还是用上一期“多级列表”的文档来演示。

       打开文档【页面】选项卡后,可以看到常用的几个视图:大纲视图、页面视图、Web版式和草稿。今天隆重介绍大纲视图,如图-1所示。

图-1

       这里多介绍一下单页多页页宽功能。小编非常喜欢用「页宽」功能。

       打开Word文档,经常会遇到编辑区仅仅占了屏幕的一小部分,旁边的留白过多,一来造成窗口的浪费,二来也不利于作者对文档的编辑。那么,此时,小伙伴可能会拖动页面(图-2)右下角的缩放滑块来调整编辑区的大小,但是,这个「缩放滑块」小编觉得真真不好用呢。调整的幅度和准确度都很难把控。

       如果此时,点击【视图】选项卡下面的「页宽」,可以使编辑区迅速铺满整个屏幕(图-3),看是来是不是很棒呢!

图-2

图-3

2
自定义大纲级别

      首先打开【视图】选项卡,点击「大纲视图」或者通过文档最下面状态栏右下角来切换到「大纲视图」。(图-4)

图-4

      接下来,选中“第一部分 标题”(只需要鼠标指针放在“第一部分”一行即可),然后,选择【大纲】级别中设置为「1级」(图-5)即可,设置后,Word会自动缩进显示各级别。

      右侧「显示级别」可以设置编辑区显示级别的等级数量,默认全部显示。具体操作步骤见图-6 。

图-5

图-6

完成后,回到页面视图

大湿兄,看起来也没什么变化呀?


额~别着急,接着往下看。


       打开【视图】选项卡,勾选「导航窗格」(图-7),会发现导航窗格在编辑区左侧打开啦。??细心的小伙伴可以发现,通过刚才的设置,大纲中的级别显示在导航窗格中(图-8),而且条理清晰,结构分明!通过点击导航窗格中的大纲级别,就可以很轻松的定位到相应的章节,这样对于长文档的编辑来说,无疑事半功倍。别说改100页的paper,就是改1000页的paper,也能分分钟定位,轻松修改呢!

图-7

图-8


3
自动生成目录


      大纲级别设置好后,另一个妙处就在于可以自动生成目录。对于仍然抠字写目录的小伙伴来说,这无疑是天大的福利。试想一下,手动抠字,好不容易把页码神马的都编辑好了,老板删掉其中一个小节,导致页码全部更新,又得熬夜重新编辑页码啦??!

       那么,有了大纲级别后,你可以骄傲的跟老板说,随便删,哪里都可以,目录都能分分钟更新哦!

       点击【引用】选项卡,「目录」功能,然后小编这里选择「自定义目录」(小伙伴也可以选择现成的目录样式生成目录),→「来自模板」,具体操作见图-10 。

图-9

图-10

     这样,大纲级别和自动更新目录就介绍完了,是不是很受用呢?

     需要指出的是,自动生成目录前,各级标题要先设置好对应的样式才能实现最终的效果。「样式」将在以后的推文中详细介绍。

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