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招标文件用来载明招标项目内容和要求，并告知投标人应了解的项目有关内容和情况，以及编制投标文件和投标要求，同时也是评标委员会评标、招标人组织招标活动以及采购人与中标人签订合同的主要依据。 可以说，招标文件对于项目采购的全盘操作和运行起到指挥棒的作用，绝不能含混不清，否则会使采购实施乱了阵脚，对整个项目的成功操作造成釜底抽薪。 那么招标人编制招标文件时，应重点对哪些问题作出明确规定？应对哪些需求表明鲜明态度?在此，笔者根据多年的一线操作经验，整理了招标文件中应当明确的13个要点，希望对实践中招标人编制招标文件有所帮助和参考。 1、投标文件格式构成 投标文件是投标供应商对招标项目内容及其技术要求所作出的书面声明，必须遵循一定的格式要求，否则投标供应商制作的投标文件将是五花八门、形式多样，既不便于评标委员会审阅投标文件，也不利于对投标文件进行评审，更不利于招标采购机构提高工作效率和工作质量。 统一规定投标文件的格式，具体包含招标采购机构组织招标及其评委会评标所需的相关内容，其中投标人提交的资格证明文件、投标价格构成文件和技术响应文件、商务响应文件都是评标委员会进行评标的主要依据，投标供应商提供的资料越详尽，对评标越有利，越能促进招标工作的高效顺利开展。 2、投标文件装订 招标文件要根据评标方法的不同，有针对性地对装订方法作出规定。比如有些招标采购机构为公平公正地评选出合格投标人，尝试密封评标，但由于投标报价和商务响应方案以及供应商资格证明文件都标有投标人的名称，不能进行密封评标，因此只对技术响应方案和服务响应文件进行密封评标，这时就必须对投标文件装订作出统一规定。 那么应当对投标文件装订作出哪些规定？应要求投标人必须把投标报价和商务响应方案、技术和服务响应文件以及资格证明文件单独装订，并要求技术和服务响应文件不得折叠或作特殊标记，不得以任何方式透露投标单位及其投标代表、工作人员的相关信息。对涉及投标单位和工作人员的全部信息，用规定的其他字样代替。一般情况下，若不进行密封评标，投标文件可装订在一起，但开标一览表应单独提交，以方便开标唱标，对一些大的项目以及投标供应商较多的情况下，尤其要作出这样的装订规定。 3、投标文件份数和签署 根据招投标具体情况，投标文件份数一般应为3份（1份正本+2份副本），但也有要求提供4份、5份甚至更多的，即1份正本3份副本、1份正本4份副本或更多。 具体应提交的投标文件份数，应根据实际需要确定。有些是根据评委会成员的人数确定，即要确保每个评标成员都有1份投标文件，以方便评委会成员审阅和评审；有些是根据招标采购以后归集采购业务档案的需要确定具体份数，即哪个部门、机构、单位有保存投标文件的需要，就把投标文件的副本送存，这就需要投标供应商提供相应份数的投标文件。 有些地方已经开始实行网上评标，评委通过网络平台对供应商提交的投标文件进行评审，这就要求供应商根据需要提供电子投标文件。 除了要对投标文件的份数作统一规定外，还必须对投标文件签署作出统一规定。投标供应商在投标文件制作完成以后，在正式提交之前，还须由投标供应商的企业法定代表人或者法人授权的投标人代表正式签署。除了规定签署人之外，还应对投标文件中需要签署的部分作出规定，即哪些部分必须由签字代表亲笔签署。在国际招标中，还需逐页进行签署。 4、投标报价 在招标文件中，必须对投标报价作出统一规定。 一是要规定投标报价所使用的货币种类及其货币单位（国内招标中，一般规定用人民币元报价；国际招标中，除要用人民币元报价外，还应接受以外币为单位的报价，如美元等）。 二是要规定报价的大小写形式。在招标文件中，必须明确规定供应商的报价除有小写数字报价外，还必须有大写文字报价，当小写报价与大写报价不一致时，以大写报价为准。 三是除要针对全面项目报出总价外，对于复杂的非标准货物采购，还应作分项报价。当单项分项价格合计价格与总价不一致时，以单项分项价格合计价格为准。 四是必须明确规定不接受任何选择性报价，即要求供应商必须针对招标项目报出一个准确的价格，不能报出两个或两个以上的价格，且没有声明以哪个价格为准，让招标采购机构或者评标委员会自己选择。出现这种情况的，说明供应商针对招标项目没有明确主投方案，是不利于评标的，必须严格禁止，一旦出现即可判定其投标无效。 5、投标人资格证明文件 供应商资格证明文件，是证明其有资格参加投标和中标后有能力履行合同的相关文件，是其投标文件的重要组成部分。那么供应商投标时，招标文件应要求其提供哪些资格证明文件？提供方式是什么？这些内容必须在招标文件中作出统一规定。 首先，要规定投标供应商需要提供哪些资格证明文件。一般情况下，一是要求供应商提供能够证明其基本资格的文件，如企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人资格证、法定代表人身份证及法定代表人授权证明等；二是要求供应商提供能够证明其专业资格的文件，如企业资质证书、行业管理部门核发的资格证书、生产厂家出具的产品授权书或者与生产厂家或总经销商签署的产品经销协议书、项目经办人或者工程技术人员的资格证书，如果采购项目特殊，采购人还有可能提出特殊要求，供应商需要根据这些特殊要求提供相应证明文件。 其次，要规定提供资格证明文件的方式。一般情况下，要求必须提供资格证明文件的原件，并将资格证明文件的复印件分别装订于投标文件中，以保持投标文件的完整性。投标人如果以联合体形式投标，则要求联合体各方必须分别提交资格证明文件，并提供联合体各方所签订的联合协议。 6、投标保证金收退 招标文件中，必须对投标保证金的收取、退付及没收的情形作出规定。 一是要规定投标保证金的作用，即收取投标保证金的目的用途。一般情况下，是为了确保招标的严肃性以及保护招标采购机构和采购人免遭投标人不当行为而受到损害。 二是要对投标保证金数额和交纳方式作出规定。一般情况下，投标保证金应按照招标项目预算金额的一定比例收取；投标人交纳保证金的形式有现金、汇票、支票、汇兑、银行保函等。 三是要对未按照要求提交投标保证金的后果作出统一规定。一般情况下，未按照要求提交保证的，投标资格无效。 四是对出现应没收投标保证金的情况作出统一规定。一般有三种情况：一是在参加招投标活动中，发生破坏招标投标活动的行为；二是投标有效期内撤回投标；三是未在规定期限内签订合同和提交履约保证金。 五是要对投标保证金的退付时间、方式作出规定。 六是有关法律、法规对投标保证金的规定。《政府采购法实施条例》规定，招标文件要求投标人提交投标保证金的，投标保证金不得超过采购项目预算金额的2%；未中标供应商的投标保证金应当在中标通知书发出后5个工作日内退还，中标供应商的投标保证金应在采购合同签订后5个工作日内退还。招标采购机构逾期退还投标保证金的，除应当退还投标保证金外，还应按商业银行同期贷款利率上浮20%的利率支付资金占用费。 7、投标有效期 在招标采购过程中，投标人提交了投标文件后，由于招标采购机构要组织开标活动，并要组织评标委员会评标，还要按照招标文件的规定确定中标人，从开标到评标再到定标，需要一个过程。在这个过程中，投标人需要等待，而在等待过程中，投标人的投标应一直保持有效，这就是投标有效期。 在招标文件中，招标采购机构应当根据项目具体情况明确规定投标有效期，投标有效期可以是开标后30天、60天、90天，但不宜过长或过短。 当招标采购机构在招标文件中明确规定了投标有效期后，投标人必须无条件响应。如果投标人对投标有效期未作出完全响应，即可视为其对招标文件未作出完全响应，其投标应视为无效。 而当投标人对投标有效期作出了完全响应，但如遇特殊情况，即开标后由于种种原因无法定标，招标采购机构和采购人必须在原投标有效期截止前要求投标人延长有效期。这种要求与答复必须以书面形式提交，投标人可拒绝招标采购机构关于延长投标有效期的要求，而投标人拒绝延长投标有效期的，其保证金不会被招标采购机构没收。 8、投标文件密封和递交 投标人投标时，必须对投标文件进行密封，并按照招标文件要求递交至指定地点。这样一来，就要对投标文件的密封和递交作出统一规定，否则投标文件的密封不仅会五花八门，递交形式也会形式多样，不利于招标采购机构组织招标采购活动。那应该怎样规定？ 一是要规定投标人按招标文件要求进行密封。一般情况下，招标文件中要给出密封袋的样式，要求把投标文件的正本和副本单独密封，或者把正本、副本按本单独密封，或者把投标文件的某一个部分单独密封。如有些机构为了开标唱标方便，要求把投标文件中的“开标一览表”用小封袋单独密封；还有的招标采购机构要求投标人将所有投标文件，包括价格文件、技术和服务响应文件、商务和资质证明文件统一密封在一起，但有时也会根据需要分别单独密封。 二是规定投标人应保证投标文件密封完好并加盖投标人单位印章及法人代表印章，以便开标前对文件密封情况进行检查；还有些机构要求不得在密封袋表面作任何标记，否则投标资格无效。 三是对投标文件的递交作出统一规定。一般要求投标应在投标截止时间之前递交，截止时间之后递交的投标资格无效；要求投标人自行递交，并应派专人亲自递交，一般不接受电话和传真方式投标。实行网上投标的，则要求投标人按照招标文件的规定，提交电子投标文件。特殊情况下，对于投标文件的密封和递交，应根据实际情况而定，但必须在招标文件中明确。 9、无效投标情形 无效投标或投标无效，是指投标人未按招标文件的规定制作、密封、递交投标文件，未按照招标文件的规定提交与投标有关文件、资料，导致投标资格无效的一些情况。 无效投标或投标无效的情形一般有： 投标文件送达时间已超过规定投标截止时间，即在投标截止时间以后递交投标文件； 投标文件未按要求装订、密封； 投标文件的签署不符合规定，未加盖投标人公章及法人代表、授权代表的印章，未提供法人代表授权书； 未按照要求提交投标保证金或投标保证金的金额不足，投标保证金形式不符合招标文件要求及保证金、汇出行与投标人开户行不一致的； 投标有效期没有响应招标文件的要求； 资格证明文件不全或者没有按照招标文件的规定提交资格证明文件； 超出经营范围投标，即投标的范围非招标的范围； 投标货物不是投标人自己生产的且未提供制造厂家的授权和证明文件； 采用联合投标时，未提供联合各方的责任的义务证明文件； 不满足技术规格中主要参数，超出偏差范围的； 付款方式和付款条件不符合招标文件要求； 投标报价超过采购预算； 投标人在投标过程中使用了虚假材料； 技术及服务文件部分、密封副本与原来技术资料或样品不一致，或者正本与副本不一致； 评委会认定属于无效投标或投标无效的其他情形。 10、废标情形及处理 当出现了招标活动不能正常进行的情况时，即可宣布招标作废，即废标。根据《政府采购法》第三十六条，废标的情形主要有：①符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质性响应的供应商不足三家的；②所有报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；③出现影响采购公正的违法、违规行为的；④因重大变故，采购任务取消的。 另外，在实践中，当投标截止时间内参与投标的投标人不足三家时，也可作为废标处理。对于出现废标以后，《政府采购法》第三十七条也规定了处理办法，即废标后，除采购任务取消情形外，应当重新组织招标；需要采取其他方式采购的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府采购监督管理部门或者政府有关部门批准。 《招标投标法》第四十二条规定，评标委员会经评审，认为所有投标都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。依法必须进行招标的项目的所有投标被否决的，招标人应当依照本法重新招标。 《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部18号令）第四十三条规定，投标截止时间结束后参加投标的供应商不足三家的，除采购任务取消情形外，招标采购单位应当报告设区的市、自治州以上人民政府财政部门，由财政部门按照以下原则处理：招标文件没有不合理条款、招标公告时间及程序符合规定的，同意采取竞争性谈判、询价或者单一来源方式采购；招标文件存在不合理条款的，招标公告时间及程序不符合规定的，应予废标，并责成招标采购单位依法重新招标。在评标期间，出现符合专业条件的供应商或者对招标文件作出实质响应的供应商不足三家情形的，可以比照前款规定执行。 11、开评标程序和定标原则 在招标文件中，要对开标、评标、定标程序作出具体规定，也即招标投标过程中如何组织开标，开标的程序是什么；如何进行评标，评标工作按照什么样的程序组织；如何定标，定标的程序是什么……都要作具体阐述。 同时，招标文件还必须明确以下事项： 一是本次评标将采用何种方法，即是最低评标价法，还是综合评分法。 二是招标文件应公开评标委员会的组建依据和来源情况。这里需特别注意的是，在招标文件中，只公开专家组成人数、结构及专业类别，并不需要公开专家名单。根据《政府采购法》，评标委员会由5人以上单数组成，其中经济、技术、法律方面的专家不少于成员总数的三分之二。在具体组成上，经济类专家几名、技术类专家几名、法律类专家几名、采购人的代表几名，都必须在招标文件中作出明确规定。采购人代表不得以专家身份参加本部门和本单位的招标采购项目的评标，采购代理机构的工作人员也不得参加由本机构组织的招标采购项目的评标。 12、实质性响应具体规定 在招标文件中，必须对什么是实质性响应作出具体规定。 所谓实质性响应，是指投标文件应与招标文件所有实质性条款、条件和要求相符，无显著差异或保留（所谓无显著差异或保留是指对工程的发包范围、质量标准及适用性产生实质影响），或者对合同中约定的招标人权利和投标人义务方面造成重大限制，纠正这些显著差异或者保留，将会对其他实质性响应招标文件的投标文件的投标人的竞争产生不公正影响。 在招标投标过程中，招标与投标实质上是一种买和卖的行为，只不过这种买与卖完全遵循公开、公平和公正的原则，按着法律规定的程序和要求进行，这与传统物资采购相比，无论是采购的管理思想还是采购方式，都有很大的不同。 对于招标方来说，采购的所有要求和条件完全体现在招标文件之中，这些要求和条件就是评标委员会评价投标人能否中标的依据，除此之外不允许有额外的要求和条件。 而对于投标人来说，必须完全按照招标文件的要求编写投标文件，如果没有按照招标文件要求作出响应，或者响应不完全，或者对某些重要方面和关键条款没有作出响应，或者这种响应与招标文件的要求存在重大偏差，都可能导致投标无效。 而投标供应商投标无效在很大程度上是对招标文件的实质性要求没有理解，造成没有对招标文件的实质性要求作出响应。当然，与有些招标采购机构在招标文件中没有对实质性要求作出明确规定有关。因此，必须对招标文件的实质性要求作出具体规定。 13、合同格式及主要条款 制作招标文件时，招标人应向投标人提供统一的合同参考格式，便于投标供应商在充分掌握项目具体情况，理解招标采购意图，并在中标后与采购人签订合同时直接采用合同格式。一般情况下，合同格式和主要条款应作为招标文件的重要组成部分，是向投标供应商提供中标后所应签署的合同基本格式，并针对项目的具体内容就其商务部分提出要求，同时对合同的主要条款作出明确规定。 必须说明合同价款所包括的项目和内容。例如，对于网络系统集成项目合同，总价款应该有网络设备、设备运输、设备安装调试、综合布线、软件供应及安装调试、系统集成、系统运行调试、人员培训、保修期限及其保修责任等多个构成部分，必须作出详细说明。 合同主要条款必须对项目所涉及的货物的技术规格、品牌、型号、基本配置、原产地、生产厂家、数量等内容提出明确要求和规定，一般可用设备清单表述。 合同主要条款必须对工期或交货期、保修期提出明确要求，作出明确规定。 应根据项目采购方案，对项目所涉及的产品或设备，包括备品、配件等提出明确的技术要求，并对质量保证措施作出明确规定。 必须对供方商提供的服务项目，包括服务项目的内容和要求、所依据的规范标准作出明确规定。 详细规定验收主体，即由哪一方组织验收，哪几方参与验收，验收时依据的标准，验收的时间，验收报告的形成及其效力，对验收不合格问题的处理等。 必须明确规定合同款项结算的方式、期限，如属分期付款，则应明确付款期限和付款比例，付款时的依据和相关程序等。 合同履行过程中双方的违约责任及违约时的处置办法应作出具体规定。 对合同需要变更、中止或者终止的情形，必须事先作出规定，并要在合同主要条款中对这些情形予以明确。 必须明确规定合同履行过程中的不可抗力因素，这些因素一般应包括地震、自然灾害和不可预见的意外，如空难、交通事故等。（作者单位：陕西省商洛市政府采购中心） 来源：政府采购信息报/网 （转发请注明来源） |
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