当项目成员决定要离开项目，这个时候项目经理需要尽一切可能来了解他们为什么要做出这样一个决定，这对于公司或组织来说是至关重要的，因为能够有助于确定项目中目前存在的问题，找到领导者在工作中的确定，以及发现为什么员工失去工作动力的原因。 离职沟通类似一个面试或调查，或者只是一个人在离开项目时进行的一次普通的谈话，这种沟通并非强制性的（不象求职面试那样以获得工作机会为目的），但可以用来解决很多问题，如果项目经理真正的关心项目团队以及合作的其他成员，离职沟通将成为一个很好的项目管理实践。
离职沟通的第一个原因就是了解这名员工为什么要离开他的岗位，原因可能是各种各样的，但项目经理需要了解是否是公司或组织的领导错误，或者是一些外部问题。 也许他找到了另一个更好的公司被承诺了有更好的薪水或者更高的职位，又或是他无法承受高度压力下的工作感到疲惫想要休息一段时间，项目经理需要知道具体的离职的原因，当然可能真正的原因掩盖，但有原因总比没有原因强。
大多数员工在项目的工作期间可能不会提供真实的反馈意见，但如果已经决定离职的人员就不会有什么可以失去的，所以他们可以告诉他们认为的一切。 当然，项目经理获得反馈相当大的可能性是负面的，特别是如果员工因为某些问题而离职，那么项目经理需要如何去分析处理这种负面反馈，避免这种负面反馈带来更多的意外风险。
即使一个项目成员由于项目或者组织中存在一些问题从而导致离开，但项目经理要确保他们的离开是项目的损失，要向对方传达出积极的态度，表明项目或组织的人文关怀，也展示从公司角度的人文关怀，这种态度很有可能会形成一个良好的口碑效应，给公司带来正面的形象。
离职沟通是项目经理检查公司和员工之间关系的义务方式，首先，项目经理要确保该项目成员已经完成所有的任务，接下来需要查看其与项目的相关合同和工作职责，如果涉及到一些保密信息或保密协议，项目经理有责任需要向对方重申。
如果项目经理不想等新的项目成员加入开始逐步了解他应该做的工作，那么建议最好和离职成员好好谈谈他的工作职责和任务中的细节。 如果有必要的话，项目经理甚至应该要求他至少等待新的项目成员加入后，相互交接一段时间，直到项目中他们的任务或者工作能够顺利过渡，从而避免引起项目中的其他问题，让项目保持在正常状态。
项目经理要善于提出问题，通过离职沟通让你有机会了解到项目中的哪些区间需要重点关注，也许员工对项目的流程不满意，或者项目中的沟通策略有疑问。 对于这些问题，项目经理要深入的挖掘下去，找出这些问题的发生区间，去了解为什么会发生这种情况，找出问题的源头，看这些问题影响的范围大小。
通过收集离职成员的相关信息，项目经理可以界定出项目中存在的问题。很多时候，员工还没有离开可能只是在寻找一个合适的机会，项目经理要提前做好相关的保留策略，制定相应的计划和解决方案来让项目成员留在项目中，尤其是对于项目的骨干成员来说，他们一旦出现动荡，很容易给项目造成巨大的动荡和高度的风险。
当然，项目经理的关注点不一定非要集中在项目内部，项目往往涉及到不同的组织级别和不同的利益相关者，或许是项目相关的利益相关者比如客户引起的，又或者是项目的管理层出现了问题，一切皆有可能，项目经理需要站在不同的角度去检查当前的现状。
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