Word在长文档中查找和替换：使用宏替换有规则图表题号

　　使用宏替换有规则图表题号

　　计算机的特点就是能够不停地做有规律性的事情。利用这一特性，用户可以指使计算机自动化作一些有规律性的工作。

　　在使用Word的过程中，就有许多有规律性的工作，用户可以使用“宏”来代替手动的工作。但是对于宏，可能不是所有的用户都会识得使用它，一般的用户或者会对它不是很了解。他们认为只有高级的用户才能使用宏。其实不然，只要你懂得一些基本的电脑知识，并且懂得Word的基础操作，也可以使用宏。

　　例如，在编辑排版的过程中，刚好有一篇长文章，有300页那么长，文章内有图200幅，每个图有图号，正文有图的引用，(比如说是图4.1到图4.150，又从图2-1到2-50)。刚好在文章的开头有一幅图要删去，这时文章中的每一幅图的图号、正文的图号引用，都要全部改动，即把图4.2改为图4.1，图4.3改为图4.2……依次类推到最后的图4.150改为图5-149为止。如果要一个一个地去改动，这可得要花上一定的时间，费力又费心，还有可能不够仔细查看而导致漏改。这时可以使用Word中的宏来帮你替换所有的图号。操作步骤如下：

　　(1)在Word窗口中，单击【工具】菜单，指向【宏】命令，再单击【Visual Basic编辑器】项。

　　(2)此时，打开【Microsoft Visual Basic】窗口。

　　如果当前的Word文档中还没有使用过宏，则在右边的【Normal NewMacro】窗口中就显示为空白。这时可以先录制宏。

　　方法是在步骤(1)的操作中，单击菜单中【录制新宏】项。这时会弹出一个如图4.28所示【录制宏】的对话框。

　　(3)在【宏名】输入框中输入要录制的宏名，如键入【替换图号】。然后单击【确定】按钮，返回Word文档编辑窗口，这时该窗口中就会出现一个录制宏的面板，此时在Word执行的操作就会被录制为宏。

　　(4)在Word任意执行一个完整的操作，录制一个任意的宏(后面需要用这个宏来编辑成需要的宏)。然后单击录制宏面板上的停止按钮，停止录制宏。

　　(5)返回第(2)个操作步骤，打开刚录制的宏，此时右边【Normal NewMacro】窗口中会出现一段代码，不管它，把这些代码全部替换为如下的代码：

　　For a = 1 To 35

　　texttext = '11.' LTrim(Str(a))

　　texttext1 = '11.' LTrim(Str(a - 1))

　　Selection.Find.ClearFormatting

　　Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

　　With Selection.Find

　　.Text = texttext

　　.Replacement.Text = texttext1

　　.Forward = True

　　.Wrap = wdFindContinue

　　.Format = False

　　.MatchCase = True

　　.MatchWholeWord = False

　　.MatchByte = True

　　.MatchWildcards = False

　　.MatchSoundsLike = False

　　.MatchAllWordForms = False

　　End With

　　Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

　　Next a

　　End Sub

　　其中从Selection.Find.ClearFormatting到最后的End Sub是不需要改动的，而且录制的宏一般都有这一段基本相同的代码。这里只要弄清楚这几个参数就行了。我们先看前三句代码：

　　For a = 1 To 35

　　texttext = '11.' LTrim(Str(a))

　　texttext1 = '11.' LTrim(Str(a - 1))

　　其中，For a = 1 To 35，表示替换的图号从1到35，因为要替换的图号是从1到150所经此句应改为：For a = 1 To 150，

　　texttext = '11.' LTrim(Str(a))中的“11.”表示要替换的前面相同的部分，这里所要替换的前面部分应该是“图4.”，所以这一句应改为：

　　texttext = '图4.' LTrim(Str(a))

　　同样，texttext1 = '11.' LTrim(Str(a - 1))中的“11.”也改为“图4.”，这里还有一个“(a-1)”应该注意，它表示要替换的图号是按递增还是按递减方式替换，因为排版需要改的图号是从图4.2替换为图4.1，所以应该用递减方式替换。因此这一句应改为：

　　texttext1 = '图4.' LTrim(Str(a - 1))

　　完成了上面的更改后，单击【文件】|【保存】命令来保存这个宏了。

　　下面就来开始进行替换。

　　(6)单击【工具】菜单，指向【宏】命令，再在下拉菜单中选取【宏】项，打开【宏】对话框。

　　(7)在【宏名】列表框中选取【替换图号】的宏名，然后单击【运行】按钮。

　　接着即开始替换图号了。大约使用几分钟的时间，就可以把所有需要的图号全部按照排版的要求来替换成相应的图号了。