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Alpha 帮你实时高效完成 案件管理文档管理与客户管理 申请体验Alpha 扫描二维码联系诺诺多 作者：张桢 微信号：15596631659 编者按： 从有形化的角度上来讲，律师提供的法律服务无非是诸如法律意见书、诉状、尽职调查报告等业务文档，文档的重要性可见一斑。目前，大多数律师使用着传统Win式文档管理法，但却无法解决多个修改版本文件混淆，文件丢失，甚至是电脑被病毒攻击时束手无策的情况。对于追求极致的律师群体，在文档管理上，是不是该寻找一个新的出口？ 律师不是人，而是一个一个的文档 律师提供的是法律服务不是什么玄幻无形的东西，直接体现为林林总总的业务文档，比如法律意见书、诉状、尽职调查报告等等。 从这个角度来说，文档就是律师最宝贵的「资产」。但遗憾的是，我们对于这类最宝贵资产，却用着最漫不经心的管理方法——Win式文档管理法。 所谓的Win式文档管理法是windows环境下的文档管理方式： 第一步划定存贮区域， 第二步建立文件夹， 第三步设计文件夹命名规则， 第四步梳理分类文档并归入相应的文件夹。 Win式管理法在「业务不多，文档数量较少、关联度不大」的情况下可以满足律师（团队）的文档管理需要。 但当前的环境已经发生变化，新的环境对文档管理提出了新的疑问： 电子文档取代纸质文档，网络安全成为文档管理的首要挑战，如何才能确保文档安全？ 业务数量、复杂度提升，面对海量的业务文档，如何才能做到「又快又准」地检索调用文档？ 律师行业的团队化、协同性、流程化趋势增强，文档管理如何实现「协同编辑、团队共享、合乎流程」的功能？ 知识变现成为行业趋势，而承载知识的文档如何管理才能更好地实现知识变现？ 在这四重问题的驱动下，传统的Win式文档管理方式已经日薄西山，律师须要寻找新的文档管理方式，更迭传统的Win式文档管理法，下文将介绍1+1文档存贮法、多维文档调用体系以及一体化文档管理体系。 1+1文档存贮 首先是安全问题。前段出现了WannaCry勒索病毒，这也为我们敲响了警钟。Win式文档管理多是以移动硬盘、电脑终端作为文档存贮的载体，而这种文档存贮方式一旦遇到病毒，其结果只会是「香消玉殒，片甲不留」。 对于这个问题的解决，Alpha的产品经理郑玮专门写过一篇文章《不用害怕病毒勒索，这个文档库可以保护你的文件》，提出了「云端存贮」的解决方案，「通过改变文档存贮介质隔离病毒」。 文档的云端存贮，比如Alpha采用的SaaS模式，是由阿里云这类云存贮专业公司提供服务器支持和网络安全保障，相较于传统的移动硬盘、电脑终端存贮，其安全性要高好几个等级。 不过单纯依赖云端存贮，会将文档命运过分依赖云端存贮公司，所以最稳妥的做法就是1+1，一份云存贮+一份终端备份。 多维文档调用体系 文档的价值不在于存贮而在于「调用」，调用次数越多，文档的价值越大。而传统的Win式文档管理最大的弊端就是文档调用比较困难。因为Win式文档管理下，文档名是Windows环境下做文档检索的唯一维度。不管是人工点开文件夹也好，还是通过Winsows提供的文档检索也好，我们只能通过文件名检索到目标文档。 这种一维检索所产生的弊端是我们很难对一个文档进行多维度分析。正如深圳盈科所的镐赞律师在其《青年律师，你理解Mac和Win在文件管理思维上的区别吗？》这篇文章中提到的： 基于这个痛点，镐赞律师提出了Mac式文档管理的解决方案，借助Mac电脑的文档标记、类型存贮、智能文件夹、Spotlight搜索功能建立文档的多维调用体系。 但这种方式还不是最优的调用方式，在Mac式文档管理的基础上，借助Teambition可以实现文档调用的TB（TeamBition）式优化。Teambition这款软件提供了文件夹层面、标签层面和任务层面三重不同维度的检索体系： 首先是文件夹层面，Teambition中设置了文件库模块，我们可以在文件库中创建文件夹存入文档，并可以对文件夹做不同色彩的标识。这点和Win式文件管理方式相同。 第二是标签层面。对于单个文档可以不用考虑文件夹，而通过设定多标签的方式做文档定位。后续的检索中也可以仅通过标签就能检索到目标文档。通过这种多标签的方式就可以对同一文档做不同维度的分析。 比如上图这篇《律师团队只需要三类人》在分类上属于我们团队第一期文章导图，在性质上属于互联网类型的文章，我们据此可以设定「第一期+互联网」的双标签。 对文档做检索的时候，仅仅需要输入标签就可以直接做文档的定位： 第三个层面是任务层面。法律文档的来源是律师工作任务，文档和工作任务之间存在密不可分的关系，了解任务才能知道文档的「前世今生」。 文档与任务的关联对于律师团队做知识管理以及团队新手通过文档学习法律技巧都是至关重要的，Teambition里「还原」了文档和任务的关系：先有任务，在任务中产生文档，而后对文档做归类和标签，同时允许文档关联任务，借助任务「定位」文档。 一体化文档管理体系 想要建立高效的文档管理系统，还是要站在更高的维度——知识管理层面去看待问题，要建立起：知识生产—知识整理—知识共享—知识输出的一体化的文档管理体系。 当然这种一体化的文档管理体系必须借助合适的工具才能建立，我们借助Alpha系统来实现一体化文档管理，让以往被忽略的文档管理环节「文档编辑、文档修订、文档审查」得到应有的重视。 首先是文档编辑，律师常用的文档编辑工具，如word，pages，在文档排版上很好用，但也有编辑上的弊端。比如不能适时保存，一旦电脑死机或者断电，容易丢失已经编辑的文档；同时其内置过多的功能，容易分散律师的注意力。 这两年陆续有公司推出了新类型的文档编辑工具，比如石墨文档、ulysess、一起写等，但我推崇的是Alpha的文档编辑系统，其基于word的编辑环境，内置了法律文书知识辅助库、文档自动纠错、文档法律条款智能匹配等颇具人工智能色彩的功能，同时阿尔法系统实现了word环境下文档的适时保存，律师再也不用担心会因为死机或者断电导致文档丢失。 其次是文档修订。熟悉法律业务的人都知道，法律业务文档是在与客户、团队不断沟通中才定型的，所以对一份文档进行几十次修改简直是律师的家常便饭，也是最耗费律师工作时间的环节。在这个过程中容易出现版本冲突，Win式文档管理场景下，多版本共存的混乱可能导致给客户发错了版本。 这种低级错误实在是令人唏嘘，但Alpha系统能够解决这个问题。Alpha 提供了同一文档的历史版本查询（保留）功能，用户每次对文档进行修订，都会产生历史版本，而且它们仅在我们需要的时候调用，就像拥有了文档的时光机，最重要的是它不会造成历史版本和文档的混乱。 第三是文档审查。对于主办律师来说，团队成员提交了一份业务文档，主办律师基于风险的考虑一般都会对这份文档进行审查。一般的审查会从是两方面考虑： 一是错别字。虽然这是个小问题，但直接反映律师的工作态度，也是容易引起客户反感的因素，所以律师对错别字的态度必须是「零容忍」。但错别字有时候还真不好找。对此Alpha系统提供了文档错别字的自动识别功能，由系统对文档进行全文审查，并挑选出其中的「嫌疑错别字」，让审查错别字变得轻松。 二是法律条款的准确性审查。法律业务文档最显著的特征就是文档中包含了大量的法律法规，文档引用的法律法规是否现行有效、是否存在条文的错误，都是审查文档必须关注的重点。 为此，Alpha提供了法律法规匹配知识库，对文档中涉及的法律条文直接在辅助面板中做自动关联，用户可以很轻松地将文档中的法律法规与数据库中的法律法规做比对，保证法规的正确性。 当然最后一步就是文档的存贮和归档，这也是我们熟悉的文档管理方式。在文档的存贮和归档方面，Alpha系统采用的就是云端存贮的模式。 由此借助Alpha这款工具，我们就可以实现文档从编辑到修订到审查到存档的全流程一体化管理。 上文我分别提到了Teambition和Alpha这两款工具，这两款工具在不同维度上都将文档管理做到极致。基于Alpha团队的一贯表现，以及专注律师的专一性，Alpha一定会融合Teambition的优势，成为一款更适合律师的一体化法律文档管理系统。 专栏编辑 | 七麦 排版编辑 | 北伊
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