如何通过使用EXCEL进行数据分析

 在“关于EXCEL的顿悟”这篇文章中我指出，EXCEL的主要功能就是数据处理和数据分析，其中数据分析的功能更重要。因为在实际工作中我们经常需要向公司，向领导提交各种表格或者图表。简单一点的就直接将EXCEL文件提交上去，要求高一点的还要做成PPT的格式后在提交上去。这些数据表格或者图表有两个作用。初级层次的作用是可以向领导汇报我们的工作成果。高级层次的作用是向领导提供辅助其决策的数据。如果员工提供的表格或者图表经常是基于第二种目的，那么说明这位员工的职位不会太低。很有可能就是中层管理人员。就算不是管理人员也肯定是薪酬等级比较高的专业技术类岗位，譬如企划部门中的业务数据分析人员，总经办的战略制定人员，市场营销部的专业策划人员，高级薪酬专员（主管）等。

罗嗦这么多还是对数据分析的定义和作用做一下简单的概括。数据分析是为了提取有用信息和形成结论，而对数据加以详细研究和概括、总结的过程。在实际工作中，数据分析能够帮助管理者进行判断和决策，以便采取适当策略与行动。譬如，公司高层希望通过市场分析和研究，把握当前产品的市场动向，制定合理的产品研发和销售计划。这就必须依赖数据分析才能完成。

在开始正题之前，再阐述下EXCEL的两个功能（数据处理、数据分析）间的关系。应该说它们是互为因果关系。譬如，做数据分析的前提是要有比较完全、准确的原始数据（字段要全，数据要准）。但在设计原始数据表的字段时又要参考数据分析的目的，根据分析目的来设计到底要设几个字段。譬如，如果你要分析公司不同部门、不同工龄段的员工其薪酬水平对比，那么在原始数据表中至少要包含部门、工龄、岗位工资这三个字段。

关于数据分析有专门的学术理论和方法。譬如我在浙大读MBA的时侯有两门课（管理运筹学、商务与经济统计）就是讲在实际的管理工作中如何进行数据分析。应该说这两门课已经是属于实战型或者工具型的了。但我认为还是认为太专业、太复杂。我们感觉99%的同学在MBA毕业后的工作中，里面教的99%的内容是用不上的。据根工作经验，我认为99%的职场人士中所做的99%的数据分析工作可以用EXCEL处理，并不需要用专业的数据分析软件。而且也只用到了EXCEL中20%的功能。具体来说你只要会用数据透视图就行，而且只需了解生成透视图，会拖拉字段就行，不需要了解关于数据透视图的全部功能。另外，常见的数据分析方法也就大概五种。写到这里，我想等我有空了一定要写一篇文章，叫《EXCEL应纳入MBA的必修课》。不少课程的实用性还真没EXCEL强。把常见的管理方法总结一下，然后教学生们如何通过EXCEL来实现，这样才更体现MBA的实战性特点。

好了，不罗嗦了。下面从两方面来讲如何通过使用EXCEL进行数据分析。首先，介绍下常见的数据分析方法。其次，介绍通过使用数据透视图来实现交叉分析表的注意事项。

第一，常见的数据分析方法。根据个人的实践经验，一共就五种。其它高级一点的等以后有机会再写文章交流。

1.       对比分析法。指将两个或者两个以上的数据进行比较，分析它们的差异，从而揭示这些数据所代表的事务发展变化情况和规律性。对比分析法的特点：可以非常直观地看出事物某方面的变化或差距，并且可以准确、量化地表示出这种变化或差距是多少。对比分析法分为静态比较和动态比较两类。静态比较指在同一时间条件下对不同总体指标的比较，如不同部门、不同地区、不同国家的比较。这也叫横向比较，简称横比。动态比较是在统一总体条件下，对不同时期指标数值的比较。也叫纵向比较，简称纵比。下面举一些例子：

 

2.       分组分析法。就是把总体中具有不同性质的对象分开，把性质相同的对象合并在一起，保持各组内对象属性的一致性、组与组之间属性的差异性，以便进一步运用各种数据分析方法来解构内在的数量关系，因此分组发必须与对比法结合使用。分组分析法的关键是确定组数和组距。至于组的数量一般根据数据特点及业务特点来定。总体原则是组数不要太多也不要太少。譬如，要分析不同工龄段、不同岗位等级员工的平均工资情况。一般的员工都是每过2－3年是一道坎，若没跳槽又会稳定一段时间。所以我们就以3年为一组，起始年龄从22岁开始，截止统计年龄到37岁止。一般来说大于37的员工就失去分析意义。这样一共分5组。组距=（最大值-最小值）/组数，结果为3年。当然，根据数据分布情况，组距也可以是不等长的。这里，我们发现，在原始数据中都是一条一条单独的数据，分组数据是靠我们通过数据处理的方式产生的。当然，生成分组数据也是有比较方便的方法的，我们可以用VLOOKUP函数来完成。具体如何做在其它文章介绍。示例如下：

 

 

3.       结构分析法。指被分析研究总体内各部分与总体之间进行对比的分析方法，即各部分占总体的百分比。示例如下：

 

 

4.       平均分析法。指运用计算平均数的方法来反映总体在一定时间、地点条件下某一数量特征的一般水平。平均数有算术平均数、调和平均数、几何平均数、众数平均数等。常用的就是算术平均数。计算公式=总数/个数。示例如下：

 

 

5.       二维表法。在我的“关于EXCEL的顿悟”这篇文章中我已对二维表的定义进行了解释。也做了示例。这种数据分析方法是平时大家用的最多的。用专业术语来讲，它是交叉分析法的一种。它通常用于分析多个变量（字段）之间的关系，即同时将多个有一定关系的变量及其值交叉排列在一张表格内，使各变量值成为不同变量的交叉结点，形成交叉表，从而分析交叉表中变量之间的关系，所以也叫交叉表分析法。这里特意示例一张三个变量的表格：

所属部门	职位	本科	研究生	专科
销售部	经理	1
	职员			4
	主管		1
财务部	经理		1
	职员	3
	主管	1
技术部	经理		1
	职员	3		2
	主管	1

 

第二，相信大家都会用数据透视图。就算现在还不会，只要花短短几分钟就可以马上学会。但相信大家感觉在用透视图时对到底要分析那些字段比较困惑。还有就是这些字段应该是放在行字段的地方还是列字段的地方也比较困惑。对于变量超过三个时这些困惑可能更加强烈。应该说，还是有一些方法可以较少这些困惑。首先从字段摆放位置来说，我们建议列字段上最好不多于一个变量。因为瘦瘦高高的表比矮矮扁扁的表好看或者方便看。另外，在做表格前，需要自己先表达清楚你的分析结构。我们可以尝使用“欲分析，***在***的***，分析目的为***”这样的语法结构来表达你的分析结构。“在”之前的内容就是放在行字段的变量。“的”之前的内容就是放在列字段的变量。“的”之后的内容就是放在数值区域内的字段和汇总方式。如果同一个内容区域中有多个变量，那么最前的就是第一字段，依次类推。譬如，我想分析下不同部门，不同岗位的员工，其离职员工和在职的平均工资的差异。我试图从这个分析纬度看看部门内部的薪酬公平性对离职的是否有影响。如果通过数据分析上可以看出规律的话，我们可以通过访谈的方式来进一步验证了。这时，我们可以用上面的语法结构帮助我们表达分析结构：欲分析,不同“部门”、其不同“职位”,在“在职状态”（已离职和在职员工）的平均工资，分析目的为部门内部的薪酬公平性对离职的是否有影响。对这句话进行语法分析，我们得到如下信息：第一行字段为“部门”，第二行字段为职位，第一列字段为在职状态，数值字段为职位工资，汇总函数为计算平均值。分析结果如下：

所属部门	职位	离职	在职
人力资源部	经理		3500
	助理	2400
	专员	2400	2600
销售部	经理		3200
	业务员	1800	1800
财务部	出纳		2000
	会计	2200	2200
	经理		3600
行政部	经理		3000
	文员		1900
	助理	2200
技术部	技术员	2600	2600
	经理	3800
	主管		2500

这里我们要注意，变量的前后位置不一样，会导致分析目的完全不一样。譬如，我们把部门和职位的位置换一下后的分析结果如下：

职位	所属部门	离职	在职
经理	人力资源部		3500
	销售部		3200
	财务部		3600
	行政部		3000
	技术部	3800	3800
助理	人力资源部	2400	2400
	行政部	2200	2200

它的语法结构会变成这样：欲分析,不同“职位”、不同“部门”，在“在职状态”（已离职和在职员工）的平均工资，分析目的为公司内各职位在不同部门的薪酬差异及薪酬公平性对离职的是否有影响。

这篇文章我们概括的介绍了下常用的数据分析方法，以及在用EXCEL制作交叉分析表的一些方法。到时，我再写文章介绍生成数据分析结果后，如何选择合适的图表来展示你的分析结果。如果对图表使用得当可以帮助你让你老板或者客户快速的理解你的数据报告，从而体现出你的价值。