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Alpha 懂你的每一个痛点 用技术助力律师团队发展 申请体验Alpha 扫描二维码联系诺诺多 编者按：距离第一批Alpha用户使用Alpha已有半年的日子，这一批用户现在的使用情况如何？周丽霞律师的团队与我们分享她的半年使用报告，另附律师日常痛点与使用贴士，你会发现，小阿是个有意思又靠谱的团队成员。
2016年12月18日，我在Alpha系统里敲下了自己的第一条工作计时，从此就过上了有Alpha相伴的日子。从Alpha网页端，到Alpha App端，从Alpha文档到WordAlpha，Alpha家族越来越庞大，功能越来越全面，在我工作中的出镜率也越来越高。
这期间有很多律师同行问我，Alpha到底是什么，Alpha到底怎么样，我总是一时语塞，那感觉就好像谈恋爱的时候，别人问你，你男朋友怎么样，你为什么喜欢他一样，觉得有好多话想说，可又不知从何说起，今天就和你们分享我们的相处日常。 这是本周五，6月23日，我和团队的一天。
9 : 00 am 新案委托面谈
一早来到律师事务所，办公桌上，安静地放着助理已经准备就绪的各项案件材料：事实和材料清单、客户发来的全套仲裁材料和案情法律关系图，这是两天前接到的一个案件咨询，经过前期的简单沟通和材料往来，约好了今天上午与客户的面谈。
我坐在办公室最后梳理着相关的材料，这时，助理敲门进来：“周律师，和客户联系了，他们已经在楼下了，律所的相关材料也已经都准备好放在会议室了。”“好的，知道了，”我回答道。我当然知道了，昨晚下班前我打开今天的面谈任务，一看到全部画钩的检查项，就知道一切工作都已经按照我们的规范标准妥善就绪了。
“还有，周律师，客户一共来3个人，其中有法务，还有业务部的同事，这个信息是昨晚才确认的，我写在任务评论里了，您看到了吧。”哎，这律师的强迫症，让人又爱又恨，我抬起头望向我们新来的美女助理，会心一笑，“放心，我看到了，手机有Alpha上有任何消息推送，我都会第一时间查看。去忙吧，你做得很好。”
会议室，客户准时到达，我们团队3位成员，几句寒暄之后，开始进入正题。团队的王律师根据之前准备的事实和材料清单一一向客户询问和落实了案件的背景信息和几个关键事实，紧接着我就案件未来的案情走向和应诉方案与客户进行了讨论与沟通，并给出了律师费报价。
会议进程过半，案件代理思路基本确定，这时客户的法务张经理说道，“周律师，我虽然不太了解劳动仲裁程序，但恕我直言，应该不会比法院诉讼更复杂，律师的工作量应该也不会很大，所以你们仲裁阶段10万元的律师费确实超出了我们的预期。”
“张总，”我说道，“嗯，刚才和大家聊得都是关于案子本身的操作和法律判断，关于我们律师的工作流程，我也想好好地与各位沟通一下，也方便将来我们合作之后公司对律师工作有一个整体的把控与配合。”
话音未落，助理已经将Mac连上投影，我打开Alpha页面，“张总，您看，这是我们的律师工作系统，这个就是我们这个案子的项目，点进来，您可以看到，这一个案件代理下来，我们律师要完成5大步25个任务，点开每一个任务，都有律师需要在这个环节完成的工作。
因为劳动争议与一般的民事诉讼不太一样，我们企业这一方在仲裁中要承担非常严格的举证责任，所以工作量是比较大的，像我们这个案子，为了证明企业单方解约合法，我们肯定需要做大量的证据收集和固定工作，比如，您看，点开任务‘2.5 证据目录及明细’，就可以看到，如果是邮件证据，需要安排公证；外文证据，要帮助联系翻译公司安排翻译；视频证据，需要协助刻录光盘，如果有必要，还要做导出公证；证人证言，需要提前出具询问提纲，安排模拟质证，这些好多还只是形式工作，不包括我们阅读、筛选证据邮件，尤其是外文邮件，以及审查视频内容等实质性的律师工作。所以，您可以看到，这个案子仲裁程序中律师要完成的工作还是非常大量的。” “哦，周律师，这么看来，你们要完成的工作确实还是蛮多的，不过我说一句您别不爱听，委托你们之后，是不是完全按这个干啊，说实话，我也接触过一些律师，委托的时候说得特别好，又干这个又干那个的，一签完合同，就完全不是那样了。”
“张总，我非常理解您的顾虑，不过这个您绝对放心，您看，系统这儿最下方有一个一键‘导出任务列表’，今天您确定委托之后，下午各位的邮箱就会收到一份案件进度表，也就是您看到的这25个任务，我们会逐一确定任务排期，负责人和deadline，这样您可以了解整个案件的进展安排以及律师工作，当然也方便您相应地做好自己的工作安排。”
“好的，周律师，了解了，非常好。那我们还等什么，开干吧！”
Alpha小贴士：一键可视化办案流程
往常痛点：团队内部已经有标准化和规范化的劳动争议案件的仲裁与诉讼流程指引，但是执行起来却差强人意，不论是工作态度问题还是工作习惯问题，执行不好，也无法逐个考察。
使用贴士一：新的案子立项后，即可在Alpha一键导入任务组模板，让案件流程即刻清晰，任务到期日与负责律师即刻设定，并可以一键生成案件进度表，发送给客户，客户体验超预期。
使用贴士二：任务检查项功能可以提示每个任务负责人该任务的注意事项与工作重点，这使得过去“复盘”沉淀下的经验，得到了最大程度的共享。
好用星级：★★★★★
1 : 00 pm 出具法律意见书
今天还有一个重活就是要在3点前将一份关于协商解约的法律意见书发送给客户，因为客户急于推进，所以虽然昨天我们才拿到全部材料，但是客户希望今天就看到关于解约的谈判方案和法律意见书，以便在下周一就能马上再次启动谈判。 为了在客户要求的时间内保质保量完成工作，我们团队也在第一时间进行了内部分工，设定任务，确定deadline，一气呵成。
邹律师作为主办律师负责整个法律意见书的起草，王律师负责协商解除的6种补偿方案的核定和计算；助理小新负责梳理全部材料，并按格式版本编写文件材料清单；助理小烨负责关于经济补偿金年限和基数分段计算的案例检索和报告出具。
经过一天的奋战，今天中午小伙伴们负责的各部分基本定稿，邹律师率先将法律意见书初稿上传至Alpha文档，团队成员依次点开Alpha，打开法律意见书初稿，无需下载，无需上传，直接将自己负责的那部分文件内容复制粘贴到意见书的相应部分，保存关闭，其他成员就可以实时看到最新版的文件了。我打开大家基本完成的初稿，也是在线修订，又是几次讨论，邹律师在线修改，直至最终定稿，这时已经是下午2点半了。
邹律师说，“周律师，内容没有问题的话，我做最后的排版和检查了。”我说，“好的，时间比较紧张了，你辛苦抓紧弄吧。”邹律师给力地回答道，“您放心吧，现在我们有WordAlpha，一键排版和检查错别字，很快就会弄好的。”
2点45分，我的邮箱里收到了邹律师的抄送邮件。
3点10分，我的邮箱里收到了客户发来的邮件，“周律师，邮件收悉，我们大致review了一下，非常全面和详细，感谢你们在这么紧急的时间内如此高效地完成工作。等我们把全部文件review完之后，再和你们律师团队做进一步沟通。”
Alpha小贴士：一键搞定文档修改 往常痛点一：文档在团队作业的时候容易天下大乱，通常要经历来回发送、修订，确认，再修订，再确认，即使是终稿也需要多版，因此版本极容易混乱，将来也不好找。
使用贴士一：Alpha文档允许本项目团队成员都可以实时在线修改保存同一文件，而Alpha文档里永远显示的就是该文件的最新修订版。同时，Alpha文档也会实时记录和保存每位成员的每一次在线修改，可以轻松调出任何一次历史修改版本。
往常痛点二：文件发送客户前，非常害怕错别字，需要花费巨大精力与时间去检查错别字；为了团队文字材料输出的美观和统一，还要一遍一遍不厌其烦地改格式。
使用贴士二：文件定稿时刻，WordAlpha就来大显身手，首先，有错别字检查，你只要负责确认替换即可。其次，智能排版，可以一键选定商务排版，也可以自定义排版，乱乱的文件格式瞬间美观有序。
往常痛点三：需要到别处找法条，需要花费大量时间去找主体的相关资料。
使用贴士三：法规条款识别，可以一键查看法条详文，双击直接插入文档，如果文件中援引的法规已经失效，这里也会直接给出提示。文件主体识别，可以一键查看工商登记详情，一键下载主体尽调报告。
好用星级：★★★★
4 : 00 pm 周五例会
每个星期五都是我们团队例会的日子，雷打不动，例会上团队成员分享业务心得，讨论在办案件，既是对过去一周的总结，也是对未来工作的规划。自从我们用了Alpha之后，周五例会就多了一项议题“每个人展示Alpha计时，汇报一周工作”。
会议开始，王律师首先介绍道，“我这一周的计时是42.52小时，其中业务19.27小时，所务23.25小时。其中占用时间排名前三的是研究发展、仲裁XXX案和仲裁XXX案；业务小时排名前三的是仲裁XXX案、仲裁XXX案和常年顾问XXX。”
听罢王律师的介绍，我说道，“王律师，你这周的所务比重偏高，已经达到了和业务一半一半的分布，是什么原因呢？”王律师解释说，“嗯，周律师，我这周去参加了律协的一个一天的培训，还有就是筛选简历、安排笔试和面试都花了一些时间。”我说，“嗯，参加培训我知道，关于招聘，虽然是由你来负责，但是除了筛选简历和笔试答题，其他具体的工作是不是都可以由助理来完成。”
王律师说，“我是觉得这个事情比较重要，怕助理做不好，而且说实话，有这些反复沟通和交代的时间，我早就把活都干完了。” 我说，“你说的既对，也不对。我知道你能力强，干活不挑肯担当，而且，我也确实相信有可能你和助理沟通交代的时间都比你自己干的时间要长。可是，这就是团队啊，我们每个人做的工作都应该是不可替代的，只要你做的工作是助理可以完成的，你就应该把工作下放，花时间耐心地教她怎么去干，就像我当初带你们一样，而不是自己全干了，如果是因为这样导致所务计时增加，完全没有问题。你们一定要记住，下面的小伙伴们需要机会成长，你们也需要有更多精力去挑战更高阶的工作啊。”
一会儿，邹律师的计时也介绍完毕，我说，“邹律师，你本周的工作确实比较重，很辛苦，尤其是这个新接的员工手册的修订和审查业务，占用了相当一部分的工作时间。可是我注意到，你在这个项目上将近20个小时的计时，工作分类全部都是文件处理，客户交流计时为0，这是怎么回事？”
邹律师解释说，“周律师，这次主要是文件审查工作，期间碰到的一些问题，我想等全部问题最终汇总之后再和客户一次性沟通。”
我说，“你这个等全部问题最终汇总，是不是就是等到你完成初稿的时间，是一星期之后，还是两星期之后，在此之前，活干得怎么样，干到哪儿了，有没有碰到什么问题，都不需要和客户沟通吗？”
邹律师说，“这个问题我其实也想和您探讨一下，我觉得客户应该更期待尽快地看到我们的工作成果，至于这个过程客户应该不会太关注吧，而且她们都很忙，我们总是发邮件或者电话和她们沟通，她们应该也会烦吧。”
我说，“邹律师，你说的有一定道理，客户肯定十分关注我们的成果提交，但同样在意服务的过程，客户为什么会对律师不满意，恰恰是因为她能感知到的就是那几张密密麻麻的A4纸，除此之外，她感受不到律师在为她服务。你可以邮件和客户update我们的工作进度，可以适时提出需要沟通和确认的问题，像你这个案子应该和客户至少保证一星期1-2封邮件的沟通频率，但不需要规定她回复和解答的时间，不给她任何压力，所以也不会对她造成困扰，这比你在最后时刻将一大堆问题一股脑地扔给她要好得多。
每个人都应该时刻牢记，我们的价值观第一条就是‘以客户为中心’，一定不要做只会闷头干活的律师，随时随地关注客户的需求，合理频繁程度地保持沟通，这才是真正为客户服务，让客户满意的律师。”
最后，是助理小新的计时展示，从最开始的懵懵懂懂到现在的有条不紊，她才是刚刚到岗两周的新人。听完她的展示，我说道，“非常不错，小新这周的进步很快，工作也逐步有了思路和条理。呵呵，你还记得上周的这个时候吗？”小新听到这里不好意思地低下了头。
上周，也是在这间办公室，当我看到一个还没有进入实质谈判阶段的非诉项目，计时居然已经达到“89:54”小时的时候，脸上的表情一定是难看的。随即点开计时分布图，赫然看到小新的单人计时已经达到了“38:36”小时，我马上问道，“小新，你在这个案子里的主要工作就是进行社保基数补缴的核算，怎么会用掉这么长时间，其中有两条计时都分别超过了10小时。”
小新解释道，“周律师，这个工作是我第一次做，没有经验，每次算完一遍之后，跟邹律师一商量，发现用别的算法更好，所以就推倒之前的算法又重新算了一遍，这样来回反复了三四次，所以导致计时过长。”
这时，邹律师也补充道，“周律师，这块我也没做好，因为咱们最近一两年都没有做过类似补缴核算工作，而且早前一次做的也是关于直接补缴的核算，不是基数差额的补缴核算，所以我就让小新自己先做研究和计算，之后我俩才又讨论的。以后再碰到类似的情况，我们应该先花一点时间研究，讨论确定好计算依据和方式，再开始进行核算，避免出现来回的返工。”
我说，“好的，你们之后就这项工作做一下内部复盘，然后马上核定给客户的工作单，小新的计时全部不能进工作单。工作就是这样，我们不光要努力干，更要找对工作方法，客户没有理由为我们错误的工作方法买单。大家合作的时候，既不能不敢问，也不能事事问，发现问题，一定要及时调整，团队也是这样磨合出来的。”
正想到这儿，小新清脆的声音又把我拉回到今天，“周律师，针对这块工作，我们这周已经做了复盘，而且我特地做了keynote，今天就是和大家分享关于社保补缴核算的依据和计算方法。”
我说，“好的，太棒了，那你赶紧开始吧！我也想好好学习一下呢！”
Alpha小贴士：计时分析打造最强团队
往常痛点一：团队每个人都很忙，但不论是团队领导者，甚至律师自己都不清楚“时间都去哪儿了”，时间分配是否合理？是否用对了方法做事情？比如，不同level律师在所务和业务上的合理计时分配比例应该是多少？不同业务项目上律师文件处理、客户交流和现场参与的计时比例怎样分配？律师自报小时和实际收费小时的转化比例，等等。
使用贴士一：Alpha计时+成就的页面设计，通过展示大家都可以直观地掌握自己和团队其他伙伴的工作情况，及时发现大家在团队合作和具体工作中出现的问题。通过团队定期的复盘讨论与思考，团队内部的管理标准不断得到量化，团队自身的文化与价值观逐步得到引导、磨合与统一。 好用星级：★★★★ 系统和人一样，需要相处，磨合，然后越来越合拍。系统又比人简单，因为你不能轻易对别人提意见，你几乎很难改变一个人，但却可以对系统提出任何意见，可以要求她变得更好。好的系统是在人的使用过程中完成迭代的，我们庆幸身在其中，参与见证，我们看到，越来越多的同行者加入，一起使用，相互分享，我们都有一个共同的目标，让Alpha更好地为我们的工作服务，让Alpha使我们律师更强大。
Alpha，明天见！Alpha，天天见！ 专栏编辑 | 雪梨卷 排版编辑 | 七麦
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法秀为法律人带来有价值有温度的阅读 |
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