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一、邮件合并文档类型 （一）信函 （二）电子邮件 （三）信封 （四）目录 二、邮件合并所需的方式 （一）WORD邮年合并域 三、案例 （一）案例1.带相片的邮件合并 （二）案例2：合并多条记录 四、视频总结 （一）何时使用“邮件合并” 序言 在什么样的情况下用邮件合并 邮件合并这个词最初提出来的时候，批量处理邮件文档，具体在邮件文档中，固定内容中合并发送一组相关的信息资料，这些信息资料可以来源于Excel、Access等其它数据源，批量生成需要的邮件文档，这样大大提高了工作效率。 显然，邮件合并功能，不仅仅处理邮件，可以批量做邀请函、工资条、成绩单。。。。。。。。 在什么情况下会用到呢？ 条件1：需要处理的文档数据量相对比较大的 条件2：文档当中内容部份是固定不变的，而另外一部份是可变的。可变部份可以从数据源或Excel表中，合并过来。 一、 邮件合并文档类型
（一）信函： （二）电子邮件： 将电子邮件发送给一组人。您可以单独设置每个人收到的电子邮件的格式。 （三）信封： 打印成组邮件的带地址信封。 （四）标签 选择“标签”后会跳出选择框，选择需要的版式，例如：分为1/4的版面，会将一个word页面分为四个解上的域，在左上角插入需要的字段，然后“更新标签”四个角上的信息都变成一样，然后再选择编辑单个文档中的“全部”即可将所有信息按照1/4的版面显示。 （五）目录： 步骤同“信函”只选择完“全部”后，会将所有信息显示在一页上，而不是一条记录一页 二、 邮件合并所需的方式 （一）Word邮件合并域 邮件合并的过程中，使用到的一些快捷键。 Ctrl F9：添加域 ALT F9：切换域以代码形式显示和显示结果，整个文档一起切换 SHIFT F9：切换域，点中某个域，就切换选中的域 F9：更新域的内容则选中域之后 Ctrl Shift f9：域切换成文本 插入--文档部件—域—类别—邮件合并，常用的是绿色框里面的8种。
1.IF：按条件估算参数（注意都是空格隔开，不隔开会出错） IF Expr IF域应该是整个域中，最常用的域其中之一了 { IF 条件正确的结果错误的结果 } 记住，都是以空格分开的哦。在视频中，当FZ<>0的时候就显示，当等于0的时候，则不显示，只写了正确的结果，错误的结果为空。 2. Mergefield：插入邮件合并域 MERGEFIELD FieldName [Switches] 域名 字段名 开关（不同的开关代表不同的功能） 在邮件合并中，最常用到的就是这个域，插入的项，都是用{ MERGEFIELD 姓名 }的格式。 3. MergeRec：当前合并记录号 顾名思义，就是当前使用到了，邮件合并的数据里的哪一条。 4. MergeSeq：合并记录序列号 MERGESEQ （在选择全部打印时与上一条一样，与上一条的区别是，这个命令只能从1开始，上一个可以选择其他区间段） 合并记录序列号。如果一页中，显示多条数据，则按页进行编号。而不是记录。 5.Next：转到邮件合并的下一条记录 转到邮件合并的下一条记录，使用下一条数据。使用这个域之后，当前用Mergefield取到的信息，则指向下一条了。 6.Nextif：按条件转到邮件合并的下一条记录。 Nextif Expr 在邮件选项卡下，如下点击，
自己写的话，语法 Skipif Expr 在邮件合并时，按条件跳过一条记录。顾名思义，就是如果符合某个条件，下一条数据就可以舍弃掉了。 8. Set：为书签指定新文本（相当于VBA中的第一变量赋值） SET Bookmark”Text” 书签名 三、案例 （一）案例1：带相片的邮件合并 案例1的重点，其实就是图片引用， 域代码：IncludePicture 域 { INCLUDEPICTURE 'FileName' [Switches ] } 插入指定的图形。
1. 素材准备: 备好照片 照设置好主文档(打印模板)
准备数据源: 2. 邮件――开始邮 件合并――信函 3. 选择收件人――使用现有列表 4. 找到职工信息数据源 插入合并域 插入相应的域 插入完毕后，选CTRL A，然后ALT F9切换域代码，结果显示
按ALT F9及F9刷新,预览 设置金额数字格式为二位小数:在代码后加入”\#0.00” 方法二: 对于照片处理也可以分二步进行:1、在照片区域点菜单“插入”――“文档部分”――“域”（类型选INCLUDEPICTURE，并合名为“相片”）。
结果显示 选中相片插入合并域照片
结果 小提示：如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，没关系，可以按“CTRL A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。还不行，只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。 （二）案例2：合并多条记录 案例2的重点，就是练习中使用的，nextif域和set域。 利用set，可以保存一些之后可能改变，但却需要使用到的域。而nextif则是因为是使用下一条记录，是需要根据某些条件判断的。 具体操作步骤： 首先需要对数据源进行处理，需要增加一列“辅助”，具体公式见“数据源2”增加这个辅助列来判断哪些数据要增加到表中（去除掉会重复增加的字段）；
按步骤插入相应的合并域，在加入字段后，发现津贴并没有依据每个人的不同津贴项目单列一行出来，这时候需要再进行处理，需要选择“规则”-“下一条记录条件”选择“辅助”-“1”，得到的是{NEXTIF{MERGEFIELD 辅助}=1}然后再加入津贴项目。 但是单纯加入后，word并没有判断是否有重复的，这时候需要先设置“书签”加入{SET FZ{MERGEFIELD 辅助}}，在后面加入的津贴项目中，需要加入IF，完整的写法是{IF FZ <> 0 {MERGEFIELD 津贴项目}}，然后在金额处也要加入IF的判断语句。 完整的写法是： 津贴项目的?{ SET FZ { MERGEFIELD 辅助}}{NETXIF { MERGEFIELD 辅助}=1 }{ IF FZ <> 0 { MERGEFIELD 津贴项目}} 津贴金额的?{ IF FZ <> 0 { MERGEFIELD 津贴金额}}
需要多行则直接复制粘贴即可 在案例中，因为辅助列使用过next之后，值就变化了，所以在next之前，保存辅助列的值，再在next之后判断，就避免了next之后，取不到前一条的值的问题。 还有时候，因为有些东西，会使用很多遍，或许是特别长的域代码，这时候，就可以用set保存成书签，之后再直接用书签名调用即可。可以省不少事。 四、总结 （一）何时使用“邮件合并” 什么时候需要使用到“邮件合并”呢，视频中提到了以下两点： 1. 文档数据量较大 2. 文档内容分为固定不变和变化两部分 当文档数据量特别大的时候，域的优势就体现出来了，你也许会比排版正常的文档多花三四倍的时间，但是，生成剩下的那些文档，你就只需要端着水杯看着电脑，那么一瞬间就完成了。这就是这个工作的魅力所在。 另外一点就是分为固定不变和变化的两部分，在第二章开头提到的所有的用途，都符合这点要求。银行发给我们的账单也好，准考证也好，考场的座位贴纸也好，公司公共的名片也好，都是符合这点要求的，我们只需要变化的随着我们的名单变，不变的继续保持不变。邮件合并的效力就这样很流畅地发挥出来了。 3. 邮件合并三步骤： 建立主文档（固定不变的内容） 准备数据源（可变的内容） 合并数据源到主文档中邮件合并的 来源：网络 |
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