Word中邮件合并的策略研究 参考论文

 邮件合并的基本过程

1.建立主文档

主文档是指所需文档中的固定不变的部分，如信函中的通用文本、信封上的落款或工资项目的构成等。建立主文档的过程和新建一个Word文档完全相同，在进行邮件合并之前它也只是一个普通的文档。

2.准备数据源

数据源就是数据记录表，它是一张二维表格，包含着与主文档相关的项目和记录，可以是Word文档、Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。如果没有现成的，我们也可以重新建立一个数据源。

3.数据合并

利用邮件合并工具，我们可以将数据源中的记录合并到主文档中，得到我们的目标文档。目标文档中固定不变的部分来自于主文档，变化部分内容来自于数据源中的记录。

● 邮件合并中常见问题的处理策略

1.小数位长的问题

邮件合并后数字数据小数位很长，如某项Excel数据为95.5，但邮件合并后小数成了95.499999999999999，破坏了原有表格的格式设置。

处理策略为：①在主文档右击这个数据域，选择“切换域代码”，在域代码最后面的域括号前输入“＼#"0.00”（注意是在英文输入状态下，且不带两边双引号），之后右击选择“更新域”就可以了。如果想保留一位小数就输入“5AexNoX8PB3cbg6RgC4Gog==＼#"0.0”。在需要设置的数值数据比较多时，这种方法效率不高。②在数据源Excel表的第一行后插入一空行，在该行中需要调用的那列单元格中输入任何字符内容（如输入“a”），保存后再进行邮件合并（在“编辑收件人”中去掉该行）。③将Excel工作表中储存数字的单元格格式设置为“文本”格式。④在邮件主文档（以Word2007为例）中点击“开始—Word选项—高级—常规”，在其中勾选“打开时确认文件格式转换—确定”。在邮件合并时打开数据源文件窗口，选择“MSExcel工作簿通过DDE（*.xls）→确定”，勾选“整张电子表→确定”，出现“邮件合并收件人”对话框再确定。⑤将Excel数据表转换成Word表格后再进行邮件合并操作。简便方法为：直接复制Excel数据表粘贴到Word中，保存为Word文档，并将其作为邮件合并的数据源文件。

2.打印的问题

合并后的邮件每页只能打印一份邮件，但有时邮件内容只有几行，打印时也要整页纸，易造成打印速度慢且浪费纸张。究其原因是合并后的文档中每份邮件之间有一个分节符（下一页），使下一封邮件被指定到另一页。

处理策略为：①将数据合并到新文档，在新文档中把分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）。具体操作是用Word的查找与替换命令，在“查找内容”框中输入“^b”，在“替换为”框中输入“^l”，然后单击“全部替换”，这样就可以在一张纸上打印好多份邮件内容。②在主文档每页按要求复制、粘贴多封邮件，在每封邮件的最后插入一个“下一记录”（Next Record）Word域。注意本页最后一封邮件后边不要加入“下一记录”Word域，否则会跳过一条记录。  参考论文

3.根据判断条件合并的问题

不能根据判断条件合并出内容不同的邮件，如在请柬中需要根据性别自动生成“先生”或“女士”的邮件称谓。

处理策略为：使用“If…Then…Else…”Word域轻松解决。将光标插入点放在需要插入称谓的位置，点击“邮件—规则—如果…那么…否则…”，在“插入Word域，IF”对话框中“域名”列表中选择“性别”，在“比较条件”列表中选择“等于”，在“比较对象”列表中选择“男”，在“则插入此文字”文本框中输入“先生”，在“否则插入此文字”文本框中输入“女士”后确定，预览邮件即可看到合并后的文档已经能正常显示称谓了。

4.日期数据格式的问题

合并后的邮件不能显示“××××年××月××日”这样格式的日期数据，而是显示为“××/××/××××”英文日期格式。

处理策略为：右击“日期”域，选择“切换域代码”，出现{MERGEFIELD "日期"}域代码，在其中"日期"后插入“＼@ yyyy年MM月dd日”，形成如“{MERGEFIELD "日期"＼@yyyy年MM月dd日}”状的域代码（注意“月”前面的“MM”一定要大写，否则月份会显示为“00月”），最后右击域代码区域，点击“更新域…”，即可看到已经按照要求格式正常显示日期了。

5.图片文件内容显示的问题

在合并邮件后不能正确显示图片文件内容。

处理策略为：①调用Word格式数据源。在Word格式数据源文档中“照片”列插入相应图片并适当调整大小。在主文档中分别插入各数据域，在需要插入图片的位置操作：“邮件—插入合并域—照片”，生成域代码“{MERGEFIELD 照片}”。为了保证下一条记录的照片仍然按照此格式进行显示，还需在域代码右括号前添加“＼* MERGEFORMAT”（不含双引号，下同），再按Alt+F9切换域代码。而后，点击“完成并合并”，生成新文档“信函X”，按“CTRL+A”全选，再按F9刷新，就可以看到合并后的图片了。②用Word嵌套域调用Excel格式数据源。按需求做好Excel数据表（不要输入标题行，即第一行必须为字段名），把图片文件（JPG格式）复制到主文档所在的文件夹，并以Excel数据表中能唯一区分不同记录的字段值（如“序号”）给图片文件命名。打开主文档，分别插入各数据域，把光标定位在需要显示图片的地方做如下操作：“插入—文档部件—域”，在域名列表中选择“INCLUDEPICTURE”域，在域属性的“文件名或URL”中输入任意字符如“AA”并确定，选中刚才输入的字符，再按Ctrl+F9插入一个新域，在域括号中输入域代码“MERGEFIELD"序号"”，在这个域的右括号后边紧跟着输入图片文件的扩展名“.JPG”，（如果文件格式为BMP，请将域代码中“JPG”修改为“BMP”），最后得到的域代码应该为“{INCLUDEPICTURE "{MERGEFIELD "序号"}.jpg"＼* MERGEFORMAT}”，按ALT+F9切换域。继续操作：点击“完成并合并”，生成新文档“信函X”，按“CTRL+A”全选，再按F9刷新，就可以看到合并后每封邮件的图片了。

参考资料；http:///index.php?c=show&id=4122