用WORD的邮件合并功能批量打印带照片证件&一页显示多个信息和照片

用WORD的邮件合并功能批量打印带照片证件&一页显示多个信息和照片  

工作证上面要求打印每个人的照片。 

经过了解，具体工作要求是，打印一批工作证，员工基本信息来自数据库，包含员工信息的“员工数据库.mdb”中的“员工库”表如图①：

 

员工照片放在e:\photo文件夹里，每位员工的照片文件名和编号相对应。比如张三的照片名就是001.jpg。 

马上想到了用Word邮件合并可以批量打印员工基本信息

 使用邮件合并也能实现此要求的方法。

 实现思路：

使用过邮件合并的人都知道实质上邮件合并使用的是域，那么要想实现照片的自动处理应该从域上找突破口。

在Word中插入图片可以用IncludePicture 域来实现，具体语法为IncludePicture "文件名"。

插入照片的功能解决之后，问题就转换为如何实现自动转换文件名的问题。

而照片的名称为了管理的方便通常都是使用编号作为文件名，这样使用编号域即可解决问题。

那么怎么实现文件名的自动转换呢？方法就是——把两个域嵌套起来！

 操作步骤：

1．打开word，从视图菜单选择“工具栏”，“邮件合并”；

2．从邮件合并工具栏上依次选择按钮，设置文档类型为“信函”；

3．单击打开数据源按钮浏览选取准备好的数据库；

4．然后设计主文档、排版、设置纸张，并通过邮件合并插入只包含文字的域，排版结果如图②。

 

5．下面是关键的一步：就是照片域的实现：

先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture "e:\\photo\\”再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField "编号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的结果应该是：

{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}。

6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？

别急，保存生成文件，按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位员工对应的照片是不是全出来了。

如图③：

 

 

注意事项：

1．      Word中IncludePicture 域中文件名的路径用“\\”代替“\”。

2．      IncludePicture域同样支持长文件名。比如可以写：

{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并\\photo\\005.jpg"}

3．      IncludePicture域中的文件名路径可以使用相对路径和绝对路径。比如可以写：

{IncludePicture "邮件合并\\photo\\005.jpg"}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。

4．     特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：

{IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}，因为e：前多加了空格。

 小结：

实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"}，插入编号域用的是{MergeField "编号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求。

 

拓展：

本文提到的方法既省去了麻烦的程序代码，也不需要一分钱的的共享软件费用。只要稍加变通就可广泛应用在打印学籍、证件、准考证、档案上。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

用WORD的邮件合并功能批量打印带照片证件

平时每学期的学生奖状、成绩单，毕业生的毕业证书等都通过WORD的“邮件合并”功能来实现批量“套打”，大大减轻了以往手工一张一张填写的劳作强度。

    在Word中插入图片可以用IncludePicture 域来实现，具体语法为IncludePicture "文件名"。插入照片的功能解决之后，问题就转换为如何实现自动转换文件名的问题。而照片的名称为了管理的方便通常都是使用编号（如学籍号）作为文件名，这样使用编号域即可解决问题。

那么怎么实现文件名的自动转换呢？方法就是——把两个域嵌套起来！

 操作步骤：

1、打开word，从视图菜单选择“工具栏”，“邮件合并”；

2、从邮件合并工具栏上依次选择按钮，设置文档类型为“信函”；

3、单击打开数据源按钮浏览选取准备好的数据库；

4、然后设计主文档、排版、设置纸张，并通过邮件合并插入只包含文字的域。

5、下面是关键的一步：就是照片域的实现：

先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture "e:\\photo\\”再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField "编号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的结果应该是：{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}。

注：e:\photo\是照片存放的地址。

6、然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？

别急，保存生成文件，按Ctrl+A全选，再按F9进行刷新，哈哈，每个学生对应的照片是不是全出来了。

注意事项：

1、Word中IncludePicture 域中文件名的路径用“\\”代替“\”。

2、IncludePicture域同样支持长文件名。比如可以写：{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并\\photo\\005.jpg"}

3、IncludePicture域中的文件名路径可以使用相对路径和绝对路径。比如可以写：

{IncludePicture "邮件合并\\photo\\005.jpg"}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。

4、特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。

小结：

实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"}，插入编号域用的是{MergeField "编号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求。