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编者按： 案件无穷，然而律师时间有限，要通过效率逆袭最好的办法就是运用项目管理化的思维，利用工具管理律所的案件。旧有的表格所能起到的作用，远远比不上目前智能的工具，拥有这样的工具之后，你才会发现原来律师案件管理可以如此简便、清晰。 律师的最大工作成本就是时间，作为所里的项目主管，我的团队价值便是通过项目管理来优化诉讼和非诉案件的流工作效率。针对诉讼业务，为了掌控诉讼进度，我们研发了《诉讼案件进度表》、为了提升诉讼专业性，我们研发了《庭前信息表》、为了规范团队的高质量服务，我们制作了清单式的《诉讼业务规范化办理制度》。 这些举措帮助团队提高了效率，节省了不少时间，虽实施起来不能称上完美，但我已心满意足。但团队引入阿尔法后，我选择了主动放弃现有的表格，发现律师的便捷流程还可以这么玩！
诉讼案件进度表 vs Alpha项目管理 基于标准化与规范化管理的需要，我们经过反复琢磨和讨论，“研制”了《诉讼案件进度表》。那一刻，我们觉得内心无比踏实，因为，我们认为通过详细记录案件的审判信息，案件的关键期限，办理案件的律师团队，以及律师处理案件的进度，我们代理案件的每一个情况终于“一目了然”“有迹可查”，我们可以以此向委托人汇报案件进度，可以以此进行内部案件转接，可以以此进行业务复盘……几乎可以解决我们业务中一切需求。 但Alpha的出现，让我们既惊叹又惊喜，立即取代了易丢、易毁、落后的《诉讼案件进度表》，因为哪怕100页的“白纸黑字”也无法战胜Alpha的“人工智能”。 代替法律秘书手动填写案件信息的是，律所案件管理中心在Alpha上对诉讼案件新建项目后，法律秘书随即进入项目完善案件信息。 （1）逐一录入委托人信息：委托人的姓名／名称、联系电话、联系人等；案件审判信息：管辖法院、案号、案由、审判人员信息、委托人诉讼地位。 （2）导入诉讼项目模板。考虑到不同诉讼类型办案流程存在的差别，以及代理处于不同诉讼地位的当事人，其业务流程也存在差异，我们分别形成了“思贝民事诉讼一审（原告）代理流程”、“思贝民事诉讼一审（被告）代理流程”、“思贝民事诉讼二审（上诉人）代理流程”、“思贝民事诉讼二审（被上诉人）代理流程” 、“思贝行政诉讼一审（被告）代理流程”。 法律秘书即可根据案件类型、委托人诉讼地位分别选择并导入诉讼项目模板。由于案件的差异性，若代理工作增加的，则由项目负责人在该项目下的相应环节增加任务组及任务，例如在民事诉讼一审程序中代理被告方时，被告方提起反诉的。 （3）分类新建项目文件夹。区分案件事实材料、法律检索材料、案件程序性材料、律师办案材料分别新建文件夹，团队成员随时将代理案件过程中形成的材料按类别归档，以便于查看案件材料。 Alpha项目管理取代手写案件进度记录产生了很多优势。 首先，关于办理案件的流程，在项目下导入诉讼流程模板后，相比较以前“想到一步做一步”的情形，现在团队成员对处理该诉讼案件的工作计划、工作流程更明确、清晰。 其次，关于记录完成时间、完成内容，根据团队成员的分工，Alpha项目下细分的“任务”相应分配给不同团队成员，主办律师（在项目中可被称为或者任命为项目负责人）在“任务”中指定执行人的时候，同时确定完成任务的截止时间，主办律师即可以随时掌握团队成员是否完成任务、何时完成任务、完成哪些任务。任务执行人完成单个“任务”后勾选任务时，项目中会自动形成任务完成动态，同时任务分派人的手机上也可以立即收到“任务完成”通知。 再次，关于计时，Alpha项目下的任务计时以及计时分析功能远远不是表格中“用时”两个字足以实现的。
庭前信息表 vs Alpha项目管理 办理案件的规范化与案件执行的专业化是本所核心追求之一。在使用Alpha前，律所主办律师在开庭前开具《出庭函》时，需要自检自查《庭前信息表》上各项流程的执行情况，如实填写执行情况后交业务主管审核签字，然后主办律师再将其交给案件管理中心制作《出庭函》并盖章。 《庭前信息表》承载了主办律师对案件办理的自我检查与承诺保证，同时是业务主管对诉讼流程的监督、跟踪。然而这种自纠自查、主管监督，都仅仅停留在事后跟踪，不具有即时性。 Alpha项目下，案件进度跟踪是即时的、多层面的。我们无需再通过签字审核来进行形式上的案件监督。业务主管享有权限查看各个诉讼项目任务情况，因而可以随时了解案件动态；案件管理中心只需要检索需要开《出庭函》的案件是否已经在Alpha中立项，然后点击查看“制作出庭函”之前的任务的完成情况，就可以确定目前是否符合工作流程。
最初的制度、指引、清单 vs Alpha项目管理 在Alpha之前，律所针对诉讼业务形成了一系列的制度、指引，例如《诉讼业务规范化办理制度》，对团队办理诉讼案件的流程、要求进行了全面、细致的规定，如此细致的制度必然是页数过十、字数过千，可想而知，早已被压在桌面最下层。针对调查取证、质证意见制作，我们也形成了指引，可是办案的时候容易忘记。我们还针对案卷归档制作了材料清单并统一发送纸质版、电子版，可是每当结案归档的时候总会接到团队伙伴再次传送清单的请求。 为了使Alpha下【项目】【任务组】【任务】【任务详情】【检查项】各个层级使用和分配更加合理，经过总结，我们将这些制度、指引、目录等与Alpha有机结合。 例如对任务下检查项的使用方式为： 一是用来提示“任务”处理的分解动作，例如签订委托代理合同的分解动作； 二是用作要点提醒，例如制作证据卷宗时的小 tips； 三是用来作为“清单”，例如用于提示向法院提交答辩状时应当备齐的文件清单、开庭需要携带的物品清单、案件结案归档所需的材料清单。 Alpha自3月16日在我所上线以来,经过一个月初步摸索、一个月流程梳理、一个月复盘打磨后。我们终于摒弃了之前笨重的案件管理软件，摆脱了效率低下的人工案件记录，在律所诉讼业务、专项业务、非诉常规业务中建立了项目流程，实现了集时间管理、流程与进度管理、文档与知识管理、客户管理为一体的业务管理模式。 2年前，我们知道了iCourt，但不知道会有神奇的Alpha改变我们的工作习惯。 7个月前，我们知道了Alpha，但还不知道她长什么样子，我们的确不知道Alpha会变得如此强大。 今天，也不知道Alpha下一次的升级完善会带给我们什么样的惊喜。 但是， 终于等到你， 还好没放弃。 |
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