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来源：Etesian亦莘 作者：Etesian 我见到在不少公司里，一提到沟通就得有PPT：跟老板汇报要PPT，跟客户沟通要PPT，和其他部门协同要PPT——什么都要PPT，仿佛没有PPT就没法沟通了一样。 但最终的沟通结果呢？往往不尽如人意。辛辛苦苦找模板、找内容、调版式，加班熬夜，最后做出来的PPT却没有发挥出预想的作用，确实让人沮丧。 为什么会这样呢？ PPT的本质是一种沟通的工具，制作PPT也是为了更好的沟通。但这不等于有了PPT就有了沟通。 在绝大部分情况下，沟通不顺畅的锅，不应该由PPT来背。 此外，很多人在制作PPT的时候，过分执着于配色、排版、字体等这些形式上的东西。而现在很多关于PPT的文章，也在追逐大众的口味，无所不能地介绍如何把PPT做得好看。 比如，我之前写过一篇文章顶级咨询公司PPT制作指南，于是后台总是收到关于PPT的私信，询问最多的就是模板——好像大家普遍认为有了好的模板就可以做出好的PPT了。 这样就脱离了PPT的本质了。
1 | PPT要忠于目标
一般情况下，PPT主要在三类场合发挥作用： - 宣讲/发布展示 - 书面展示 - 会议展示
场合决定了PPT的目标。在不同的场合中，PPT的目标也不同，呈现出来的核心内容以及呈现方式自然也就不一样。 宣讲/发布会讲究的是“高大上”，要在第一时间抓住观众的眼球。而这一类PPT并不需要呈现太多内容，更多的是要靠演讲人的演说，所谓“少即是多”。 书面展示的PPT恰恰相反，因为缺乏面对面的沟通，书面的PPT则要尽可能多的将信息展现出来，并将前因后果也尽可能地呈现出来（比如研究报告）。 会议展示则处于二者之间：一方面要美观，吸引参会人，另一方面也要内容详尽，逻辑严谨。 咨询公司那种满是文字、图表和表格的PPT，如果拿到某个产品发布会上，估计现场观众会嘘声一片，然后把演讲人轰下台。 同理，产品发布会上用的PP，T如果用在咨询项目汇报，那无异于作死，客户大概会当场撕掉合同拍桌子走人。 但并不是所有的展示沟通都需要PPT。从我的经验来看，在很多沟通的场合中，PPT并不一定是最好的呈现方式。 PPT的优势在于可以组合式地图表、文字等多维度的信息，这一点几乎无可比拟。 但劣势也很明显，PPT每一页的篇幅有限，而前后顺序又被牢牢固定，导致在呈现有复杂逻辑关系的信息（比如数据），或者超量信息时，PPT就显得捉襟见肘了。 在展示数据的时候，EXCEL明显更好，加上透视表和图表，简直完胜PPT几条街；而最近流行起来的Tableau等工具更是数据可视化的利器。 在展示复杂逻辑的内容时，比如概括一份文件/报告的内容，思维导图（如Mindmanager）无疑更清楚，操作更方便，更易拓展。 在展示时间计划时，EXCEL和Project都是相当棒的工具，特别是大型的项目，用PPT呈现计划可能要摆放十几页，而EXCEL只需要滚动滑轮。 在以上三种情况中，我都会选择其他工具而不是PPT。 2 | PPT要服务于受众
在明确了PPT的目标后，还必须深入了解PPT的受众。 要了解这些受众想看什么、喜欢什么形式，才能做好PPT。 PPT的受众们决定了整个PPT的侧重点。换句话说，要根据受众们的胃口，来决定PPT应该强调哪些点，弱化哪些点。 我之前经常黑*观*瑞之类的研究机构：做出来的PPT一没逻辑，二没内容，只有一些不知道从哪里搞来的、不知道有没有掺过水的数字。 后来我想明白了，*观*瑞的报告就是发布数字的，报告的受众根本不关心逻辑和内容，也不关心这个数字从哪里来的。只要这个数字可以帮助他们讲故事（忽悠投资人，忽悠老板），就足够了。 所以，这些PPT其实是深入了解用户之后，给出的最佳解决方案。 此外，PPT的受众还影响了展示的方式，包括每一页的内容、排版与详略、前后顺序等。 我之前有个民企客户，公司的大Boss有着特殊的审美情趣，特别迷恋带有动画效果的PPT，尤其是那种把动画效果做得像视频一样的PPT。 这可苦了下面的人，每次有什么汇报都意味着通宵达旦的调整动画。 可这有什么办法呢，谁让他是发钱的呢？
3 | 用其他手段补充PPT
除了PPT本身，如果想要沟通更顺利，还有很多功夫要放到PPT以外。 首先是演讲，PPT始终是三分靠样子，七分靠讲。如果PPT本身美观得体，加上不错的演讲，就可以收获非常棒的效果。 富有感情，配上合适的动作，是演讲最基础的能力；然后要学会制造悬念，生动地去讲一个故事；最后是前后严密的逻辑，让人找不到演讲的漏洞，同时弥补PPT本身带来的逻辑不清晰。 总是备受推崇的苹果发布会的PPT（Keynote）每一页内容并不太多，但配合乔帮主的演说，总是备受追捧。 而大学老师们的PPT则是反面典型——PPT的内容特别多，老师们上课大都又是在读PPT——所以我在大学逃掉了2/3的课。 此外，沟通不能只靠PPT，毕竟PPT是一种相当正式的沟通工具。 平时保持沟通，时刻了解对方的喜好与倾向，测试对方是否有问题、有意见，到了正式的场合才不会出大岔子。 在咨询公司，你可以很明显地分辨出两类项目。 一类项目里，主管合伙人平时见不到踪影，突然有一天从天而降，催着团队连夜赶出一些PPT，然后急吼吼地就和客户汇报。 但是，此时客户处于懵逼状态，于是处于本能地各种挑刺，结果大家不欢而散。 这种项目，到了里程碑汇报更是要如履薄冰，一不小心就是被打回来修改一百遍。项目最后钱能收回来都是万幸。 而另一类项目呢，合伙人时不时地就泡在客户高层的办公室里，从业务谈到人生理想，吃喝玩乐和诗词歌赋。 项目团队只要按部就班完成手头的工作，正式汇报时走走过场，大家彼此开开玩笑，项目就完成交付了。而后验收付款，一气呵成。 所以，PPT只能辅助沟通，不能代替沟通。 最后再总结一下：PPT的本质是一种沟通工具，不能过分追求PPT的本身美观，而忽略了PPT的目的和受众的需求。此外，仅有PPT还是不够的，必须要配合好的演讲和顺畅的场外沟通，才能实现沟通的目标。 需要强调的是，我并不是说PPT的美观程度不重要。恰恰相反，PPT的形式（配色、排版、字体、配图等）极大程度地影响了观众的第一印象，从而影响沟通的的效果。
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