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强大，但是难用，这是很多非专业人士对「表格」这种工具最大的感受。但大部分时候，我们觉得表格难用，是因为没有理解表格的使用逻辑，或者说，我们的计算方法和表格的计算方法并非完全一样的，我们记录时间，使用5分钟，半小时，2天，3个月这样的数字是完全没问题的，但是在表格里，是完全没办法计算的，因为单位都没有统一。 表格工具的强大，是我们和他站在同一个话语体系的前提下才能感受到的。所以，在举出错误之前，我们先要明确一个最基本的点，表格是干嘛的？
记录数据，看似非常基本，但越是基本的东西就是越容易被我们忽略。因为不够重视，很多人都在使用中混淆了记录数据和统计、分析工作，直接把原始数据进行加工、编辑，生成最终需要展示的表。 而一旦原始数据发生了变动，分析展示表就要重新计算、制作，导致大量时间被浪费在亡羊补牢的工作上。所以，本文中举出的错误，多是我们工作中经常会干，但其实不符合表格工具使用规范的动作。
这样的表格相信很多人都会做过，在需要展示的统计表中，一般都会拆分，或者合并单元格做一行单独的表头。这个做法本身没什么问题，但最忌讳的是： 直接修改原始数据表！！！ 直接修改原始数据表！！！ 直接修改原始数据表！！！ 重要的事情说三遍都不一定有用，正确的做法应该是什么呢？ 确保你的原始信息表只记录数据，不做任何分析、展示的事情。而制作用来展示的统计图，请新建一个sheet，哪怕这张表不做任何统计分析，只是因为需要打印张贴而制作单独的表头，那也最好在另一个 sheet 上创作，原始数据就保留原始数据的样子。 这样，如果之后这份数据还需要做其他数据分析，或者年底需要和其他表汇总分析，你就不用像别人一样，面对着根本无法套公式分析、计算的表头，一点一点改回去了。
和随意制作表头一样，直接在原始数据表中合并单元格也是愚蠢的，虽然对你来说每一行数据在C列都是一样的数，看起来更清晰，但对表格来说，只有第一行是有数据的，而C2、C5、C8、C9数值都为空！只要有空值，你就直接和一大堆公式说拜拜吧！全都用不了！ 合并单元格，和添加表头都是展示数据时，为了让表格看起来更加清晰而做的操作，但这些动作都不应该在原始数据表中直接修改，而应该单独新建一个表格来做。原始的数据表，就应该保留原始的样子，当任何时候需要对原始表进行修改是，都不用无限的撤回撤回撤回。
常规的表格数据格式应该只有文字、数字两种，但我们在制表时，会想到很多表达方式，例如对勾、画斜杠等等，但这些数据格式，系统根本没法识别，只要有任何一点统计工作，你就只能人工数数了，数据量10个、20个还好，如果是300份、3000份数据，就算给你3天时间加班都不一定统计的完吧？电子信息时代，效率再像纯手工时一样就是很可怕的事了。 所以，对于表格中录入的数据，请别花太多心思在数据表现方式上。 表格只有两种数据格式：要不文字，要不数字！
表格中的每个格子叫做「单元格」，他的意思就是格子里应该只有一种数据，但我们在制表时可能想的没那么多。例如，在收集信息时，我们只给了「联系信息」这个空白，但有的人填了手机，有的人填了座机，有的人填了邮箱，还有人填了地址。这就是制表时对单元格的属性没有说明白的情况。 又比如我们常见的请假统计，如果只有一栏「请假信息」那么「小王请假3天」这样的复杂信息就会在一个单元格中显示，这样的信息是根本没法做统计的。
在制表时，我们经常会纠结，是把一年12个月的信息分在12个 sheet 中记录呢，还是写在一张表里？记住，这里千万不能纠结，一定要录在同一张表里！虽然合并起来数量比较庞大，但对于表格工具来说，大数据量其实一点也不害怕，反倒是调用12张表里的信息，会让你写公式、切换表格来回折腾，麻烦程度上升10倍都不止！ 在表格工具中，只要数据是规整的，并且有着统一的格式，就要把他们放在一张表里！录入数据的时候你可能感觉不来，但做统计、分析的时候，单张表计算会让你为自己当初的选择点个大赞！ 好了说了这么多，其实就想让你记住两点。
本期讲解就到这里，如果你也犯过这样的错误，点个赞面壁下！ |
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