步步惊心：我亲历的会议服务故事（下）

五、会议演练

不演练永远不知道有多少问题

我市的劳动模范表彰大会即将召开，我负责会前的演练工作。真是不演练不知道，问题还真不少。演练开始，一位同事对照主持词走会议流程。主席台有十位领导，受奖的劳模有60人、先进工作者有40人、先进集体代表有十个，每十人一组，正好可以分六组、四组和一组上台领奖。每组都安排一名工作人员负责引领。本以为计划周密，谁知演练时，还是出现了不少问题。

首先是不知何时上下台。引领第一组的工作人员在听到主持人说“颁奖”的时候才让领奖人起身，结果导致颁奖音乐响了好久人才到台上。因此我们研究决定，在主持人刚刚开始进入颁奖环节时，就掐准时间请第一组领奖人起身，等音乐一响就上台领奖，这样衔接就比较顺畅。同时注意当主持人说“有请第二组”的时候，工作人员赶快引导第一组颁奖人员下台，这样节奏就比较紧凑。

其次是人数没有掐准。演练中，其中有一组少上去了一人，台上就有一位颁奖人站着不知把奖颁给谁。原来是上台前没有仔细清点人数，如果这发生在正式颁奖时就非常尴尬了。所以，我们要求每组负责的工作人员必须将本组的领奖人通知到位、落实到位，上台时点清人数，务必保证一一对应。如遇特殊情况，必须立刻汇报，我们好依照应急预案处理。

再次是合影画面混乱。上台后，领奖人与颁奖人之间有握手的，有聊天的；领完奖之后，有往左转身的，有往右的。特别是合影的时候，有的把证书合上拿手里，有的放在胸前，有的甚至把证书都拿反了⋯⋯总之，画面很混乱。因此我们要求工作人员提醒领奖人，上台领奖后先与领导握手，然后统一向右转身，将荣誉证书放在胸前合影，这样一来不仅画面比较和谐，同时也节省了会议时间。

最后是主持词有缺陷。当颁奖环节结束之后，主持人直接宣布进行大会下一项议程，可颁奖人还在台上站着。原来，主持词中并没有提到请领导落座。我们当即将情况反馈给文稿组，他们立刻作出修改，避免了这个失误。

表彰大会如期顺利举行，我们都长舒了一口气。在会后的总结中，大家都说，不管会议设计得多么完善，都必须在会前进行演练，有些问题只有演练时才会发现。

用好微信群

一次全市性的大会，我负责协调全市近30个部门的联动工作，其中最经常的工作就是下发通知。以往下发通知都采取打电话的方式，一圈电话下来，基本一天时间就过去了，费时费力。没想到，今年新来的小李给我带来了新的方法。

周一例会，小李说：“我们可以组建各部门负责人微信群，对于一些非涉密的阅知性通知可以通过微信群发的方式下发各部门。这样做有两个好处：一是群发一条信息就可以同时告知所有部门，各部门可直接在群里反馈；二是如果一个部门有问题，我们在解答问题的时候也相当于告知了其他部门，大大节省了时间。”

主任对小李的建议表示赞同，同时又提醒了几点：首先，利用微信群发出通知，从文字到事项必须言简意赅、一目了然，不能一条通知说多件事；其次，在通知的过程中可以采用微信群的方式，但是最后是否落实还必须要逐个确认；最后，对于涉密的重要通知，绝对不能在微信群里说，必须慎之又慎。

电子会务系统的测试

某次党代表会议第一次全体会议即将召开，因为参会人员较多，省委办公厅为提升会议效率，研究决定改变以往的签到模式，采用会务电子签到系统。

面对新事物，大家都认为必须多测试几遍以保证不出问题，我受命负责测试工作。经过测试，我们发现了问题：参与测试的工作人员都已到齐，但电子显示屏显示到会人数与应到人数还差七个。这是为什么呢？原来是因为测试人员行走速度过快，代表证又与手机靠在一起，导致系统未能识别。随后，秘书处召开紧急会议，多措并举，通过下发通知提醒、强化现场值守、提高系统敏感度等各种方式，确保大会签到统计的精准性。

第二天，电子显示屏准确地显示出到会人数，工作人员也将出席会议人数准确地填写在主持讲话稿上。经过这次会议，我们认为在采用新系统新方法时务必进行会前的测试，发现问题立即制定应急预案和解决方法，从而保证会议的顺利召开。

巧排座位破解换场难题

近年来，随着县域经济的发展，某些阶段全县各部门工作需要在同一个时间段集中安排部署，有时候一天连续召开几场会议的情况也很多。这对会务工作来说是个巨大挑战。

记得第一次服务这种连续几场的会议，由于没有经验，搞得自己手忙脚乱，会场也显得有些混乱。因为换场时，前一场有的参会人员走了，有的还要接着参加下一个会议，我们请仍参会的先离席，然后待我们换上座签后重新落座。这时，有的参会人员拿着用过的茶杯，有的则把茶杯留在原处，待座位调整后，谁用的茶杯很难辨认，当时的尴尬情景可以想象。

会后，经过认真总结，我们改换了战术：细心核对每场会议的参会人员，列出全部参会和参加每场会议的人员名单，参加全部会议的同志安排在会场的一侧，可以不用挪位置。仅参加某一场会议的人员安排在另一侧，这样只更换部分座签、茶杯就可以了。事实证明，这个办法大大减轻了换场难度，节省了时间。

声音和画面去哪儿了

上午，接到紧急任务，市委临时安排一场电视电话会议，我负责会场的安排。会议主会场安排在市委会议中心，分会场共有五个，分别设在下面的区县。我赶紧联系技术部门和涉会的区县，通知他们会议要求以及直播所需设备，让他们赶快布置妥当。

下午，处长问：“直播效果怎么样？”我才想起来，因为时间紧、任务重，我忽略了测试。处长赶紧领着我到会场进行测试。结果发现一个分会场有画面没有声音，一个分会场有声音没有画面，还有一个分会场画质较差。这要是正式开会了可就麻烦大了，技术部门立刻沟通解决。当声音和画面都没问题之后，又出现了新问题：主会场屏幕数量有限，只能看到三个分会场画面，其他的两个看不到，而且分会场的镜头有的对着主席台，有的对着参会席，画面不统一。我赶紧联系各个分会场，将镜头统一在参会席上，同时安排技术部门增加了两个屏幕，让主会场可以同步看到各个分会场的情况。

当天，我一直守在主会场，直到会议顺利闭幕，大家对效果反映都非常好，心里的大石头才算落地了。通过这次会议，我知道，即使时间紧迫，也要对所有设备进行严格测试，同时做好应急预案，只有这样才能保证会议的顺利召开。

六、现场应急

局长怎么没来参会

今年年初，省领导来我市调研，其中一个环节是与各单位负责同志座谈交流。座谈会前一周，我就把会议通知逐一传真到各单位办公室，并通过电话确认对方都已收到，于是放下心来，去忙别的事情了。

座谈会如期举行，各单位领导陆续来到会议室，找到自己的座签一一就座。我拿着参会人员名单，把就座的画上钩。座谈会开始前十分钟，除了水利局长，所有单位领导都到了。我心想，水利局比较远，肯定是路上有点堵车耽误了。没想到又等了五分钟，水利局长还没到。我心里有点慌了，主任也注意到还差一个人，忙过来问我怎么回事，我不确定地说可能是路远又堵车吧。主任问我会议通知发过去了吗，我说发过去了，当时还给他们办公室打电话确认过了，应该不会有问题，要不再等等看吧。主任说不要等了，立即给水利局长打电话。

我赶紧拨通了水利局长的手机：“李局长您好，座谈会马上开始了，不知您现在到哪儿了？”李局长被我问得一头雾水：“什么座谈会？我在县里调研啊。”我一下子懵了，赶忙说一周前就发了会议通知，今天省领导来座谈。可李局长说自己并不知道有这个会。结局可想而知，李局长没能参加当天的座谈会，我也被领导狠狠批评了一顿。

事后了解，原来水利局办公室的工作人员接到传真时，局长正在外出差，三天后才回来，而工作人员忘记了通知局长。当时我发完通知就觉得是落实了，没有在会前再打电话确认一遍领导的参会情况。这次失误让我明白，即便是发一个会议通知，也存在着“真落实”和“假落实”的区别，只有认认真真按程序再次确认，保证最后的落实，才算是真正落实到位。

再等几分钟

某次会议，我负责摆放座签和会场内引导的工作。距离会议开始还有二十多分钟时，同事打来电话说：“王副省长临时有事，秘书打来电话，说有可能来不了。”我赶快跑到主席台，准备撤去王副省长的座位和座签。这时，处长正好来检查会场，看见我急急忙忙要搬椅子，就叫住了我。我赶紧汇报了电话里说的情况，处长说：“还有二十多分钟，不慌，秘书说有可能来不了，不是确定不来，这样的情况最好再等几分钟，到最后五分钟撤也还来得及，但你撤了再调整回来就麻烦了。”

果然，离会议开始还有七八分钟的时候，秘书打来电话说，领导正在赶来的路上，马上就到。会议结束总结时处长说，会议现场的变化难以预料，要牢记一个“稳”字，遇到情况不要慌、不要急，琢磨一下再去做。后来我从事会议服务工作多年，一直遵循处长的这一原则，受益匪浅。

忘戴出席证

一次，我们县召开党代会，我负责服务主席台领导。会前，出现了这样一个小插曲：一位坐在主席台的领导匆匆赶到，进门时才发现忘记佩戴出席证了。我心想，这下坏了。眼看这位领导就要去主席台就座，我又想：要不就算了，不戴不仔细看也看不出来吧。这时，办公室主任从我身边走过，我想了想，还是请示一下吧。听到我说的情况，主任赶紧找出一个备用出席证让我给领导，事情顺利解决了。

事后，主任提醒我，在这种正式会议中，不佩戴出席证无法彰显参会资格，既不符合规定也不严肃，而且会议还有全程摄影摄像记录。因此领导忘记佩戴证件不能就算了，而是应该想在前面，多准备几张备用证件，以防万一。

开哪个话筒

某次召开全市性会议，主持领导一人，发言领导四人。第二位发言领导开始讲话时，音控室的工作人员突然问我：“有几位领导需要讲话？话筒只能同时开三个。”听后我有些懵，以前在这个会场开会从未出现过这种情况，怎么办？

我稳稳心神，迅速了解会场情况：一是主持领导和前两位发言领导的话筒都没有关闭；二是我们手头没有主持词也没有议程，只知道有哪些领导发言，不确定发言顺序；三是会议正在进行，已经无法告知每位领导；四是目前发言的第二位领导和接下来发言的其中一位分别坐在主席台东西两侧。

清楚情况后，立刻安排三名工作人员作了两手准备：一位电话询问领导发言的顺序；另两位分坐台下两侧，注意听主持领导讲话，确定下一位发言的领导，如果电话反馈不及时，可根据情况上台关闭或打开领导面前的话筒。最终，会议顺利进行，没有出现领导讲话时话筒不响的情况。

会后我们总结，话筒问题一定要予以足够重视，要和负责技术的同事反复沟通确认，确保万无一失。同时会议的议程一定要拿给负责音控的同志，保证他们对会议的流程、发言的顺序等心中有数。

话筒没有开

一次，市里开经验交流会。轮到发言席上一位领导讲话，他讲话时只有周围人可以听见，坐在稍远一点地方的其他参会代表面面相觑。我马上意识到，是发言席话筒的开关没有开，大家只见其人，未闻其声。坐在旁边的领导反应过来，伸手去帮忙开话筒，却没找到开关。我急忙跑过去查看，原来开关在基座的后面，很不容易发现。这一打岔，发言领导的思路被打断了，停了几秒钟，他把刚才讲的简单重复了一下，才接着讲了下去。

这次失误是因为没有事前检查，有的话筒没有提前打开。经过这件事，我养成了习惯，正式开会前再检查一遍话筒，每个都试过没有问题，就将开关都打开，以防再次发生类似事故。

话筒还开着

几年前，我参与了某次党员代表大会的筹备组织工作。筹备工作复杂而艰巨，我们前后准备了几个月时间。

会议当天，各项议程进行得很顺利。大会进行到选举流程时，代表们依次走向投票箱投票，我们真是感觉松了口气。就在这个时候，会场里传来了不和谐的声音：主席台上两位领导正在交流工作，浑然不觉面前的话筒还开着，整个会场都能听见。离主席台最近的同事立刻上去关掉了话筒，但已经造成了不好的影响。幸而领导谈到的工作内容不涉密也不重要，否则后果不堪设想。

一次投入巨大精力筹备的重要会议，居然出了这样一个大疏漏，有关人员受到了严厉批评。会后，我们吸取了教训，在之后的会议服务中加强了对话筒的关注和检查，确保话筒在该开的时候开、该关的时候关。

默契的“配合战”

这天准备要召开会议，市委主要领导主持，听各方面汇报工作。会议服务各项工作有序进行。但在会前不久，我们发现了一个特殊的情况——书记感冒了，一直在打喷嚏、擦鼻涕。我们马上意识到一个问题：会议期间，因为要在听汇报过程中时不时插话，主要领导面前摆放的有线话筒是一直开着的，但这样一来，打喷嚏、擦鼻涕的声音也会被放大，影响会场的气氛。

这时，会议马上就要开始了。时间紧迫，怎么办。我们商量了一下，临时想了一个办法：安排一位同志通过视频盯着会场，一位同志操控音响设备，一看到领导伸手拿纸巾或是身体往后倾，就赶快通过音控把声音拉下来；身体一靠前准备说话，又赶紧把声音拉上来。这个默契的“配合战”，总算是解除了尴尬，保证了会议的良好氛围。

会后我们总结，现场工作人员必须有善于发现问题的眼睛，敏锐捕捉到特殊情况，立刻作出安排，才能有效保障会议的顺利进行。

消防警报响了

一次，我们在市会展中心召开会议，正当会议进行到一半，突然一阵阵尖锐的警报声传来，是消防警报响了。我的心立刻拎到了嗓子眼，愣在了那里——这该怎么办，是要疏散会场人员吗？

“愣着干什么，按照预案办。你们几个先去看看什么情况。”这时，处长让我和另外两名同志立即去了解情况，确认是不是发生了火灾。我们这才回过神来，迅速分头查看，发现会场内外没有任何异常的地方。处长马上和会场内的领导报告了情况。同时，处长拿出会前我们整理好的会场各部门联系人名单，打电话给消防的负责人，对方带人匆匆跑来，关掉了警报器。原来是消防警报器很久没有检修，出现了故障。

不到五分钟的时间，会场恢复了正常的秩序。这个小插曲并没有给会议带来很大的影响，但会后我们的感触很深：如果没有应急预案，不知道迅速查看情况后第一时间汇报会场内的领导，而是贸然组织疏散，事后发现一场乌龙，势必造成会议的失败。如果没有作充足的准备，在会前整理好会场各部门负责人和值班人员的联系方式，第一时间找到对方，就不能这么快解决问题。

谁录音了

说起从事会务工作的酸甜苦辣，真是一言难尽。记得刚参加工作不久，我参与筹备组织一次会议。由于是新人，领导让我给同事打打下手，同时要求我来整理会议纪要。在会议筹备和现场组织阶段，我干得十分卖力，哪里需要支援我就出现在哪里。

会议取得了圆满成功，我也长出一口气。可等到整理会议纪要时，我傻眼了——原来按照惯例，谁负责会议纪要整理，谁就在会场录音。之前一直是一位老同志负责这项工作，大家习以为常，也就忘了提醒我。而我初来乍到，对录音的事完全没有意识，根本就没拿录音笔，还想着事后向别人要录音呢。这可苦了我了，只能搜集了同事们的笔记，凭借记忆来整理。这样的会议纪要质量可想而知，处长一看就皱起了眉头，问明了情况，无奈地打电话给会上讲话领导的秘书——幸好那位秘书有录音的习惯，这才没有误事。

事后我总结，会务工作分工明确，自己负责的工作，有不清楚的地方一定要问明白，一定要耕好自己的“责任田”。

详细记录的重要性

某次，上级领导视察我单位，主持召开专题会议。一般这类会议事前都有讲话稿，我们了解这次会议也不例外。没有想到的是，当天领导基本脱稿作了一个即席讲话，具体地讲了某项工作应该怎么抓、怎么做，非常有指导意义。大家都感到非常振奋。结果一天以后，我们接到通知，讲话还是按照事先准备的稿子来宣传和下发，当天的即席讲话不公开。

会后的总结会上，领导遗憾地说：“会上的讲话不提供讲话稿，因为不公开报道，所以录音电视台也不提供，连内部学习的材料都没有，真是可惜了。”

正在这时，会场角落里一位同志说：领导，我这里有一份较详细的记录。我们都愣住了。这位同志说，因为自己是搞文字工作出身，听会时习惯作详尽的记录。大家如获至宝，以此为基础，整理出一稿来作为内部学习的资料。

通过这件事我总结，会议过程中，务必要养成多记、勤记的习惯。

念名单闹出的笑话

一次，我县召开一次会议，由我负责主持。整个会议有条不紊地进行着，不料，在请代表上台发言时闹出了不小的笑话。我把“×永昪（biàn）”念成了“×永shēng”，他本人上台后作了自我介绍，相当于委婉地更正了我，我的脸上火辣辣的。

我赶紧扫了一遍名单，还好，后面都是认识的字。谁承想，真是屋漏偏逢连夜雨，当我念到“×朝（zhāo）阳”的时候，想也没想就念成了“×朝（cháo）阳”。后来别人告诉我，人家叫×朝（zhāo）阳。

一次会议出两个错，我只能暗暗自责，提醒自己以后一定要做好预演工作，做到全流程预演，遇到生僻字一定要查，遇到多音字一定要和本人确认好发音，千万要避免类似的笑话重演。

惊险生僻字

一次，我随领导一起陪同省外客人到地市调研，领导主持一个座谈汇报会。事先商定，会上发参会人员书面名单，主宾双方就不作介绍了。谁知进会场后，领导说，客人是第一次来，出于礼貌，我们还是介绍一下。就在这时，我快速浏览我方来参会的地市领导的名单，突然发现有个非常生僻的字。“糟了，这念什么啊？”我一下子紧张起来，心想，领导应该对这位地市领导不太熟悉，且这个字太少见了，很少有人能一下子念出来，搞不好就卡壳了，那肯定很尴尬。

这时领导已经开始要讲话了，我紧张地快速用手机查这个字的读音，与领导讲话“赛跑”。好在赶在领导介绍这位同志之前，我顺利地把生僻字查出来，把拼音和同音字标注在名单上，迅速递上去给正在讲话的领导，实在有惊无险。

这件事也提醒我，今后在准备领导发言材料时，遇到生僻字都在旁边标注上“音同×字”。无论领导是不是认识这个字，对服务人员来说，都要把工作做到家。

会议结束不等于会务结束

一次准备要开纪念大会，我们负责起草议程。因为这种纪念大会有例可循，我们觉得不难，拿出上次纪念大会的会议材料，仿照之前的方案，针对新情况略作调整，修改后就送厅领导审示了。厅领导指着其中一页问我们：“我记得以前这个环节不是这么安排的，你们确定是这样的吗？”

“之前材料上就是这样写的，没错啊!”领导还是有点不放心，让我们再问问当时负责这项工作的老同志。我赶紧给已经调走的老同志打电话。果然，对方回忆起来：“哦，我想起来了，当时最后是没有按照原先的方案走，具体的安排根据主要领导的意见作了调整，存档的材料可能只保存了前面写好的方案，没有把调整的地方记录下来。”

原来是这样。把这些情况向领导汇报后，领导要求我们，今后有类似情况，一定要记录下来，总结好，形成文字存档，给后面办会的同志作参考。

（文章摘自《秘书工作》杂志2017年第9期。原题目：《步步惊心：我亲历的会议服务故事》；作者：本刊策划组）