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人事人员与劳动者在招聘时的每一个交流记录都有可能成为呈堂证供。用人单位的法务人员应当加强对人事部门与应聘人员规范交流的法务指导。让这些交流风险消灭在萌芽阶段。 不规范交流风险指的是人事人员在执行招聘任务时对应聘人员采用电话、电子邮件沟通时因交流方式或程序问题导致用人单位损失的情况。例如，很多劳动关于收入的劳动纠纷发生后，职工往往会把公司当年发给他的薪酬标准从电子邮箱里翻出来计较。再如某人事人员以公司电子邮件系统向应聘人员发布薪酬方案，双方来往邮件数封，后来应聘人员自行放弃了该职位。但是以用人单位涉嫌恶意谈判薪酬影响其选择其他就业机会为由提起劳动仲裁，虽然劳动仲裁部门没有受理该案件，但是最终法院受理该案，并根据电子邮件的内容认定用人单位存在恶意谈判薪酬的情况。我们姑且不论谈判内容是否真的涉及上述情况，就用人单位的人事工作的法律风险而言，直接采用公司电子邮箱系统与应聘人员做薪酬沟通，双方来往电子邮件的内容均可以作为证据被提交至法庭。法务应当提示人事部门采用上述方式沟通可能涉及的法律风险。 规避方案：1、从证据关联性角度而言，用人单位可以通过隔断风险的方式，以公司电子邮箱之外的电子邮箱与应聘人员沟通，不建议用人单位在员工入职前直接以公司电子邮箱系统与其沟通。2、向应聘人员发布的邮件中明确注明：“本邮件中涉及的各项权利、义务内容均以双方签署的劳动合同或确认的相关附件文件为准。” 登记应聘人员信息从人事管理角度而言具有一定的人才管理意义，从法律角度而言，具有提前防范劳动纠纷以及劳动纠纷发生时预前留取证据的意义。应聘人员登记信息中的关键要素如下：工作经历、联系方式（包括电子邮箱、电话、紧急联系人及相关联系方式等）、期望薪酬、在岗/已离职、原单位基本信息等。 值得肯定的是目前诸多企业的人事部门已经开始意识到该问题，笔者仅就上述操作中应当注意的重点坚持的原则，供法务人员与人事部门在此方面沟通中使用： 1、坚持手写原则 不得通过电子表格填写后打印。确需采用电脑填写并打印的，应当由应聘人员在打印文件上签字。 2、坚持面填原则 应聘人员信息必须由应聘人员当面填写，防止代填、代签情况出现。 3、明确风险原则 信息表格中明确应聘人员应保证所填写信息的真实性与完整性，否则用人单位保有劳动合同的单方解除权且无需支付经济补偿金。 此外，对于特别重要的岗位，在信息表上有时还可以附加授权招聘单位背景调查的内容。但此类内容应当明确授权事项、授权期限等。该内容主要为招聘单位对应聘人员进行背景调查提供合法依据，常规招聘中不建议使用。 对重要岗位的劳动者进行背景调查目前在人事管理领域并不鲜见。实务中的背景调查时间点在劳动者入职前或劳动者入职后的情况均存在。背景调查的法律风险主要包括调查主体违法、调查内容侵害他人合法权益、调查信息滞后影响劳动合同履行等法律风险。为防范上述风险的发生，背景调查法律风险把控点如下： （一）背景调查主体 就背景调查的主体而言，有的用人单位自行办理，有的用人单位委托第三方机构。用人单位委托第三方机构对劳动者进行背景调查的，往往通过猎头公司或其他人力资源公司进行。 笔者认为，对员工进行背景调查往往涉及员工隐私及其他方面的合法权益，不以随意任意第三方机构进行。笔者认为，无论从调查权限还是非法行为防范的角度，比较合适的第三方调查机构应当是具有专业处理劳动纠纷能力的律师事务所。法务部门作为专业的律师事务所对接部门其实可以发挥此方面的资源对接作用。 （二）拿到授权、取得证据 对应聘人员进行调查应尽可能取得应聘人员的合法授权，否则相关调查很容易逾越法律界限。此外，并非所有的背景调查均可以取得应聘人员与阐述内容不符的，可以作为呈堂证供的证据。尽管如此，为追求调取信息的准确性，还是应当尽可能取得可以有效证明背景事实的证据。 （三）背景调查的时机 有些用人单位的人事部门甚至法务人员认为只要在与应聘人员签订劳动合同之前完成背景调查即不会影响后期工作的开展。然后劳动关系的形成自用人单位用工之日起而非自签订劳动合同之日起。 在用人单位与应聘人员已经形成事实劳动关系情况下，即便背景调查中发现了一些不宜与劳动者签订劳动合同的情况，双方再谈解除劳动关系与应聘人员入职前发现其不符合录用条件的情况相比，显然后者实际操作起来更为简单。不仅如此，由于前者在操作时要防止劳动纠纷的发生，因此对背景调查所获取的证据的要求势必更高，更不易调取。因此背景调查应尽可能在应聘人员入职之前完成。 |
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