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关于向Excel中输入数据,学会这些就够了!

2017-10-30  double大锤

图/文 | 水镜 来源 | Excel速成秘籍

学excel不仅要学如何处理数据

还要学如何输入数据

只有保证源表格的规范性

才能保证分析数据的准确性

各种输入类型

你不知道的时候很神秘

可是一旦了解了

就会有一种恍然大悟的感觉

001

强制换行

在Excel的单元格中输入文本时,按一下回车键却表示结束当前单元格的输入,光标会自动移到当前单元格的下一个单元格,如果你是想在单元格中分行,可以按住Alt键的同时按enter键。

002

灵活输入负数

一般情况下在单元格中输入负数,只需要在负数前输入“-”作标识即可,也还有另外一种方法,就是把数字用括号()括起来,例如在单元格中输入“(8)”,则会自动显示为“-8”。

003

输入比值

在单元格中输入比值,通常会变成时间,例如在excel中输入比值(1:8),需要把单元格格式先设成文本格式,再输入。

004

输入分数

分数格式通常用“分子/分母”,恰巧在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的,如果在单元格中输入“1/5”,则显示“1月5日”,如何避免这种情况?

需要我们在单元格中输入分数时,要在分数前输入“0”(零),并且在“0”和分数之间要用空格隔开,如下所示:我们在输入1/5时,应该输入“0 1/5”。

005

输入货币值

Excel的单元格格式中有货币格式,我们可以在输入货币之前,将单元格设置成货币格式,excel支持各种类型的货币。

006

快速输入日期

在单元格中插入当前日期,按键盘上的Ctrl+;组合键。

另外,相对应的快速输入时间的快捷键为「Ctrl+Shift+;」

007

输入以0开头的数据

在Excel单元格中,输入一个以“0”开头的数据后,往往在显示时会自动把“0”消除掉。要保留数字开头的“0”,其实是非常简单的,有三种办法:

①是设置成文本格式;

②是在输入数据前先输入一个“‘”(英文状态下单引号);

③是自定义格式设置000。

008

巧妙输入位数较多的数字

如果在Excel中输入位数比较多的数值,如身份证号码、准考证号之类的内容,系统会将其转为科学计数法的格式,如何避免科学计数法,有两种办法:

①将该单元格中的数值设置成“文本”格式;

②我们在输入这些数值时,在数值的前面加上一个英文状态下的单引号“'”。

009

上下标的输入

如何在单元格内输入带上标(下标)的字符:首先按文本方式输入数字(包括上下标);其次选定将设为上标(下标)的字符,然后设置单元格格式,最后在产生[单元格格式]对话框中,选中在[字体]标签中选中上标(下标)复选框。

010

不连续单元格填充同一数据

首先选中一个单元格,然后按住Ctrl键,再选中其他单元格,这样这些单元格就全部都选中了。直接输入数据,然后同时按住Ctrl键和回车键,在所有选中的单元格中都出现了同一内容。

011

将单元格区域从公式转换成数值

有些数据是根据公式计算出来的,当数据源发生变化时,这个数据就会跟随变化,为了防止这种变化,需要将某个单元格中的公式转换成数值,可以使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来粘贴数据。

012

快速给数值加上单位

如何批量给某个区域的数值加上单位:首先选中相应的数值区域,然后设置这个区域的单元格格式,在自定义类型中输入#”单位”,按下确定键后,单位即一次性加到相应数值的后面了。

013

快速录入开头相同的数据

以每年新报道的学生为例,每个人都有一个学号,例如210726021,发现他们有一个共同点,就是前六位都一样为210726,后三位是随机的,那我们有能只输入后三位就能显示所有的号码吗,当然可以,我们只需要用自定义格式,设置成210726000即可。之后我们只需要输入后三位就行了。

014

数据有效性

数据验证(2016版之前为数据有效性),可以设置数据的类型:整数、小数、文本、日期、时间等,同时也可以限制数据的范围,只要输入的内容不符合设置的条件,就会出现错误提示,是非常好用的验证工具。

015

下拉菜单

数据验证(2016版之前为数据有效性),可以设置下拉菜单,根据下拉菜单选择输入的内容。

016

清除单元格

通常我们清除单元格的内容,只是简单的选中单元格,然后按Delete键。如何删除单元格中的内容包括它的格式和批注等,就是要彻底清除单元格,可以选定想要清除的单元格区域,单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部清楚”命令,这些单元格的所有内容包括格式都被清除了。

上面介绍了excel的输入类型,这层“窗户纸”已经帮大家捅破了,但excel是一个“熟练工种”,一定要经常练习才能记得住,为了方便随时练习,记得收藏哦。

·The End·

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