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CIO修炼之道第 11 讲 大家好，我是华图教育信息总监郭志强，也是《CIO修炼之道》的参与作者。很荣幸参与本期CIO修炼之道的开讲。今天和大家分享的主题是《CIO如何最大限度地规避需求问题》，主要包括以下 5个方面： 1、明确需求来源 一般来说，企业信息化需求的确定应按照“先大后小、先粗后细、先重后轻、先基础后深入”的原则。企业启动信息化项目，需要中高层领导给予大力支持，确定总需求和总目标。然后，结合业务部门的需要，梳理汇总每个业务单元的需求，并把这些需求融入总体需求中。如果各业务部门的需求发生冲突，取舍时需要各业务部门之间的相互配合，慎重对待。 2、做好需求分析 需求分析最困难的是明确“做什么、怎么做”。失败的项目80％是由于需求分析不明确造成的。项目的整体风险往往表现在需求分析不明确、业务流程不合理、用户不接受等问题上。需求阶段要完成系统需求的编写、工作计划的制定、人员分配、阶段里程碑等等。稍有不慎就会出现“拉锯战”，不停地被别人牵着走，心情苦闷不说，还为整个项目埋下层层隐患。 3、应对需求变化 业务部门的需求随时都在变化，有些关键需求，必须由业务部门来确定，否则业务无法执行。但有些需求，必须考虑和其他业务单元的配合和关联。实施人员必须有自己的原则，该妥协就妥协，该坚持就坚持。不要因为害怕得罪业务人员，担心验收而无原则地让步。要写出详尽的技术需求，包括所有面向用户、面向机器和其它系统的接口，值得投入大量的时间和精力，反复研磨。 4、做好需求整理，主要包括4个部分： 1）明确需求。参与人员要深入到企业的每一个环节进行分析调研，充分掌握企业管理及业务的第一手资料，了解相关管理人员及业务人员对系统建设的想法和意见，再结合企业新的增长点，用科学的方法确定企业的管理工作流程、数据需求、系统功能结构等，严格按照需求分析文档的规定格式整理成一份完整的系统需求分析报告，和被调研的部门员工逐一确认，有歧义的地方及时确认并调整，最后，由高层和所有需求决策人员签字确认。 2）高层领导的重视与指挥协调 在需求调研阶段，企业高层亲自参与指挥和协调非常重要，体现出高层对这项工作的高度重视和全力支持，使系统的需求分析在严肃和高效氛围中进行，是做好此项工作的基本前提。 3）深挖业务背后的需求 邀请企业中下层管理人员和业务系统的一线使用人员，结合实际工作经验和体会，提出有针对性的需求。对于企业管理中存在问题要敢于提出和暴露，包括业务流程、管理流程、审批流程、审批规则、报表分析处理、工作岗位及其系统设置等各个方面。 4）掌握各种沟通技巧 需求分析是一个沟通的过程，要采取“抛砖引玉”、“打比方”的方法，将技术语言变成业务听得懂的语言。需求调研人员自己提出问题，描述实现的过程，由业务人员对此提出意见。双方在轻松的一来一回中明确需求。因此，双方“同频”显得尤为重要。 5、掌握需求调研的办法，这里分为5个部分： 1）成立专门的项目工作组，成员包括：企业高层、相关管理人员、信息技术人员及各业务单元一线人员等。 2）集中调研和单独沟通相结合 集中调研可以快速、高效地汇总系统需求，并确认细化的具体时间。但是，集中调研不能完全反映出每个与会者的意见，还要根据细化的具体时间进行个别交流。一方面，对需求调研人员是一个工作安排；另一方面，避免单独沟通时找不到人，从而无法把控调研进度。 3）收集报表资料 将各部门日常业务中所用到的表单、单据、流程等资料统一收集起来。对于一些保密性不强的资料，尽可能拿到拷贝版，得到第一手真实数据。通过分析收集到的内容，不仅仅熟悉了业务，还可以在一定程度上找出企业各部门之间的关联性，从而提出建设性的意见或建议。 4）书面调查 根据企业信息化建设的总体目标和规划，通过调查表的方式，向相关部门和个人征求意见、收集数据。这种方法适用于比较庞大、复杂的系统，也是对前两种方法的有效补充。 5）深入业务部门 需求调研人员尽可能深入到企业各部门，亲自参与业务操作。一方面，可以站在用户的角度看问题，准确、全面了解企业各部门对信息系统的需求程度；另一方面，也可以促进需求调研人员与用户的思想交流，增进友谊，有利于下一步工作的开展。 |
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