报价流程

夜空那颗最亮星 2017-12-10

展开全文

　　定义：如何询价/议价及如何选取报价合理供应商的流程。

　　一、询价议价采购原则

　　1、遵循“依据《申购单》杜绝脱供或积压”的原则

　　2、遵循公司采购部廉洁自律条例

　　3、遵循“不断发掘替代品、使性价比最优”的原则

　　4、遵循“生产厂家为主、代理商为辅”的原则

　　5、遵循“货比三家（比质比价比服务）、最大限度节约采购成本”的原则

　　6、确保“货、款安全”的原则

　　二、询价要点

　　1、利用各种有效渠道不断开发性价比高的供应商或更好的替代品材料，尤其是独家供应的品种，原则上每种材料的合格供应商不少于三家。

　　2、选择供应商须按照“生产厂家→上游代理→下游代理”的顺序，让对方提供资信证明【真实有效的营业执照、税务登记证、组织代码证、特种行业相关资质等证件的清晰复印件，加盖公章或财务章的账户资料，以及证明供货质量和能力的资料】。

　　3、日常工作中有预见性的搜集供应信息，避免急需采购时找不到合适的供应商，对收集的信息进行针对性分析，择优筛选并保存备用。

　　4、及时将开发成功的供应商详尽资料录入供应商名录。

　　三、询价前的准备

　　1、采购部接到签批手续完备的《申购单》后，根据各采购员的分工及时将工作分解到对应采购员，并在《申购单汇总》上对应做标记或登记。

　　2、采购员根据“先急后缓、统筹兼顾”的原则严格按《申购单》的要求进行询价，发现《申购单》内容异常须及时与申请人沟通一致，异常情况须反馈采购部主管领导。

　　3、属首次购买的材料，因相同名称、不同规格、不同型号、不同单位有质量差异等，采购员须向申购部门确认相关的特殊要求【如：质量等级】；相同名称的材料如有质量不同（品牌不同）的须向申购部门沟通是否转换品牌购买，避免质量过差或过剩。

　　4、将模糊的“数量单位”具体化，避免出现数量差错【如“张”要明确长宽尺寸、厚度，“根”要明确长短粗细，“个”要明确规格、大小或轻重，“桶”要明确容量或重量……】

　　四、询价操作要点

　　1、每次采购洽谈时，经办人须全面向对方介绍当次采购要求【数量可酌情虚拟增大】，表明同一材料公司由多人同时分别采购、多方比价采购方式，明确“质优价廉”才是能与公司合作的唯一标准，全力引导供应商真实报价且为最低报价，并要求采用传真、邮箱的方式给出正式的报价单，避免口头/电话报价，同等条件下优先考虑非口头报价供应商。

　　2、报价结束并对比报价结果后，属厂家订购及询价采购方式的，采购员需将性价比排名前三位的（采购员对性价比最优负责）填入《询比价单》，连同书面报价等相关资料一并交采购部主管领导审核。

　　3、采购主管领导对所采购材料的性价比是否最优进行核查，无异常时按“质优价廉”的原则共同确定合作供应商，并且填写《价格确认单》，将最终确认的供应商报价和价格确认单一同复印一份给财务存档。

　　4、现场现金采购由采购部指定2名人员【其中一名可为申请部门指定人员】共同前往，共同对性价比最优负责，现场寻找供应商、谈价、比价、验质、付款、索取票据等，各环节均需两人全程操作并在相关票据上签名确认，严禁一人操作。

　　4.1现场现金采购时发现材料与《申购单》要求有明显异常时需及时汇报采购主管领导，并由采购主管领导与相关部门沟通或报公司有关高层拟定后购进。

　　4.2现场现金采购材料后需补现场采购询价单由采购主管领导审批。

　　五、采购流程：

　　依据《申购单》明确采购品种及采购方式→按对应采购方式要点操作→选择供应商→确定合作事宜【签定采购合同或者订单】→跟进发货情况→货物进仓验收→付款

　　六、流程要求或注意事项：

　　1、比价、议价

　　1.1对比规格相同、质量相近的不同供应商的报价，按性价比排名选出前2~3名供应商备选，综合分析后拟定议价目标（在最低报价基础上再下降 %以上）与备选供应商议价。

　　1.2无论采取何种采购和报价方式，采购人员均需“用低报价压高报价，用虚拟更低报价压最低报价”等多种谈判技巧进行反复洽谈，直到把各报价压到最低。

　　1.3各级人员与供应商洽谈时，未经最终确定与其合作前，不得做出任何合作承诺。