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初做采购，不懂干系人管理，差点载了跟头 图文|Mr.Zhai 为什么采购工作做的很努力，但没有得到认可？仅仅是专业知识不够吗？如果没有干系人管理，你可能陷入“越忙越乱，越乱越没用的怪圈“”—翟哥 初作采购的第一层困境，就是缺少干系人管理的意识。 2005年初的时候， 名牌大学金属加工系毕业的小王进入一家新公司做采购员，负责金属件的采购寻源开发。进去3个月后， 恰好这时候公司有一个新项目的冲压件需要寻找供应商。年需求10万件， 总的项目预算100万人民币。 小王和工程人员确定好部件规格要求， 和质量人员确定好验收标准，联系了三家供应商比价(包括一家新审核过的供应商）后选择了最终供应商。但是当小王把最终选定的这家供应商交给他的经理批准的时候，经理却不同意批准，说这家供应商以前就供过货，但质量出现过问题并且一直不稳定，公司已经决定要让这家供应商退出了。 小王拿回了这份报告后又把另外两张供应商的报价拿出来，比较了下，选择了那家新的供应商，因为供应商报的价格也可以，态度积极主动， 然后再给他的老板批准。经理同意了， 然后给总监批准，总监说这家新的供应商没有做过样品，而且这个项目是重点项目，如果老的供应商可以做到新供应商的价格的话，应该优先让老供应商生产， 让小王再和老的供应商再确认下，报价单可以先拿回去。小王和经理汇报后，经过和供应商电话沟通后，供应商也同意这个价格。 小王重新拿给总监批准后，于是就让供应商开始了项目合作。但在供应商送样开始的时期，公司总经理接到那个新供应商的电话， 说小王在做采购询价的过程中，没有公平处理此供应商的报价，投诉小王。 总经理让小王给出相应的解释。小王听了这个这消息后，郁闷之极，心里说的是为什么受伤的总是我，受累却不讨好? 小王的困境在你我身上或许最初工作的时候应该都发生过。如果你处于一个公司文化比较宽容的公司，讲人情味的公司，会有一段的时间适应调整。但如果在一个讲究绩效的公司，一不小心你就载了跟头。 文中的小王就是没有注重干系人管理，工作做的相当被动。 什么是干系人 ？干系人(Stakeholder)是项目管理的一个词汇，是指能影响项目决策，活动或结果的个人，群体或组织，以及会受或自认为会受项目决策，活动或结果影响的个人，群体或组织。 采购人员对应的干系人如图： 干系人管理包括用于开展下列工作的各个过程：
干系人管理主要有四步活动: 1.识别干系人（Identify Stakeholders） 2.规划干系人管理（Plan Stakeholder Management） 3.管理干系人参与（Manage Stakeholder Engagement） 4.控制干系人参与（Control Stakeholder Engagement） 采购小伙伴应该如何识别干系人哪？ 首先要做干系人分析，通过干系人分析来识别出干系人的利益，期望和影响，并把它们与项目的目的联系到一起，另外也有助于利用这些关系来建立联盟和伙伴合作，从而提高工作的有效性。 干系人分析对于关键干系人较容易识别。采购对相关的工程质量部门和公司高层是很容易识别的，但采购往往忽略了关键干系人是供应商，上文的小王在最后整个询价结束后都没有告知新供应商这次询价的结果，于是造成了投诉。 干系人分析的主要工具是通过干系人的分类模型，如权利/利益方格，权利/影响方格，影响/作用方格，凸显模型来对干系人做分析。 比如： 权利/利益方格 采购可以通过权力/利益方格来分析干系人相应的分类，如公司高层处于高权力，低利益象限内就要保证其满意，而供应商处于低权力，高利益的象限要保证随时告知。 在完成了干系人分析阶段后，采购的小伙伴还需要规划干系人管理。主要是基于对干系人需要,利益及对项目成功的潜在影响的分析，制定合适的管理策略,以有效调动干系人参与并对工作的支持。规划干系人参与主要是通过分析技术来制定干系人参与评估矩阵。 干系人参与分析方格 干系人的参与对项目的成功至关重要，通过干系人参与分析最终形成干系人参与评估矩阵和干系人管理计划。采购人员在公司内部更要做好干系人分析。 接下来要做管理干系人参与，主要是与干系人进行沟通和协作，以满足其需要与期望，解决实际出现的问题，并促进干系人合理参与项目活动的过程。 管理干系人参与主要是通过人际关系技能建立信任，解决冲突，克服变更阻力。为何说做采购的人要有情商也体现在这里。 通过管理干系人参与，确保干系人清晰地理解项目的目的，目标，收益和风险，提高项目成功的概率，降低项目不能实现其目的和目标的分析。 最后是控制干系人参与，该步骤是全面监督项目干系人直接的关系，调整策略和计划，以调动干系人参与的过程。这个过程中可以通过图表把工作的绩效信息可视化公开化。 干系人参与评估矩阵 在此过程中，作为采购人员要全面监督干系人直接的关系，调整策略和计划，以调动干系人参与的过程。 总的原则是减少不知晓和抵制的干系人，增加支持和领导的干系人。 回到上文中，如果小王能够在寻找供应商的初期就开始重视干系人管理，按照整个流程管理，小伙伴们，他的工作还会这么烦吗？ 小贴士：如何建立信任 建立信任的措施有如下几点：
近期热帖： 《不要成为油腻采购中年男-原创001》发布后，引起了大部分采购同行的的共鸣，并收到了某些采购圈平台要求转载的要求，翟哥在此感谢大家的支持。 -------------------思想无界限------------------- 采购私享汇，采购人员的思想汇 |
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