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作者：力姐 来源：力姐开讲（ID：lijiekaijiangle） 大家好，我是玉子。工作中的丢三落四，将非常影响你的效率和职场口碑。解决了这个问题，工作效率才好提升！欢迎把你的思考和故事说给我听，留言沟通或者投稿合作都可以。 我有一哥们W，才三十多岁，特别好忘事。 我亲自经历了100次他把手机、香烟、钥匙落在公司车上，司机回来再给送，或者他打车再去拿。 当然，把电脑落在咖啡馆，把苹果手机落在出租车上，也不止一次。 这都不重要。 关键是工作中也会丢三落四，安排几项工作，他总会有漏项；如果是较复杂的内容，给的结果可能与老板初衷偏离。所以，时间一长，大家和他自己都给他定性为“记性不好”。 我很好奇，所以我留心观察他。 你说他粗心大意？主观故意？态度不端？都不是。 他是一个非常负责任的人，而且业务能力很强，态度特别认真。 尤其在领导开会安排工作时，他认真记录，领导在白板上板书时，他都用手机仔细拍下来，生怕有遗漏。 可是，他还是忘。 再后来，再逢重要的工作研讨，他就录音。这下好了吧，录音、笔记、拍照，把会议全部内容都记下来了，还能有遗忘和漏项？ 事实证明，会后任务还是会遗忘和偏离。 WHY？ 工作中的丢三落四，将非常影响你的效率和职场口碑。解决了这个问题，工作效率立马提升！ 先来科普两个概念：
根据心理学理论，记忆的过程是：识记——保持——再现和再认三个阶段。 通俗的讲：输入——储存——提取。这三个环节。
如果在记忆环节中的提取环节，提取不出或者提取错误都叫遗忘。 德国心理学家艾宾浩斯(H.Ebbinghaus)研究发现了遗忘规律，并发明绘制了遗忘曲线，清晰描述了人类大脑对新事物遗忘的规律。 刚刚记忆完毕 内容100 %，20分钟之后 58.2%，1小时之后 44.2%，8-9小时之后 35.8%，1天后 33.7%，2天后 27.8%，8天后 25.4%，1个月后 21.1%。 这条曲线告诉人们在学习中的遗忘是有规律的，遗忘的进程很快，并且先快后慢。观察曲线，你会发现,学得的知识在1天后，如不抓紧复习，就只剩下原来的25%。随着时间的推移，遗忘的速度减慢，遗忘的数量也就减少。 记忆和遗忘就科普到这儿。 备注：本文主旨并不想让大家去锻练提升记忆能力，而是在科学的了解记忆和遗忘规律后，减少工作差错，保质保量的完成工作任务，提升工作效率。 我们再来分析W哥们状况频出的原因。 首先我们要排除的是器质性问题。通俗点说，所谓器质性就是零部件有问题。 这么丢三落四，是不是真的脑的构造和机制有问题？所谓“脑子不好使”？天生“记性”不好？ 这个原因应该排除，因为这小子从小到大当班长，学习成绩优异，高考成绩也很好，工作后业绩也不错。 那到底是什么原因导致他出错和遗忘呢？ 三个原因：心理暗示、万全依赖、线索缺失
赵本山小品里那句我叫“不紧张”。就是典型的缓解症状的暗示反而成了强化症状的暗示。告诉自己“我不紧张，我不紧张，我不紧张”，反而更紧张。 怕蛇的童鞋做个试验，你反复跟自己说，我不怕蛇，我不怕蛇，我不怕蛇，你脑子里现在有什么？怕不怕？ 海普诺斯催眠中心创始人马春树曾经说过：一个人的潜意识会接收到所有的信息，很多听起来正确的暗示正是隐含伤害和潜在伤害的。虽然意识听上去会有区别，作出了分辨，但是一个人的潜意识即是身体。身体就去执行了所有的指令。 我不知道这个哥们从什么时候开始被冠以“记性不好”的标贴的，或许在还是职场小白时接了很多很重要的任务，激动加压力，为不辜负领导的期望，内心不断给自己加油：别忘了，别忘了；别出错，别出错......你猜，他脑子里会有什么？ 对，忘和错。 到后来，他在不断忘事和出错中，不断强化和印证自己“记性有问题”，这个时候从意识到潜意识都接受了这个重大暗示。 从工作的遗忘到物品的遗忘。 他从此被贴上了这个标签。从别人到他自己，从他的内心到他的行为。这个标签对于一个人的职业的发展无疑是致命的。 正确的做法是：他完全不必担心什么，只管去做。实在担心，就把所有注意力放在为你担心的问题的解决办法上就行了。
这哥们不是没想办法，你看，他拍照、笔记、录音，不就是为了能好的记住工作任务和正确的理解工作任务的含义吗？ 讲个工作中的冷笑话。 多年前，有一个资质考试，发了三本教材，内容晦涩。参加的都是高管，闭卷考试，有专人监考。我们几个地级市的一把手在工作非常繁忙的情况还是把手认真的看了一两遍，背是不可能了，准备去碰碰运气。 试卷发下来了，虽然专业术语很多，但题目还是很简单，更关键的是监考老师竟然是总部的HR，他只要求大家别互相交流自己独立完成就可以了。大家很放松，有的找来教材翻翻就把题目答完了，有复习好的干脆自己答一下就交卷了。 我旁边的一个老兄，不断的翻书，也不往卷子上填，非常着急，实在忍不住了，凑过来问我，我怎么一个题目也没在书上找到？我看了一下这老兄猛翻一气的书，竟然根本不是这一场要考的科目。（当时我就笑场了，今天允许旧事重提的我再笑一会） 考完我问他咋回事，他说他早得到消息是半封闭考试，总部只是想让大家真正的学点东西才没告知。他心里有万全的准备了，所以他连书都没翻一下。 这就是万全依赖惹得祸。 再说我那个哥们W，他把会议所有的内容都备份在笔记本上、手机里，心里一放松，脑子里的内容迅速就清理光了，基本上完全依赖他的记录，需要完成任务时，要从内容超大的备忘库里提取所需。 但是提取时他又会陷入到第三个问题：索引缺失。
古典在《跃迁》一书说，知道知识在哪，比知道知识是什么更重要。 他讲到：在信息时代，不要把所有的东西都记在脑子里，知道在哪，去调取就可以了。 但有一个重点：知道在哪。我给命名为“提取索引”，就象一本书的目录，就象图书馆的查找编码，就象《印象笔记》的笔记分类。 “知道在哪”，就是记忆概念中非常重要的第三阶段：提取。如果都在笔记本上，提取的话，明显索引缺失。 在重要战略研讨会或项目进展推进会上，对于一些领导交办的复杂任务（不是那种职小白接到的简单指令），是需要在理解领导意图、公司环境、项目进展、资源匹配之后整合出来的任务。简单指令只用清单法就行了。 如果你只是埋头记录你可以要接的任务，你无暇跟上讨论进度；而且神奇的是，在公司发的会议纪录中，不管是谁写的，你从来没有get到你需要的内容。 当会议结束后，你有可能不能立刻着手处理和完成接到的任务。等你再想去提取时，你发现因为你记的太多，你没有提取索引，你只能不断的翻看你所有的大量的会议痕迹。 重要工作任务是有时间要求和完成质量的，如此以来，要么你到点没完成——效率太低；要么你完成了——但不是领导当时要的；要么你以为完成了——但漏了两项。 在日常工作中，这三个现象中，有没有你？ 所以，W去提取他的任务时，因为接收任务时没有刻意在大脑里吸收，只把所有注意力放在备份所有会议内容上，大脑里没有“提取索引”，需要把他所有的记录都要翻看，记得越多，越详细，所花时间越多，而且语境，待办的背景都与会议时差异很大，做出来的结果难免偏差很大。 有一天，我跟W一起出差，因为多年共事，又职级比他高一些，关系处得也不错，所以就没有避讳的聊了聊关于他记性的这个问题，我就给了他一个建议： 以后开会别记了，记在脑子里吧。 这个主意有些矫枉过正，因为只记在脑子里，除非接到任务立刻做。但对于他，这应该是一个行为模式的改变。 因为主要用大脑记忆，逼着自己不断回顾主要任务，等于识记多次，遗忘的可能性极小。而且因为紧迫感，心里会提醒马上完成。 其实，用脑子记再配合笔记就更完美了。如何做会议笔记（不是会议纪要）也是一个非常重要的学问。一定要积极参与会议内容，跟上会议进度，了解会议背景，而不是纯粹的备份会议内容，才能更好领会会议后你需要做的事情。 若此，大脑消化了会议内容，了解任务背景，关联任务关系，建立了大脑的主动“提取索引”，再加上下面教给大家建立书面“提取索引”的方法，就是双保险了。这两个索引就能基本治愈丢三落四的毛病。至于完成的质量如何，那就是个人经验和能力问题了，不在本篇阐述范围。 那么，具体细节到底如何做呢？
在会议现场（领导交办现场）笔记时要把会议内容用自己的逻辑和语言将重要事项呈现，而不是一字不差的记录会议每个人的发言，强制自己跟会议进度，不可因为有录音、照片、笔记，会上溜号，感觉理解有偏差时，马上发言或追问。不能会议上闷不作声，会后稀里糊涂。
会议上除了记录会议关键内容，同时笔记本上要专门留白，用不同颜色的笔及时写出需会后完成的内容，并着重标记出来。 会议结束后，笔记本上两个部分泾渭分明，一个会议重要概要和任务背景，另一个就是会后要着手的任务清单。
你所接手的多项任务之间是有关联关系的，你和同事们或协同部门的任务也是有关联关系的，找到这个关系，不仅不会漏项，也很好的保证了主旨内容不偏离主线。
根据艾宾浩斯的遗忘曲线，接到任务立即着手去完成最好。越提前越从容，如果有遗漏或出错，还有机会再改进。 如果不马上着手去做，放上几天，等你想起来去翻本子找手机时，你发现不但会花费大量时间重温会议和任务内容，而且你记得和你拍的照片都不是你要表达的好像都已不是当初的样子。
如任务太多，或临时有别的事情，不能立即着手，也必需用很短的时间整理完善待办清单，挨项查看有无疏漏，按LIST法（列清单法）记出最近所有要办的事。 这就是建立书面提取索引的过程。
如果在整理过程中对任务的精确性不确定，有疑问，务必跟上级主管或协同部门同事确认，不能硬着头皮猜测着推进，免得偏离方向，做得越多，错得越远，有可能做了无用功，甚至还有破坏力，耽误大家的时间和进度。 心理学家研究证明，随着年龄的增长，人的记忆“黄金时期”是从少年到成年这个阶段达到高峰。随后慢慢下降，40-50有一个明显的衰退，此后持续衰退。这也是公认的事实。 有意思的是，在研究老年人的记忆障碍时，其中有一个原因—— 老年人较少主动地运用记忆策略和方法，主要是以下四个方面 1、意义联系法（寻求意义关联） 2、分类法（把识记的材料按某种标准和关系进行归并） 3、联系实际法 4、想象法 20岁组里的年轻人所使用的记忆方法主要以上四种，但80岁组老人对照组中只有4%的人运用了这一识记方法。 这就说明，不善用记忆方法的人，已经标志着要未老先衰了。 所以，如果我们在工作中要不断学习和总结、反思能提升效率的工作方法，如果在你在某些方面总是出现Bug，就需要认真分析、诊断，直至解决掉，我们的能力才升级。 作者简介：力姐，百万年薪高管，国家二级心理咨询师，国际AIE心理咨询师。力姐开讲，助力职场，帮你成长，为你开讲！ |
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