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【 读 前 思 考 】 为什么你总是觉得“没时间”？ 你知道成功人士根本不会列“任务清单吗”？ 今天介绍的这本《书讲高效15法则》，是一本关于时间管理提升效率的书。 【本书作者】美国的凯文·克鲁斯，他22岁就创立了自己的第一家公司，为很多CO、将军以及国会成员做过参谋。为撰写本书专门访问了全美各界成功人士，向如苹果的乔布斯、领英的CEO还有NBA小牛队的拥有者等等。 如果你想每天能多一点时间学习充电，多一点时间陪伴家人。那你就应该读一读这本书，当然，光学方法是没有用的，没有适合所有人的时间管理法。只有你掌握了精髓就可以改变你的事业和生活的见解，下面就把这15条原则整合后，分为以下三个步骤介绍给大家。 第一步要改变你对时间的态度，牢牢掌控你的时间。 第二步怎样来学习书中一些非常简单的方法，快速提升你的工作效率。 第三步运用学到的方法设计一个能快速启动的时间管理系统。 首先来看第一步改变你对时间的态度。要记住四个核心原则：第一、1440分钟原则。第二、要事优先原则。第三、说不原则。第四、二八原则。 咱们先看第一个原则，1440分钟原则，我们时常遇到路上推销的人，拦住我们说我能耽误您一分钟吗?这个时候我们通常是拒绝还是接受呢?这些人经常说好的只讲一分钟，最后往往会说上半个小时甚至更多。 如果把这个人换成是你的同事，虽然别人寻求你的帮助是一件很正常的事。但你有没有计算过?一天中最长的时间都花在什么上了?这些事是你认为最有意义的事吗？时间是一个很独特的东西，它对任何事物都是公平的。 我们做个试验，请把手放在胸前感受一下你的心跳，扑通,扑通,扑通,过去了就不会回来了。实际上我刚刚从你的生命中拿走了这三次心跳的时间，他们再也不会回来了。作者认为成功的人都有一个共同点，那就是能自发感觉到时间在流逝。他们知道每一天都充满了无限可能性。 作者给咱们的第一个建议，就是把一天的时间换算成1440分钟去过，他本人就把1440这个数字打印出来贴在了办公室的门上。 为什么不是按小时或者秒计算呢？因为秒流逝的过程非常快而小时又明显过慢，人通常对分钟的感受能力是最强的。当一觉醒来就要下意识的去开始倒数数字，1440 1439 1438。。。。。。先学会重视每一分钟。再去培养什么样的好习惯就比较容易了。 第二个原则，要是优先原则。要想提高做事效率，除了重视时间还要重视你的第一要务。刚才让你计算一下，你的一天到底有多少时间，是花在你认为有价值的事情上，就是这个目的。每个人的第一要务都是不同的，销售的要务是要完成年度销售目标。学生可能是想期末考试有个好成绩，总之这个第一要务是要可以量化的，比如说你可以制定一个目标是到年底赚够五万块钱，但不可以只是赚钱。 确立了这个目标，就一定要准备为完成这个目标花时间，每一天，记住是每一天，都要花一半以上的时间去为实现你这个第一要务服务，所以像刚才的那种情况，有人要耽误你一分钟、半个小时你就要考虑一下了。你这一天到底有没有花一半的时间在第一要务上，如果没有，建议你拒绝。记住！你的一天只有1440分钟。 第三个原则，说不原则。作者跟我们分享了一句能把时间空出来的咒语，也是乔布斯说过的一句话。“关键就是说不”。 社交媒体增加了我们需要处理的信息量，也让别人更容易向我们提出要求，随口答应别人的要求是有代价的。你对一件事说了YES，就意味着你得对另外一件事说NO。 举个例子，如果有人约你三周之后一起吃饭。你看了一眼日历。发现那天好像没事儿随口就答应了，但是那天之前的一周，突然又被安排了个会议，结果还没到会期你的狗又生病了。你看，随口答应别人，你的生活就会被这些积攒的截止日期给填满。 你必须认识到，现在要处理的工作，一个月、半年甚至一年后都还会有。你应该拒绝那些不支持你实现近期目标的事情。 举个很形象的例子，体型庞大的大象，从远处看上去也很小，但等慢慢走近，你就会发现这是一只庞然大物。也就是说，很多小事在真的要发生的时候，都会变成大事。作者提醒我们要警惕生活中出现的那些远处的大象，不要让他们一步一步的逼近我们的生活。 另外，拒绝别人的同时,也要学会自己去放弃分派和重新设计任务。举个很好玩的例子，有个美国的程序员，他每天十点才来公司上班，上班时间的他也就是打开电脑玩玩游戏，悠哉游哉晃到下班。每天都是准点走人。但它的代码却写得又好又快，公司好多解决不了的问题他都能解决。他是怎么做到的呢? 实际上，他是把自己所有的工作，都外包给了中国沈阳的一家软件公司，再从公司每年给他的薪水中拿出一部分分给沈阳的程序员。虽然这是个有点极端的例子，后来的他也被公司解雇了，但是我们能从中学到的一点东西，那就是别人做的比你好的事情永远不做。作者说如果他是这家公司的CEO，就不会解雇这个程序员，相反还应该给他加薪。因为，很显然他更擅长找到那些代码写的好的程序员，为公司节约不少开支。 研究表明，知识工作者平均有41%的时间，都花在了自己并不想做的随机活动上，这些事情本来是可以安排给别人做的。那为什么我们还一直在这样做呢？那是因为，当人感到忙碌的时候，会觉得自己很重要，有存在感。 其实问自己三个简单的问题，就能节省将近一半的时间，做事情之前要问自己，我可以放下什么工作完全不做，哪些可分派或者外包出去，哪些需要换个节省时间的方式继续做，也想清楚了这些问题‘就能把时间花在，那些能够充分利用你的专长、充分发挥热情的事情上。 第四个原则，二八原则。可能有点会颠覆你的认识。刚才咱们说了。你一定要在你想做的事情上花时间，那么是不是你花的时间就一定和你的产出成正比呢？作者的回答是，那可不一定。 举一个生活中的例子就比较好理解了，女生的鞋柜里通常有很多双鞋子，但每次出门你是不是都会选那双穿着最舒服的、最经常穿的鞋子。企业也是一样，很多企业80%的利润都来自于客户中的20%。这种投入与产出不平衡的普遍真理叫做“帕累托原则”或者“二八原则”。 作者讲这个是要说明什么呢？他是想传达一种思维模式，就是要去寻找捷径。你要能分辨出哪些能带给你超额回报的少数的事情发展自己的技能，让自己在那几个领域出类拔萃就行了，不要试图掌握一切。 比如说你的公司，同时在做很多种产品，根据二八原则，你就应该对所有的产品进行分析，去掉利润最少的一大部分产品，这样不但可以增加利润，还能够减轻售后服务和仓储的压力。 好，我们简单总结一下，第一步怎样把时间牢牢掌握在你自己手里。首先你对待时间的态度就很重要。每一天每一个人都只有1440分钟。其次，每天都要在，对你来说最重要的事情上，至少花上一半的时间。第三拒绝那些不支持你近期目标的人和事。把别人比你做的好的事情外包不出去。最后你还学会分辨出哪些是能带给你超额回报的少数事情，然后专注去做这些你最擅长的。这些道理,看似简单，但真的迈开第一步，你的人生会有意想不到的变化。 接下来我们看第二步。也是这本书最有特点的地方。作者介绍了很多简单易行的提高效率的方法，这些方法跟常见的那些时间管理的方法不同。他们没有什么特别深奥的体系和技巧，甚至还有点儿颠覆常规，比如说作者就建议我们抛弃所有的任务清单，他非常鄙视那种列一个长长的任务清单分轻重缓急做事的方式。 因为作者认为那种任务清单存在三个问题，第一个问题，任务清单只是罗列了你想要完成的任务，但是没有一个明确的计划，规定什么时间把它做好。把这些不知道什么时候要做的任务写上去。当你去看这个单子的时候，经常选的都是那些快速简单的任务。比如下楼买个牛奶什么的。一定不是最重要的任务。 第二个问题，任务清单,很容易让你去做那些紧急而不重要的事情。比如你觉得身体稍微有一点不舒服，就把去医院体检写在了任务清单上，但是迟迟没有去，一旦有一天你病的起不来床了，才想起你早就应该去做检查了。这就把本来重要的事拖成了紧急的事情，这种没有时间节点只有轻重缓急的任务清单，只会逼迫你去做当下最紧急的事。 第三个问题，任务清单会造成不必要的压力。任务清单上满满的待办事项，就是一种不断的提醒，这会让我们喘不过气来。 作者的建议是，一定要抛弃这样的任务清单，去制定一个日历,是什么样的日历呢？这个日历要把每天的时间尽，量精确到15分钟一个区间块。要让你每块时间的安排,都是有节点的。这样做是因为如果你真的想去完成一件事情，就必须要给他留出时间来。而且这一段时间必须是封闭的。 比如你重视身体健康。想每天锻炼三十分钟那就要把它打造成一个每天循环的事项。把每天的这段时间给固定下来，另外，安排日历还要注意几点： 第一重要的事尽量安排在一天的早些时候，这样能给突发事件预留足够多的时间。 第二制定了日历就不要轻易废除他，但可以重新安排。比如你经常中午锻炼。但有一天中午必须得赶飞机。那就可以把锻炼安排到早上去进行。 第三要像遵守你跟医生的约定一样遵守日历。想一下，如果你牙疼的受不,要去看病。你还会接受同事耽误你一分钟的请求吗？当然不会，最好的习惯就是拒绝那些不在规划内的请求。 第四适当安排一些空白的缓冲时间，应对可能的突发事。和日历一样笔记也是一个很好的时间管理工具。作者认为的纸质的笔记本，比电脑和手机更适合记忆。因为当你做笔记的时候，写字速度很慢。你只可能去记起来一些关键词，电脑的打字速度快，你就会不自觉的想把所有的描述写全增加大脑的负担。用纸质笔记本记笔记，可以让你的大脑快速地安静下来，抓住那些转瞬即逝的好主意。 记者分享了几个他个人记笔记的小技巧，咱们可以参考一下。第一每次记笔记之前，都要记录下时间方便以后查找。第二把所有你不想忘记的事都记下来，尤其是那些富有创造性的想法。第三如果你是在会议上第一次见一个人，在笔记上画一张会议桌的图表打名字对应上去，下次见面如果你叫出了对方的名字，对方会对你很有好感。 好了,讲完了这两个实用小工具。现在的咱们来介绍一下高效开会和高效处理邮件的方法。如果投票评选工作中最浪费时间的事情，我想开会一定是票数最多的一个选项。为什么绝大多数人都会觉得会议很浪费时间呢？ 作者认为主要有几个原因，第一的就是会议开始时间往往比计划的时间晚。特别是当开一个几百人甚至上千人的大会时，大家有一种惯性的思维，觉得肯定有人要迟到，会议肯定不能按时开始，所以也都不会准时来。大家加在一起的等待时间就会非常长。第二,通常会议的大多数时间都花在琐碎的小事上，真正的要决定的大事参会的人往往没有决定权。第三会议会打乱自己本来的计划，干扰了手头正在做的事。 那么怎样开会才最高效呢？首先开会之前，一定要制定一个高效的会议议程。这个议程包括第一主题,，要明确会议的目的。在会前寻求与会人员的意见，避免突然出现不相关的议题。第二明确主持人和参会人员。主持人有控制时间的绝对权力，参会的人越少越好。在谷歌会议人员都限制在十人以内。而在苹果更夸张,如果没有一个充分的理由让这个人留在会上，乔布斯就会把他赶出去。 另外还有两个开会的秘密武器。一个是机械倒计时中,这种时钟没有声音只显示会议的剩余时间。这就提醒大家呢随时注意把会议控制在一个合理的时长，另一个是站着开会，乔布斯更夸张,他经常散步开会，研究表明的站着开会能让氛围更融洽，也能让会议快点结束。 会议时长多久比较合适呢?谷歌的前高管玛丽莎梅耶尔一周要开70场会,所以他所有的会议都会尽量控制在七到十分钟，其实和团队的人每天开个碰头小会更高效。这个小会尽量安排在每一天的同一时间，和你的团队每天交流，这样就可以减少很多时间超长的一次性会议，也不用经常回复邮件和电话。 说完开会，现在我们来讲讲如何解决令广大白领都很头疼的邮件处理问题，如何高效处理工作信息，避免他干扰你真正有效率的工作的。根据麦肯锡的调查，办公室职员每天花在阅读邮件和回复邮件的时间平均是二点六小时。 也就是说，我们可能把一天工作时间的三分之一还多的时间花在回复邮件上面。而且更可怕的是更多的实时通讯工具出现了。比如说微信，它可能占据了比二点六小时还多的时间。这种社交媒体在作者看来就是一种认知老虎机，什么意思呢? 老虎机，能给你带来一种快感，你阅读一封邮件或者微信的时候，就好像在拉老虎机的把手。这能让你产生一种期待。你就会像上瘾一样不停的去拆开看你的收件箱和未读信息，而回复和处理邮件，又会给你一种好像做了很多事的错觉，似乎很高产，但真正需要深入思考的事情都还没有做呢。 如果你也有这样的困扰，不妨学习一下作者处理邮件的方法，首先马上取消所有邮件的新消息提醒，这些提醒会干扰你的注意力。无论是震动还是小窗口都关掉他们，因为如果事情真的很紧急，相信他们一定会给你打电话的。 其次用3210的方法，就是每天安排三次时间来处理你的邮件。每次设定一个21分钟的闹钟,然后尝试在21分钟内把邮件清空为零。因为21分钟肯定是不够的，所以你就把他当做一个游戏。因为时间紧张。你就更会集中精力,不受干扰地去处理工作信息而不是闲聊，没有处理完的事情，就留到下一个21分钟。 第三处理邮件的时候,要用四个D原则。四个D也就是 Do Delegate Delay和Delete四个英文单词的缩写。翻译成中文就是“办理、委派、推迟、删除”这四个字。把所有的信息分成这四类,需要马上办理和委派的事情不用多说。需要推迟的事情一定要安排在日历上给他一个必须解决的时间节点。 好了，学习了使用两个高效工具和开会处理邮件的方法，接下来再介绍一个战胜拖延症的好方法。拖延症可以说是现代人的一种常见病，通常的表现的就是把重要的事情无限期推迟，总是去做那些相对简单轻松的事情。 比方说一周后要交一个报告，有时间写的时候迟迟不动笔，一打开电脑就先去刷微博看电视剧。到了最后期限才开始写，最后不得不熬夜完成。这就是典型的拖延症状，拖延症是影响工作效率的一个死敌，那么应该怎样战胜它呢? 首先拖延症跟懒并没有关系。你拖延。一个原因是你缺乏足够的动力。另一个原因是当你在制定目标的时候，低估了未来情绪的力量。第一个不用说，如果设定的目标根本没有想去完成他的动力。谁都会拖延。比如说上级委派下来的任务并不想做，总是要拖到最后一刻。这个解决的办法只能是看你对保住饭碗这件事有没有动力了。我们主要看第二个自身情绪的原因要怎么解决呢? 作者认为无论我们现在觉得未来需要什么，都面临着一种现实的偏差。因为这一刻我觉得猫咪视频更有趣，当下的这个我就不会考虑以后的那个我，为了写不出来报告急哭是有多么痛苦。克服拖延症最好用的方法就是要不断和自己做斗争。对待现在这个你要不去相信它。 举个极端一点的例子，有个女孩为了减肥看到套餐附送的薯条直接把一大罐盐撒在了上面。因为她不相信自己会有意志力不吃薯条。对带未来的那个你要不断的给他播放痛苦和快乐的循环曲。告诉她减肥之后，穿上漂亮的衣服有多美，不减肥身上的赘肉会多么招人嫌弃。 好，第二部分我们介绍了几种高效工作的实用方法。两个小工具，一个是由日立代替任务清单，另一个是用纸质笔记本代替电脑。此外，我们还介绍了高效开会和处理邮件的方法以及对抗拖延症的方法。 最后一步咱们来学习一下作者提出的E3C系统，它能帮助你快速行动起来。我们先来看看E，E是Experience这也就是经历。我们的时间是固定的，但是我们的生产效率是可变的，扩充精力、增强注意力是提高生产效率的秘诀。有哪些保持精力的简单方法呢？作者认为有两个,第一个就是。保持充足的睡眠,这个不多说。第二个是早起,但是这个早起可不是简单的只是早点起床而已,要用早晨的时间举行一个仪式。想冥想、写日记、补水、练瑜伽等等。这样就可以为一天的精力和清晰的思维打下一个很好的基础。 三C是指的什么呢?3C是Capture Calendar Concep这三个词,翻译成中文是'捕捉、日历和专注'。还记得我们说的用笔记本和日历的方法吗?捕捉的意思就是，能把笔记本当成你的另一个大脑随时捕捉新思路，把大脑的负荷转移到笔记中。日立的用法刚才已经说过了，补充一点，就是很多成功人士会给自己的每一天，设定一个主题。比如会议日、团建日、家庭日等等。这样做的好处是可以批量处理类似的任务。最后一个就是专注，成功人士永远走在日程表的前面。不会去理会那些看上去只耽误一分钟的事情，也不会同时处理多项任务。 好了。现在我们来总结一下今天的内容，《高效15法则》是非常实用的时间管理方法，要想提升效率我们需要分三步走。 第一步要转变对待时间的态度。记住四个原则。第一，1440分钟原则，要记住每个人的一天都只有1440分钟。利用好这每一分钟就能提高效率。第二，要事优先原则，制定一个可以量化的第一要务。每天至少花一半的时间为这个第一要务服务。第三，说不原则，拒绝那些对实现目标没有帮助的要求，学会放弃和委派。第四，二八原则,要会分辨哪些是时间上的投入高回报的事情，优先做这些是事情。 第二步学习实用的工作高效方法，首先是两个小工具，一个是要由日历代替任务清单，另一个是要用纸质笔记本代替电脑，另外我们还介绍了高效开会和处理邮件的方法和跟自己做斗争来对抗拖延症的方法。 第三步快速启动高校法则，你需要做到保持精力，随时捕捉想法，设定日历保持专注。 好了，希望读完这本书后，就不要再总说没有时间了，其实要过上高效能的生活，最好的时机永远是现在。 |
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