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在我前面的一篇文章““里，大家已经跟Will一起慢慢建立起每天、每周、每月甚至设定好季度、半年、全年的时间固定支出、例行公事。 那么接下来，我们还要做什么呢？ 虽然我们用简单的财务概念来作说明，但因为时间是连续性、有固定额度的，所以即便Will分成了好多块分别阐述，大家还是要有基本的认知： 时间的使用牵一发而动全身，如果固定支出的投入能够有质量或高产出，那么剩下的时间就也能够让我们有更好的投资报酬率； 另一方面，如果我们不能有效管理每天充斥脑中、需要面对的事务，那么也终究会影响我们的作息、例行公事。 风靡全球的现代时间管理圣经，David Allen的《搞定》系列书籍中，清楚表达了一个概念： 即便我们还是会谈论梦想，但我们大多时候还是被日常的工作、琐事给淹没，这些杂事占据了我们大多时间、精力，让我们产生焦虑、压力。很不幸的，这些琐事多到我们没办法全部记住并如期执行，而未完成的琐事又将产生更多的杂事、焦虑、压力…
举个大家可能都碰到过的场景： 在需要赶时间的时候发现车子没油了、到了机场才发现护照或身份证没带、工作太忙没时间带小孩出去玩、约定了会议时间后才发现自己那时要出差、客户催报告了才想起当时忘记转达相关部门… 然后，这些没有执行到位的琐事，迸发出更多琐事来消耗我们的时间精力：临时找最近的加油站加油、打电话给对方告知可能会晚或另外安排时间再跑一趟、花更多时间安抚小孩、跟客户解释、重新组织人员会议时间或改机票、协调相关部门紧急协助… 注意到了吗？即便我们已经设定了固定支出、例行公事要来捍卫我们的基本生活品质，我们还不算安全。 如果我们不能从杂事脱身，先别说梦想了，这些杂事、琐事会反过来啃噬我们的固定支出，让我们吃不好饭、睡不好觉，例行公事机制崩溃、一夜回到解放前。 当被一大堆紧急事务缠身，我们就会陷入恶性循环的无限回圈，无法自拔。 如果你也有同感，擦擦眼角的泪水，跟着Will一起踏上自我救赎之路吧！ 如何从焦虑、繁琐的事务脱身，时间管理大师叶武滨老师从应用的角度出发，推荐大家使用“行动三角形”：记录、排程、执行。 记录： 就是把所有的事件、所有的想法都记下来，清空大脑，减少焦虑； 记录时只管记下来，不做思考、不做批判；只有这样，才能最做到尽可能没有遗漏。 记录就是把信息从大脑里清空，让我们免去害怕忘记事务的焦虑，也帮助我们把所有未尽事务和想法摊开在眼前，把琐事摊开在阳光下，方便我们之后逐项检视，逐项明确意义、进行排程。 排程： 我们记录下来的事务，要经过这个阶段才能跟我们的实际生活和具体行动产生连结。 这个阶段的产出有清单（项目、行动）、资料库（将来也许、备忘录、参考资料）及日程。 那么记录下来的事情到底要不要做？可采用以下三个问题来落实，也就是叶武滨老师的“一事三问”：要不要做？我要的结果是什么？下一步行动是什么？ 经过这三个问题，我们就能够知道该事项是要放到垃圾桶、资料库（备忘录、参考资料）、或是往下进行组织行动。 在“可行动事项”中，依据是否能一步完成（或简单几步完成，这个拿捏需要经过一段时间的实践才能找到自己的心中那把尺），我们可以再把事项分成“项目”及“下一步行动”。 针对项目部分，Will定期使用“专案管理”的概念来进行。而今天的重点，就是先识别“下一步行动”的细分。 下一步行动Will经过自己的亲身实践，认为4D原则非常科学实用。 4D指的就是：Delete(删除)，Do it(自己做)，Delegate(指派)，Defer(延迟). Delete(删除)：经过再三斟酌或是实际情况有变，确定不需要做的了，就直接删除。 Do it（自己做）： 重要的事情自己做。 Delegate(指派)：那些有其他人能够代劳，或是给其他人做会比自己做更高效的事，我们就可以委托指派给他人。这个时候我们生成一个“指派清单”，让我们可以后期追踪指派对象。 Defer(延迟)：可做可不做的，不十分紧急重要的事情可以推迟执行它的时间。 根据各个事项执行的背景，我们又可以分成不同的情境（context）。例如，“买菜”要出门才能进行，那就设定一个外出清单。“保险咨询”需要打电话，那就放到电话清单… 情境清单的建立，可以实现批量处理，减少“摩擦损耗”，提高效率。 举例说明，今天需要买菜、骑自行车去车行打气、到银行办事、打扫家里以及晾衣服。 我们不太可能先出门买菜，再回家打扫，然后又出门去银行办事，回家写文章，再骑自行车去修理；这样我们花费了大量时间在出门／进门，理想的处理方式是事先做好分类，买菜、修车、银行出门一次搞定，打扫、晾衣服在家一次搞定。 有接触过基础生产管理的朋友也一定知道，同产品一定要尽量一起生产，因为“换线”就意味着产能消耗、成本提高。 经过这个“排程“阶段，我们已经有了项目清单、资料库、指派清单、日程、以及各个情境清单。 基本上，做到这一步，你一定跟Will一样，松了一大口气了，接下来，就是执行啰！ 执行： 执行阶段需要注意的两件事： 1. 清单不会自己完成事项，你必须自己来。 2. 任何光执行没回顾检视的日子，都是耍流氓。 有了设定好的固定支出、例行公事，行动清单、日程...就像你手上已经有了清晰的地图及导航路线，现在你已经大大地增加自己对于时间、人生的掌控程度了。 有效、确实的执行让我们能够继续前行，但我们所追求的，不仅仅是把事情完成、执行任务本身而已； 如果说前面的记录、排程、执行能够让我们脱离琐事缠身的恶性循环、无限回圈，那我们执行后的回顾检视，就是能够开始创造正向的循环，持续升级人生，带你高飞带你high的关键。 这也就是为什么我们需要写日记、做周检视、月检视、甚至年度检视的原因了。一方面我们可以借此发现自己的不足、强化执行能力（无论是工作、兴趣或生活），另一方面我们也能更了解自己、自己的热情、梦想。 现在，相信大家已经掌握了易效能时间管理系统中行动三角形：记录-排程-执行的核心概念与运用要点了，并且有信心能够拨开眼前杂事、琐事的云霾，让阳光照进来。 -END- |
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