时间管理6:时间象限法!直观的分析自己当前面临的问题!

2018-01-23  掌贝店铺...

时间管理6:时间象限法!直观的分析自己当前面临的问题!

时间管理


1 先总体来看看增加“价值时间”的步骤

时间管理的本质是对我们人生的管理,也是对我们常年生活习惯和固有行为模式的改变。显然,这并不是一件容易的事情,所以我必须通过从多个角度来分析,来让大家加深理解。根据我的总结,增加“价值时间”的实施步骤可以分为如下五个步骤:

第一步:搞清楚自己面临的问题

第二步:确定哪些事情是不该做的

第三步:确定可以请别人来做的事

第四步:提高自己做事的效率

第五步:综合实践新的行动方案

大多数人难以把新学到的时间管理方法坚持下去,其根本原因就是还没有完成步骤(1)-(3),就急于尝试步骤(4)-(5),也就是爬都没学会就想跑。这些步骤是需要踏踏实实践行的,否则很容易一开始就面临更加难以克服的困难,导致看不到明显的成效,从而消磨自己的信心和积极性,随后而来的多半也就是放弃。

那么接下里,我们就先来仔细了解增加“价值时间”的第一步。


2 第一步:搞清楚自己面临的问题

2.1 分析现状是一切的开始

当我们面对任何问题时,首先要做的不是冥思苦想解决的办法,而是先要搞清楚现状是什么。问题如果得不到有效的解决,常常就是还没有搞清楚现状,就把时间耗费在解决方法上。这里的关键可以通过归纳整理,再进行量化分析来完成。也就是说,我们应该首先通过把各种信息进行归纳整理,比较具体地弄明白我们到底想要改善什么,接下来我们将对问题进行分解,并按量化的方法进行排序。

下面,我推荐一种分析现状的具体工具:时间投资象限图。通过这个工具,可以让大家比较迅速的搞清楚自己在时间分配上面临的问题。

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分析现状

2.2 画自己的时间投资象限图

这个工具用纵轴“重要度”和横轴“紧急度”把现状分为四个象限,分别包含比较理想的时间使用方法和实际时间的利用情况,通过四个象限的比较,把握理想与现实的差距。

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时间投资象限

“紧急度”的轴线由是否有时间上的限制来决定,例如某一件事是否有明确的最后期限,是否是今明两天之内就必须完成的工作。“重要度”的轴线由行为所带来的收益来决定,这里的收益既可以是物质上的收入,也可以是精神上反馈。能够量化则最好,如果不能量化,也可以通过收益对自己人生的意义大小自行判断。

下面我详细的解释一下四个象限内容。

(1)第三象限:投资的时间(不紧急但重要)

花在不紧急但重要的事情上的时间,是改善时间管理最重要的部分。这些事情具体包括:

—学习、钻研技术等为自我提升而投资的时间;

—运动、增强体能和精力,以保持身体健康和旺盛精力而投资的时间;

—为保持工作和生活之间的平衡,充实人生,而与家人集体活动而投资的时间等等。

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第三象限

这些事情都是非常重要的,但是其中有些事情却常常被我们所忽视,例如很多人都不爱运动,觉得照样能吃能睡,身体没啥大毛病;部分职场老油条甚至也不会继续学习,觉得工作已经驾轻就熟,学了也不会加薪等等。

但是,是否能够有效地利用好这部分的时间投资,将会极大的影响我接下来要介绍的“紧急而且重要”的时间的使用效率,同时直接影响我们的整个时间管理的效果。

(2)第一象限:消费的时间(紧急而且重要)

这类时间主要花在为了获取报酬而完成的各种工作上,具体包括;

—上班所付出有效工作(见客户、写代码、做项目、沟通协调等等);

—通过必要的休息以保持足够的精力(例如午休)等等。

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第一象限

这些活动构成了我们生活和工作的基本形式。这部分时间越高效,人就过得越充实,随之而来的幸福感也会越高。

(3)第二象限:被动的时间(紧急但不重要)

这类事情具体包括:

—没有结果的无休止的会议;

—上下班拥堵的交通;

—工作(生活)中被摊派的而又没有勇气拒绝的事(通常有一定期限,但又没啥意义)等等。

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被动的时间

这部分时间被占用得越多,被迫做事的感觉就会越来越强烈,幸福感也随随之降低。

(4)第四象限:浪费的时间(既不紧急也不重要)

这类事情具体包括:

—随时随地的刷手机打发时间;

—节假日懒觉睡到中午或者午觉睡到晚饭点;

—长时间的玩网络游戏或者和友人不着边际的整晚胡吹海侃等等。

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第四象限

很多人经常说时间不够用,就是把时间花在了这些地方。


2.3 通过画时间象限图,审视自己的时间利用情况

对于大部分的上班族来说,假设1天有16小时是清醒的,他们在“第一象限:消费的时间”上花费的时间大概占整体的60%(工作都超过8小时),在“第二象限:被动的时间”上占20%(上下班堵在路上都有2小时),在“第四象限:浪费的时间”上消耗了大概15%的时间(零碎时间全用来刷手机),用在“第三象限:投资的时间”大概不超过5%。

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普通上班族的时间分配

这样的时间分配结构所带来问题是,总时间的80%都花在了“紧急”轴线中紧急度更高的那边,这些事情大多数与工作有关,紧急的事情越多,劳动时间就越长(无论是否有效),所以我们每天都感觉自己过得挺忙的,长期下去还容易导致工作和生活失衡。

如果在长期在“第一象限:消费”和“第二象限:浪费”上花费大量时间和精力,就不可能有更多、更完整的时间和精力去进行“第三象限:投资”,而只能把这些时间投入“第四象限:浪费”,而事后我们会更加后悔。同时,如果长期不投资又会导致我们自身工作能力更不上市场的发展,影响我们的工作效率,结果就需要在“第一象限:消费”,从而导致恶性循环。


2.4 时间管理的目标

通过分析自己的时间象限图,我们可以总结出进行高效时间管理的关键在于:

(1)缩减“第二象限:被动的时间”和“第四象限:浪费的时间”,增加“第三象限:投资的时间”。

(2)利用“第三象限:投资的时间”,更有效地发挥“第一象限:消费的时间”。

通过时间象限图,我们可以把处于混沌状态的时间分配方式清晰地整理成以上四类,并籍此帮助自己思考如何优化对时间的有效利用。

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有效的时间分配

比较理想的状态是,每天确保30%的“第三象限:投资的时间”,假设我们清醒的时间是16小时,那么每一天保证有5小时左右的投资时间是比较理想的;然后就是把“第一象限:消费的时间”控制在50%以内,也就是8小时的有效工作时间,要达到这一目标就应该避免成为职场“滥好人”(我打算在下一篇文章中分享具体方法),这里聊一聊如何转化时间的性质


2.5 转化时间的性质

为了实现时间管理的目标,我们就必须思考,在不增加工作时间长度的前提下,如何一方面保持整体的平衡,另一方面调整好时间的分配。这里我推荐的办法就是转化时间的性质

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通过转换时间性质建立良性循环

例如将原本属于“第二象限:被动的时间”中“上下班拥堵的交通”中的时间转化为“第三象限:投资的时间”。也就是利用这些时间来学习(可以带上耳机听有声读物)。

利用这个方法,我们还可以把“第四象限:浪费的时间”用来投资,从而不断提高自身能力。同时如果有心,我们在工作中所消费的时间,短期内看起来都是消费,但是如果学会不断总结,从长期来看,这些时间也能成为对自己的投资。

从另一方面来说,如果一直从事比较轻松的工作,短期来看是比较舒服的,但是也会因为危机感确实,而导致自我投资的动机慢慢减弱,自己大量的空余时间也会被浪费掉(打麻将、看泡沫剧等等)。

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把时间用到更有价值的地方

当然,也不可否认,旅游、聚会、唱K、打游戏等娱乐活动可以让自己更快乐,但是需要控制耗费在这些事情上面的时间,另外如果我们能够在做这些事情的同时,附加一些更有意义的事(例如做视频游记、游戏直播、聚会有效社交等等),就能把原本是浪费时间的事情变得有价值,也就是把“第四象限:浪费的时间”转变为“第一象限:消费的时间”。


今天就聊到这里,这些内容看起来都是比较功利的,因为时间管理本身就是如此,管理好自己的人生,不但能够让我们精神上更充实,而且还能让我们更高效的获得物质收益,对于普通老百姓来说,这已经能够解决大部分不愉快的事情了。

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