老板又双叒叕要你改报表？快用数据透视表！

2018-02-05 朱莉 

大家好，我是助人为乐的秋小叶！

吭哧吭哧花了几天时间，好不容易做出了一份漂亮的统计报表。

结果老板说，「我现在不关心这些，给我换个角度分析」。

重！做！？悲剧了……

下面，就让「Excel 小超人」给你支个招吧~

看看下面这样的场景，你会不会眼熟？

辛苦好久，终于做好报表发给老板。

老板回了这么一条信息。

于是，你总结了各地区各产品的销售数量：

老板看了后：

加班加点终于改好了。

虽然内心是崩溃的。。

还是得继续。。

然后老板又想看看，各地区都有多少客户；每个客户都买了几种产品；报表里除了有各城市的数据，还希望有各地区的汇总。。。

如果你也有这样善变的老板，如果你也要经常处理大量的数据，那么是时候学习一下数据透视表啦！

数据透视表作为 Excel 中非常重要的一部分，我打算分成几次来写。今天重点写写，Excel 数据透视表的布局。

使用数据透视表

在开始使用透视表之前，要做的是，想好你希望数据以什么样的方式展示？

比如是将产品用做列标题，还是行标题？想好之后就可以开始后面的操作。

在鼠标单击源数据区域中的任意单元格后，点击菜单栏【插入】—【数据透视表】—选择将数据透视表放在「新工作表」，或者是「现有工作表」中的某个位置—点击【确定】。

如上图中，我选择的是将透视表放置在「新工作表」中。

所以，点击确定后，Excel 会自动插入一个新工作表，同时出现如下图中的样子。

然后，根据自己想要的大致布局，将上图右上部的字段，拖到下面的四个框中。

方法就是，想让哪个字段出现在什么位置，就将它拖到哪个框中。

如下方动图所示：

下图展示了透视表的四个区域。

用同样的方法，将所有需要的数据「摆放」到位后，就可以得到一个基本的数据透视表。

改变数据透视表布局

数据透视表跟普通的数据表格相比，很大的一个优点就是：布局的灵活易变。

且这种灵活性体现在很多方面：

❶ 各字段的位置灵活拖动

如下方动图所示，想怎么展示，就怎么展示：

❷ 修改报告格式

当选中透视表中任意单元时，Excel 会自动感应出「分析」和「设计」两个选项卡。

在「设计」选项卡，最左侧的「布局」中，分别是「分类汇总」、「总计」、「报表布局」和「空行」4 个下拉菜单。

下面我们就看看，这 4 个下拉菜单分别能起到什么作用。

报表布局

报表布局有以下几个选项：

压缩形式：多级行字段合并到一列中显示；

大纲形式：每级行字段分别在不同的列，且在不同的行中显示；

表格形式：以常规表格的形式展示。

另外针对项目标签是否要重复显示也可以选择，选择【重复所有项目标签】，则所有空白的字段都将重复显示同级的内容。

同时，在选择了【以表格形式显示】后，可以让有空白行字段的位置，以合并且居中的方式来显示。

方法是：在透视表中任意单元格点击鼠标右键，点击【数据透视表选项】，然后在「布局和格式」选项卡中，勾选【合并且居中排列带标签的单元格】即可。

分类汇总：

根据需要还可以选择显不显示分类汇总，或者是在组的顶部或者底部显示，都可以在【分类汇总】按钮中实现。

除此之外，也可以使用在某个行字段单击鼠标右键，点击【分类汇总字段】或者取消点击，以实现同样的功能。

总计：

「总计」这个选项更加直观，要显示或者不显示行/列总计，点击【总计】下拉菜单中对应的按钮即可。

空行：

有的时候为了更明显地区分各类数据，希望在不同的项目下面插入空行，这个操作在「空行」列表中就能实现。

取消插入空行，选择列表中第二项删除即可。

数据透视表的布局是灵活多变的，但是具体要使用哪一种，还需要大家根据工作的需要来选择。

选取最优化的显示方式，更好地展现想要表达的内容。

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▌关于本文

作者：朱莉，一位 Excel 玩得溜的工程师妹子。