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一、目的 为创造整洁、舒适的办公环境，贯彻“易取”、“易放”、“易管”的原则，保证办公室区域物品精简，提高员工工作效率，树立良好的企业形象。 二、适用范围 适用于各单位的所有办公室、班组及会议室的6S管理工作，每个工作成员都有责任保持、改进办公环境。 三、实施办法 1. 根据办公室的面积及存放的办公桌、椅、文件柜、饮水机等物品情况，对办公室进行功能划分、合理摆放，使通道合理且畅通，工作起来方便、高效。在办公室入口墙上张贴办公室布置图，且布置图应与办公室实际布置一致。如图： 2. 办公室内应定期打扫卫生，保持室内干净整洁，做到窗明几净，桌面、茶几、柜顶没有浮尘，死角清扫彻底。设施管理达到门窗无脏污、地面无杂物及积水、墙壁无涂画无随意悬挂物、天花板无蜘蛛网。 3. 办公室所有物品实施定位摆放，定置图及各种标识齐全、规范、统一。如图： 4. 个人办公桌上规定定置摆放以下物品：计算机显示器、音箱、文件架、鼠标（鼠标垫）（如无键盘托也可摆放键盘）、水杯、笔筒、岗位标牌、公司徽标、电话、台历、抽纸盒。横放的文件架的数量不得超两组。办公过程中桌面可规范摆放少量的笔记本、报刊书籍和文件，摆放时要整齐规范。公用办公桌用于摆放公用物品，必须按照定置管理要求定位摆放，使用时需移动的，用后要及时复位至定位标识上。 5. 计算机主机，应摆放在办公桌下面。卧式的可摆放在办公桌面上，显示器则要摆放在主机上，以节约桌面空间。 6. 并列工位的办公桌上的物品应对称摆放（鼠标除外），前后工位的办公桌上的物品应摆放一致。独立办公桌物品摆放，应视同一办公桌摆放关系而定，一前一后的，摆放应一致，面对面的，则摆放对称（鼠标除外）。不同办公室的，办公桌面定置摆放应统一。 7. 工位办公桌的隔墙上，可视个人办公需要，张贴少量的电话表等，应整齐美观。 8. 所有的办公桌上面不得摆放零食、水果等食品。 9. 其他的办公用品，如独立办公用的打印机、传真机、扫描仪、尽可能放到配桌上。 10. 办公室内的清洁用品放在固定位置，并有相应的标识。 11. 办公室、班组内的垃圾篓应定置摆放固定位置，垃圾篓及时清理，盛放以不超过2/3为标准。垃圾篓周围不得有杂物和垃圾，不得有水渍。 12. 茶几上的茶具、茶叶罐等物品摆放整齐，不用时小杯要放回，茶根和泡过的茶叶及时清掉，茶几上无茶渍，无散落的茶叶。 13. 沙发、座椅上不放杂物，不堆放衣物。 14. 饮水机水槽有积水及时倾倒，接水部位保持清洁，不得有茶渍或其它饮渍。办公室内水桶不宜多放，空桶要及时清走。 15. 抽屉内物品实施分区摆放，防止物品拥挤混乱、不便取用。如图： 16. 文件柜应摆放整齐，并统一在文件柜左上角同一位置进行标识，标识要明确部门、责任人、文件资料类别等；文件柜内合理划分各层功能，分类摆放，标识明确、统一，对于存放在同一层且存放类别不同的文件，在放置区域分别贴上相应的标识，避免混肴；文件盒摆放顺序满足一目了然的原则，可用编号次序区分，也可用渐变标识进行区分，每个文件盒内部根据存放文件内容设置明细表，采用颜色或编号对文件进行标识，以便能快速查阅相关资料；定期清扫文件柜、文件夹，保持干净、整洁；定期清理文件，及时淘汰旧版本的文件，不相同内容的文件保存多个版本。需要保留多种版本的，应以文件发布年月命名文件版本后再保存在同一文件夹内，并在存放文件内容明细表中注明。如图： 17. 废弃的文件资料，涉及泄漏公司商业秘密的，不得直接抛弃，应使用碎纸机处理。 18. 办公室、班组的柜子顶部除少量吊兰类的盆景和安全帽外，不得摆放其他杂物。 19. 办公室、班组内衣服、安全帽不得乱挂乱放。办公室安全帽应统一放到柜子顶部，靠外侧的边角处。班组的安全帽应设置定位，按定置管理要求摆放。办公室内不得凉衣服、袜子之类的东西。 20. 班组设置管理看板或宣传栏，合理规划看板版面和功能区域，各功能区域主题明确且内容可依、随时更新。 21. 班组负责保管的工器具和材料，应分类定置摆放，较小的材料可使用盒装，不得散放。需要倒班交接的，应按照交接班制度执行，妥善保管，不得丢失，不得乱拿乱放。个人物品，应与公用物品分开，且遵循定置摆放的要求。 22. 班组活动的附属区域内的物品不得随意挪动位置。 23. 盆栽花卉粘贴保养卡，明确责任人及养护方法。 24. 计算机桌面管理。计算机桌面背景，公司各部门应使用下发的统一背景图案（闽达、各项目部和驻宁德发电公司办事处除外）；计算机桌面可临时保存文件或文件夹，阅后及时删除。不可大量存在文件或文件夹，常用文件或文件夹可生成快捷方式到计算机桌面。计算机桌面在安装程序时，生成较多的快捷方式，如Word，AutoCAD等，这类文件都默认直接运行其对应的程序，所以，此类快捷方式可从桌面中删去，不予保留，做到简化桌面。 25. 电子文件资料的管理。可将计算机的分区盘符（如D盘、E盘、F盘）等进行功能划分。例如，D盘存放工作类文件，E盘存放个人文件，F盘存放各类应用软件。将各分区盘符下的文件进行分大类，大类下分小类，将文件分别存放在各类文件夹内。如果以大类为一级文件夹，下级为二级文件夹，再下级为三级文件夹，以此为原则根据需求设置，实现一级目录为文件夹，二级目录开始存在文件或文件夹（请看示意图），但不可在同一级文件夹内既存在单个文件又存在文件夹。各盘符下和一级文件夹内不得保存文件。公用计算机如运行值使用的计算机，应在D盘内建立以使用单位为名称的文件夹，用于本班组、运行值的工作资料的保管。其分级目录与其他计算机的要求一致。建议不要保管个人资料，如需要，在本班组或本值的文件夹内建立个人文件夹，再以个人名字命名文件夹后，存放个人文件资料。 26. 各单位、各部门可根据实际工作情况，按上述要求统一进行电子文档的管理，在每台电脑桌面上设置索引文件（特殊部门除外）。 27. 定期检查电脑、打印机、碎纸机、复印机等办公设备的功能状态是否良好，对损坏设备进行修复，不可修复的根据《废弃物品确认程序和废弃流程》申请报废。 28. 电源、通信线及数据线束用扎线捆扎固定，不得凌乱。接多路电源的公共插座，每个电源线要做好标识。电灯开关应对照相应电灯做好标识。对地面、墙壁、天花板上电源开关、电源插板、风扇、灯管等电气设备，消除其可能的安全隐患并进行定位标识。如图： 29. 办公室、班组在工作期间着装整齐，行为举止文明礼貌，不得聚集闲谈或大声喧哗。无常流水、长明灯等浪费现象。 30. 各个会议室按照部门管理权限，确定会议室管理责任人，明确管理职责，应在会议室合适位置张贴管理职责。各种用品整齐摆放，标识齐全，饮用水瓶及烟灰缸及时清理，保持整洁。 附录一：计算机电子文档存储结构： 根目录 一级目录 二级目录 电子文件资料管理示意图（说明：红色标识强制规定，蓝色标识建议规定） 附录二：索引文件目录样式： 生成索引文件简单方法（生成D盘目录的方法）：开始→运行→输入cmd→跳出黑屏窗口，显示C:\Documents and Settings\Administrator>→输入 “D:”，按回车键→输入“tree”，按回车键→生成一个D盘的树状目录→在该目录上点击鼠标右键→选择“全选”，不要挪动鼠标，按回车键→在桌面上新建记事本文件→打开→在键盘上同时按下“Ctrl” “V”→保存记事本文件即可。 |
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