岗位说明书（二）：推行步骤和注意事项

原创 2018-02-17 韩斌斌 杏林数豆者

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岗位说明书（一）推送之后，我认真回顾了这个项目五年来推动的细节，反思了逻辑上的漏洞，并组织财务骨干进行了讨论，在除夕晚上又请教了陈虎老师，凝练出下面的思考。本文第一部分和第二部分是部门的视角，第三部分则是单位的视角。

第一部分：推行步骤

第一步，部门梳理流程和岗位。

根据部门职责，梳理工作内容和业务大类，为每个业务大类制定出明确的工作流程图。

根据流程图，确定岗位如何设置，以及岗位人数分布。根据工作量的不同，岗位设置可以是一人多岗，也可以是一岗多人。

部门将确定的岗位名称、岗位职责下发给具体岗位。

第二步，员工撰写岗位说明书。

各岗位根据下发的任务，查阅资料，系统思考，对照流程图，做岗位分析，按照岗位说明书的模板完善相关内容。

第三步，小组讨论。

班组长组织组内岗位集中讨论，看任职条件是否合适，工作内容和要求是否阐述的完整、文字表达是否准确，前后端工作是否了解正确，应知应会是否全面等等。

第四步，部门审核。

部门组织对岗位说明书逐一审核，确保内容完整、职责明确、表达浅显易懂。为了让大家对岗位说明书的理解没有分歧，最好组织专门的岗位说明书撰写汇报和专家评审。

第五步，定期修订。

一般说来，每年都要组织对岗位说明书进行补充、完善、改进。除了每年一次的修订，在岗位轮转时，也要求离岗人员对岗位工作进行思考、回顾、整理经验和技巧，融入丰富到岗位说明书中去。

第六步，岗位评价。

要定期对岗位工作质量进行评价。评价方式包括工作检查和正式汇报。部门要组织骨干建立质控小组，定期对岗位工作进行全覆盖的检查和评价，并将相关意见反馈给岗位人员。对新入岗职工，要加大岗位检查的频率和级别。正式汇报指定期组织所有人员就履职情况进行统一汇报。我们医院财务团队每年都以岗位说明书作为蓝本，逐一汇报对工作岗位的职责理解，每项工作开展情况和开展数量，创新点和思考。通过岗位汇报，可以很直观的了解到每个岗位对工作的理解深度和工作强度，专家和评委会给出专业性的建议，岗位人员要据此修改岗位说明书。

第二部分：注意事项

第一，要成立岗位说明书项目小组。小组成员由业务骨干组成，负责部门层面流程的梳理和明确、岗位的设计，负责岗位说明书审核，以及常态化的检查督导岗位工作。

第二，岗位设置要考虑工作的相关性，同时也要考虑内部控制中“不相容职务”的要求。

第三，岗位说明书的撰写要细致、直观、准确、浅显易懂，最好有图有文字。优秀的岗位书应该做到不同人理解起来没有歧义，新职工看了对岗位工作有比较清晰的了解，可以照本开始工作。

第四，岗位说明书要和日常工作相吻合。审核小组要将各岗位工作产出和工作描述进行对照，看有没有缺项或者描述不准确的地方。

第五，岗位说明书的修订要常态化。修订的原因一是单位或者部门工作流程的改变，会引起岗位设置和岗位职责、岗位内容的同步变化；二是员工对岗位的理解会不断深入，会分享更多的经验和技巧到岗位说明书中去。

第六，和其他措施（工具）同时使用。岗位说明书是强化岗位管理、提升工作质量和工作协同的工具之一，和其他措施或者工具同步使用才会发挥出更好的效果。例如，AB岗制度，岗位说明书的撰写由A和B岗共同参与，重大工作由两岗共同参与、共同完成，轮岗时则由B岗接替A岗，会有效减少岗位交接的难度。

第三部分：

组织层面及延伸思考

组织层面如何推动岗位说明书这个工具的使用？包括部门职责划分、岗位设置等初始化工作，岗位说明书的定期更新，岗位工作的评价等等。

理论上讲，组织层面和部门层面推行的原理是一样的，应该首先按照顾客视角业务的开展步骤和内部人、财、物这些管理要素的运行特点来梳理工作大类和工作流程，根据流程图设置岗位，根据岗位内容汇总形成部门。问题是，组织往往是先有部门，后有岗位说明书工具的使用。岗位说明书启动时，部门已经是固化的了。组织层面到底有几条业务流，流程怎么确定，没有人能说得清。所以，在组织层面，推动这项工作，第一种方法，可以从部门起步。部门完成所有岗位的说明书之后，由人事部门根据各部门的工作职责和业务流来形成组织层面的业务流，之间的偏差由项目小组审定后下发给各部门修订，通过几上几下的迭代，用中间层逐步拉通单位层面的流程贯通并逐步形成共识。

第二种方法，和部分层级的推行步骤是一样的，先在单位层面梳理流程，然后确定岗位，再根据岗位整合为部门。这也意味着，岗位说明书的实施、撰写、持续改进本身就是组织架构、职责权限和流程再造的一个工具。组织层面流程的梳理，可以使用由APQC（美国生产力与质量中心）制定的PCF工具（流程分类框架），建立单位的“流程字典”并不断动态维护，来确保流程的完备性、规范性。“流程字典”可以帮助高层人员从流程角度通览组织，从水平流程视角来理解各项业务和管理，而不仅仅是垂直视角。

岗位说明书的组织、撰写、汇总、审核、修订是一项庞杂的工作，如果能够借助合适的软件应该会事半功倍。这样岗位的职责、岗位的产出（包括表单、数据、标准时间等）可以在流程上凸显，更加直观，也更便于岗位之间、部门之间的协同。应知应会的内容也可以直接导入到系统中方便查询。岗位说明书信息化之后，应该和OA、ERP系统进行对接、印证。

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年

快

乐

最后，感谢陈虎副总裁的专业指导以及热情、无私的资料分享，感谢研究小组成员高秀丽、范嵘、陈淑慧、吴文平、张红章、吕振华等童鞋的分享和建议，也非常希望IT人士推荐合适的岗位说明书应用软件给我。

新年快乐！