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01  02  上述这些问题，在日常管理中经常遇到。之所以出现这样的情况，是因为，对于工作，形成组织的最小单元，我们缺乏系统、全面、细致的分析，描述和评价。 03  所谓管理，就是管“事”理“人”，这里的“事”就是工作。 最近有人提出，在移动互联网时代，“以人为本”已经不合时宜了，应该“以事为本”。原因是：组织中的很多矛盾都是角色冲突，“以事为本”通过工作的推动、矛盾的解决推动角色的职责变化，进而推动组织的进化和迭代，才是在外界环境越来越不确定的背景下组织最好的选择。 04  工作是人进入组织的中介，因事设岗而不是因人设岗，在市场环境中，用不变的工作来管理变化的人。 05  相近的工作形成了岗位，相近的岗位形成了部门，不同的部门组成了组织。在我们的常识中，逻辑似乎正好相反，先有组织，然后是部门，然后才是岗位设置。后者是组织臃肿、效率低下的原因所在。 06  工作分析是一项重要的基础性管理工作。 它也是非常复杂、繁琐和极具挑战性的工作。 第一，它对工作分析的实施者有较高的专业素质要求，如果缺乏必要的专业常识和专业经验，很有可能需要多次的返工； 第二，工作分析不是一项立竿见影的工作，虽然它对人力资源管理其他功能的影响是巨大的，但它很难为企业产生直接和立即的效应。 但是，如果没有扎实的、有效的工作分析，科学管理、精细管理就成了无源之水、无本之木。 当我们以工作分析为基础完成了对岗位的工作描述之后，我们就已经建立起了整个人力资源管理的核心。 07  工作分析的结果可以应用到人力资源管理的多个方面。 需要说明的是，这里所说的人力资源管理，实施主体并不都是人力资源部，各个部门的管理者是各部门人力资源管理的主体。 08  从六个方面来分析工作 09  职能又称为功能、作用，是岗位存在的意义所在。 10  病人求医问药的需求一直都存在，但医院并不是一直都有，是西方医学发达之后，才形成的特有组织形态，随着医学专业的细化越来越庞大。因而，医院也未必会一直存在，移动互联网技术改变医疗服务的提供模式和医患沟通模式，基于医疗服务的保障岗位和管理岗位职能也会发生变化，岗位数量和岗位内容也会随之改变。 11  就行政后勤部门而言，岗位的职能可以分为两大类。一个岗位往往会具有两种职能。 12 工作标准，如果有法律法规、行业规范，就要尽量遵循，如果没有明确的规定，就要从效果、效率、效益几个方面建立标准。事实上，前者往往也是依靠后者的原则建立的。 13 例如，收费岗位的工作标准，首先是遵循相关的制度。其次，要从几个方面来考虑。前三个是服务对象的视角，后者是内部管理的视角。 14 分析工作内容，要从三个方面来思考。 第一个是工作对象。对于服务型工作，工作对象包括服务对象和工作客体。例如，空调维修工人工作对象是空调，服务对象是全院职工。管理职能的对象往往就是人和人的行为。工作对象，是评价工作效能的出发点和落脚点。 第二个是工作事项，描述工作主要干什么事，办事的流程和步骤是什么，办完事产出什么结果。譬如，空调维修，应该描述主要的步骤，工作产出是空调保持正常运转。 第三个是工作信息。要清楚描述工作活动依赖的信息及来源，信息的加工过程和方法，信息传递的方向。信息要素大家往往会忽略，觉得完成工作步骤，服务对象满意就OK了，其实信息的处理工作也很关键，它是协同管理和协同工作的基础。例如，空调维修，信息来源是各科室的通知，要记录的信息包括空调的编号，维修工人的名字、维修的时间、使用的材料、支付的费用（如果外包的话）等。相关的信息要传递给相关人员，作为日常管理的资料。 15 例如，库房管理，这个岗位有两个职能。一是办理验收、储存、出库等保障业务，服务对象是各个部门，工作对象是各种物资，需要处理的表单来自采购部门的订单，需要通过把验收复核的要素记录下来，载体是验收单，相关的信息会传递给直接上级、财务等岗位。二是库存物资管理职能，主要任务是计算合理采买批次和采买数量，保持合理库存，既不造成挤压和过多的资金占用，也能保障临床使用。判断信息来自于历史数据，工作信息要传递给采买计划岗位。 16 工作环境主要是物理环境，有些岗位对湿度、温度、采光等有明确的要求，大部分行政岗位都是室内工作。工作工具对后勤岗位而言就是必备的加工工具，对行政岗位就是办公家具和电脑等。因而，工作条件，对行政岗位而言，并不是必填要素。 17 工作关系是描述岗位在组织中的位置，在流程中的节点。管理层级不同，描述同一个工作时措辞是不同的。例如，文件办理这项工作，对于文字岗位是起草，对于中层是审核，对于高层是签批。 18 分析任职条件，是为了选择合适的而不是最优秀的员工来充实岗位，做到人岗相洽。 美国福特公司，对T型轿车生产工序对工人的要求进行了详尽的阐释。949道需要强壮、灵活、健康的成年男子；3338道需要普通身体的男工；剩下的工序可有女工或者大龄儿童承担。其中：50道工序由没有腿的人来完成；2637道工序由一条腿的人来完成；2道工序由没有手的人来完成；715道工序由一只手的人来完成；10道工序由失明的人来完成。 你看，任职条件的细分，既可以很好的履行社会责任，也为薪酬精细制定、人力成本合理管控打下了基础。 19 为保证工作分析的质量和效率，至少要遵循五大原则。 20 工作分析非常繁琐，需要多次讨论，比较耗费时间精力，要选择合适的时机来开展。 21 工作分析非常重要，类似于打地基，打好地基后，如果不继续盖楼，地基是没有用处的。也就是说，工作分析的结果要循序渐进的应用，应用过程也促进工作分析的质量迭代。 22 每项工作都是在系统中发挥职能的，工作分析考虑的是应该做的事，工作流程和工作标准也要从系统的角度而不仅仅从节点上来考虑。例如，超市称重岗工作流程是：第一步锁袋，第二步称重，第三步贴条码，第四步第二个品种锁袋….最后一个步骤是将贴好条码的各个袋子装到一个大袋子里，顾客提着去交费。这个做法从称重环节看，没有毛病，挺好的。到了收费岗位，收费员会把菜袋一个个拿出来，扫码，收费，然后把菜袋一个个再放进大袋。从这个环节看称重岗位，工作流程就应该改变为，第一步，找大袋，然后把所有的菜品条码都贴在大袋上。这样更方面后面的工作。 组织存在的意义，从经济学上来讲，就在于组织价值大于每个个体价值之和。而组织价值的实现，依赖于规模效益，也依赖岗位之间基于系统的协同。 23 岗位分析要体现岗位职能，也就是岗位存在的目的。对于服务保障类岗位，工作分析要起源于服务对象的需求，终于需求的满足。对于管理职能岗位，工作分析要起源于目标，着眼于问题，终于管理对象行为的改变和管理目标的实现。这也是工作分析特别是管理岗位需要持续改善的原因（这个问题解决了，新的问题出来了，相关的工作内容就会改变）。 24 医改政策不断深化，外部市场不断变化，组织行为将随之变革，工作的分配也将发生改变。与此同时，技术的进步，工作熟练度的提升，也会改变工作的内涵和外延，导致组织分工方式和管理方式的改变。 因而，工作分析是一个连续的、动态的工作，工作描述和任职资格要求都要随着组织架构的调整和部门职能的转变而相应地变化，所谓“一劳永逸”的工作描述和任职资格要求只能是一纸空文，发挥不了作用。 25 26 小组成员的选择很重要，直接关系到工作分析这项工作的推动情况和工作质量。要有一定比例专业素质高、综合能力强、工作经验丰富的成员。 27 分析小组承担着工作分析项目实施设计者、辅导者、帮助者、协调者和督导者多重角色。 28 岗位分析时，大家往往一上手先梳理自己所做的，这是不科学的。系统分析和流程梳理是岗位分析关键的一环，这个过程帮助我们明白哪些是应该做的。以固定资产管理岗位为例，需要从医院层面梳理的业务流程有7项。 29 工作日志法可以作为第一种方法的补充。 30 31 32 33 34 这个图表的实质是把工作分类、分层，便于归纳统计。 35 岗位说明书是工作分析的结果展示。岗位说明书的编写以工作分析作为基础。 36 37 经过科学工作分析形成的岗位说明书对强化工作日常管理等方面非常有意义。 38 岗位说明书至少包括八大要素。 39 40 41 不同岗位需要不同的能力，不同能力需要不同的描述。 42 43 这是描述工作职能时从业务的角度可能使用的词汇。 44 这是描述工作职能时，从管理层级和业务节点两个方面来考虑，可能使用到的词汇。 45 46 描述工作内容时要注意三点。 47 48 这个模板更全面细致一些。 49 这个部分体现管理者对一线岗位的督导检查，应该体现一定的频率。 50 这个部分是岗位工作经验的汇总，通过多次修订、多次讨论，最终变成团队智慧的结晶。 51 这是岗位必须掌握的知识。 52 模板案例。 53 这是分析小组应该做的工作。还应该包括工作推动的时间安排等。 54 在这个环节，要进行必要的培训。 55 讲评的过程是管理者、分析小组和岗位述职者就岗位工作交流互动的过程，可以清晰的看到每个岗位对所承担工作的认识水平和履职情况。应该根据点评的内容完善岗位说明书。 56 每个岗位都设置AB岗。在实施过程中，重要工作的布置，工作分析的开展，岗位说明书的编写，A岗为主，B岗也要参与进来。轮岗时，B岗顺接A岗，这样可以实现岗位交接的无缝对接。 57 每轮岗位说明书可以装订成册，作为档案保存。一方面，资料汇编可以作为新入职职工和新入岗职工的参考工具，缩短新工作适应期。另一方面，也为下一步的工作推动树立标杆，促进工作分析持续深化。 58 财务部门开展岗位说明书编写工作已经4年，应该说，对工作质量的提升、工作效率的提高、岗位之间的协同、团队专业度的提升起到了积极的作用。 59 也希望大家通过扎扎实实的工作分析和岗位说明书编写活动，让各项工作更加科学更加精细，各项工作质效持续改进，让职工专业素养不断提升。 |
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