|
一、背景交代 执业过程中，发现很多HR小伙伴对入职登记表不屑一顾，认为它就是一个小小的表格，没啥作用，实务中，大多也是随便在网络上搜索一份将自己公司名称换上就以为万事大吉，入职时，也是随手扔给员工自己填写。 真可以这么随便吗？在这里，哥要明确告诉你——你小心点！ 不信！先甩上几个案例吓死你！  二、案例分析 【案例1】 张小菊（化名）1996年12月入职D公司，从事花模定型工作，于2011年10月6日离职。D公司与张小菊于2009年8月10日曾签订协议，双方约定该协议有效期为1年，自1996年8月10日生效，至2010年8月10日终止。2011年10月6日，张小菊因产品质量问题与D公司管理人员发生矛盾，被D公司辞退。后张小菊申请仲裁，请求D公司支付1996年至2011年期间的经济赔偿金。 D公司辩称1996年12月张小菊第一次入职D公司，2009年5月6日张小菊离开D公司，D公司通过张贴通知告知张小菊“在2009年5月10日回厂报到，如超过15天未回厂上班视作自动离厂处理”，但是直到2009年5月25日张小菊仍未上班，也无任何回应。D公司认为双方于1996年12月发生的劳动合同关系已经协商解除。直到2009年8月10日，张小菊再次到D公司求职，于是双方重新建立了新的劳动合同关系，并签订协议。因此D公司认为本案双方劳动关系的起算时间应该为2009年8月10日。但是，D公司无法提供张小菊其不辞而别的情况下将其旷工事实并以此为由解除劳动合同的送达证明。也无法提供在张小菊第二次入职时的入职登记并让张小菊签名确认，从而无法确认第二次入职时间。最终，仲裁机构和法院均认定张小菊于1996年12月入职D公司，2011年10月6日离职，并最终判决D公司应向张小菊支付1996年12月至2011年10月6日期间的经济补偿金。  案例分析 根据《劳动合同法》的规定，经济补偿的数额与劳动者的工作年限成正比例关系。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条规定：“因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。”据此，用人单位与劳动者就劳动者的工作年限发生争议的，由用人单位负举证责任，否则，劳动人事争议仲裁委员会、法院将采纳劳动者关于其工作年限的主张，这显然对用人单位不利。法律之所以如此规定，是因为用人单位对劳动者负有管理职责，也即关于员工姓名、性别、公民身份号码、户籍地址等个人身份信息，居住住址、联系方式等通信信息以及用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等有关劳动管理信息均应由用人单位采集、管理。因此，由用人单位承担举证责任合情合理，如果将此举证责任规定由劳动者承担，显然是赶鸭子上架，有违常理和法理。对此，一系列的法律法规对此进行了详细的规定。其中，《劳动合同法》第七条规定，用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。《劳动合同法实施条例》第八条对此进一步细化，规定职工名册，应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。劳动合同解除或终止后，《劳动合同法》及其实施条例规定，用人单位应当提供解除、终止劳动合同的证明，写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。地方性的法规中例如新修订的《广东劳动保障监察条例》也进行了相同的规定。因此，用人单位很有必要完善劳动者的入职登记、职工名册等用工台账的管理。这不但有利于方便用人单位的用工管理，也有利于避免承担不必要的劳动法律责任。 本案中D公司作为用人单位，对其员工承担管理责任，也即对张小菊入、离职时间等内容应当有详细记录并让张小菊确认。在张小菊第一次离职时应当要求张小菊提供其签名的离职申请表，在其不辞而别的情况下，应当将其旷工事实并以此为由解除劳动合同的送达证明备案。在张小菊第二次入职时，应当重新就入职时间等信息进行入职登记并让张小菊签名确认。由于D公司未能提交这方面的证据证明张小菊的任职时间，而双方于2009年8月10日签订协议的行为并不能证明双方实际建立劳动关系之日即为2009年8月10日。故法院依据举证责任的分配及本案相关证据判令D公司承担向张小菊支付1996年12月至2011年10月6日期间经济补偿金的责任。 看看，就是一张小小的入职登记表，导致D公司白白多支付了13年的经济补偿，你说亏不亏？  【案例2】 张三在深圳某公司做业务员，2008年3月3日，张三因家里有事情向公司请假5天，假期满后，张三一直没有回公司上班，公司就根据员工手册的规定，认为张三已连续旷工10天，视为自动离职，公司于2008年3月24就在公司内部做了通报，说张三已经自动离职了。2009年5月12日，张三申请劳动仲裁，要求公司支付工作期间的加班工资和业务提成。公司答辩称张三已经于2008年3月24日起就自动离职了，其在2009年5月12日才申请劳动仲裁，已经超过一年的申诉时效了，请求驳回张三的仲裁请求。 庭审过程中，公司声称没有张三的通讯地址，无法向张三送达解除劳动合同通知书。 劳动争议仲裁委员会认为，根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》的规定：因解除或终止劳动关系产生的争议，用人单位不能证明劳动者收到解除或终止书面通知时间的，劳动者主张权利之日为劳动争议发生之日。张三虽然于2008年3月24日就已经离职了，但是公司并不能证明张三已经收到解除劳动合同的书面通知了，因此，公司辩称张三已过申诉时效的理由不成立，后根据相关举证情况对案件做了裁判。 案例分析 从这个案件中，我们可以看出相关法律文书送达的重要性。 但是，有些公司会说，张三都已经自动离职了，人都不知道去哪了，我们怎么送达啊？这里买一个关子，且看后面的分析。  【案例3】 王某于2009年3月28日进入某公司务工，该公司并未与其签订劳动合同，只让其填写了一份员工登记表，登记表上约定姜某工作期限为两年，即自2009 年3月28日至2010年3月28日止，同时约定王某的职务为销售经理，月工资为5000 元，每日工作时间为8小时，但该公司未按月支付王某工资，仅每月支付其50% 工资作为生活费。2009年7月28日姜某因某公司开发室合并而停工，王某要求结算工资，该公司同意。王某3月28日至7月28日的工资总额为20，000元，扣除已借支10，000元，剩余工资为10，000元，该公司于2009年8月7日出具了该工资结算单，并于当日支付了姜某工作期间的全部剩余工资10，000元，王某也在该工资结算单上签字注明“工资清”字样，王某领取了该款项后便离开公司。 2009年9月3日王某要求某公司支付其2009年3月28日至7月28日工作期间未 签订劳动合同两倍工资共计人民币20000元（40000元扣除已领取20000元）。 请问：某公司是否应当支付王某双倍工资？ 【案例分析】 本案是一起用人单位结清劳动者全部工资后，劳动者以未签订书面劳动合同为由要求支付两倍工资引发的劳动报酬争议案件。 《中华人民共和国劳动合同法》第16条规定：“劳动合同由用人单位与劳动 者协商一致，并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效。劳动 合同文本由用人单位与劳动者各执一份。第17条规定，劳动合同应当具备以下条 款：（一）用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；（二）劳动者的 姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；（三）劳动合同期限；（四） 工作内容和工作地点；（五）工作时间和休息休假；（六）劳动报酬；（七）社会 保险；（八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；（九）法律、法规规定应当纳 入劳动合同的其他事项。”员工登记表是劳动者在入职时单方登记的表格，用人单位未在该登记表上签字盖章，该登记表仅有一份，且其并不具备劳动合同中必须约定的九项内容，不能明确约定用人单位与劳动者双方的权利、义务，故员工登记表与劳动合同并非同一概念，不能将其视为劳动合同。劳动合同的订立、形式、内容等方面都必须具备法律规定的程序及要件，故本案中王某的员工登记表 不能视为劳动合同。 用人单位结清劳动者工资后，劳动者是否有权申请支付未签订劳动合同两倍工资。《中华人民共和国劳动合同法》第82条第一款规定：“用人单位自用工之 日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支 付二倍的工资。”故劳动者同时可以申请支付未签订劳动合同两倍工资。  【案例4】 朱某于2011年6月30日入职某公司，担任人力行政部员工，负责员工档案管理工作。2011年8月17日，朱某以电子邮件的方式向某公司提交辞职报告，随后向仲裁委员会要求该公司支付其2011年7月30日至2011年8月17日期间未订立劳动合同的两倍工资差额。仲裁裁决该公司向朱某一次性支付2011 年7月30日至2011年8月17日期间未订立劳动合同的两倍工资差额。该公司不服仲裁裁决，遂向人民法院起诉。 该公司主张，在朱某入职之日即与其订立了为期三年的劳动合同，该劳动合同与《员工录用审批表》、《公司物品申请表》一起放在了朱某的人事档案袋中，但朱某利用其职务之便，将包括劳动合同原件带走。因此，朱某仅在庭审出具了《员工录用审批表》、《公司物品申请表》的原件，但录用审批表具备了劳动合同必备条款，应视为劳动合同。 一审法院认为，朱某持有的《员工录用审批表》中明确约定了工作部门、工作地点、聘用期限、试用期、工资待遇等并附有该公司法定代表人的签字，该《员工录用审批表》已经符合构成劳动合同的要件，据此判决该公司无需承担两倍工资的差额。 朱某不服，上诉至中级人民法院。中级人民法院结合《员工录用审批表》的内容与劳动合同法双倍工资罚则的立法目的，对朱某上诉请求不予支持，驳回上诉，维持原判。  【案例5】 张某于2015年3月份入职于深圳某某混凝土公司，填写了《应聘登记表》，应聘岗位为调度，经部门领导、公司领导批示同意试用，备注一栏注明：“本表一式两份，双方各持一份，是双方签署的书面劳动合同，效力相同，具体权利义务以法律规定为准。” 其后，某某混凝土公司因故解除与刘某的劳动关系，刘某申请劳动仲裁，要求商品混凝土公司支付未签订书面劳动合同的二倍工资差额。本案争议在于劳动者入职后，并未签订正式的书面劳动合同，而是填写了《应聘登记表》，是否视为双方签订了书面劳动合同，用人单位是否应当支付二倍工资差额？ 经过仲裁、一审、二审，法院认为《应聘登记表》只记载了张某的个人信息，以及期望工资，以及录用情况，并不具备《劳动合同法》第十七条所规定的必备条款，并且其名称也不能体现双方之间存在签订劳动合同的意思表示，不能视为劳动合同，终审法院判决如下：一、判决某某商品混凝土公司向张某支付未签订书面劳动合同的二倍工资差额14061.69元、二、本案一审、二审的诉讼费用由某某商品混凝土公司承担。 【案例分析】 《劳动合同法》第十条规定，建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。为了督促用人单位履行签订劳动合同的义务，该法第八十二条规定“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资”，同时，在第十四条规定“用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同”。在实务操作中，绝大部分用人单位均能与劳动者签订的是较为正式的劳动合同，但是，由于各种原因可能导致用人单位与劳动者并未签订书面合同。在劳动者入职时或在职期间，劳动者填写了记录劳动者基本信息或工作信息的文件，而在发生争议后用人单位以该类文件主张双方已经签订了书面劳动合同，从而无需支付二倍工资差额。 用人单位认为，该等记录文件既然已经记录了劳动者的基本信息或工作信息，应当将该等记录文件视为劳动合同，用人单位无需支付二倍工资差额。 实际上，《劳动合同法》第十七条规定了劳动合同应具备的九个条款。如果记录文件内容包含以上内容，就应当视为书面劳动合同。本案中，商品混凝土公司虽然有张某入职时填写的《应聘登记表》，但该登记表并无合同履行期限、月工资数额等约定，无法确定双方基本的权利义务内容，因此，该登记表法律效力不应等同于书面劳动合同，不能视为签订的书面劳动合同，商品混凝土公司应当向张某支付二倍工资差额。 【案例6】 彭某与2013年9月6日入职某蜡烛制品公司担任普工一职，彭某在入职时填写了一份《入职登记表》，《入职登记表》未记载合同期限，工作岗位、工作时间及劳动报酬等项目。彭某于2014年11月3日向公司提出辞职，并于当天结清工资后离职，2014年11月4日彭某申请了劳动仲裁，要求某蜡烛制品公司支付其未签订书面劳动合同的二倍工资差额。仲裁庭经审理后，支持了彭某的诉求。某蜡烛制品公司不服仲裁裁决，认为其与彭某签订了《入职登记表》，该《入职登记表》具备了劳动合同的必要条件，应视为双方签订了劳动合同，于是起诉至法院。
 三、入职登记表的作用 各位看官，看了上了六个案例，啥感受？还认为入职登记表无足轻重吗？如果还这样认为，总有一天老板会认为你无足轻重滴！ 表面上看，入职登记表所记载的无非是员工的基本信息，但是正是这上面记载的各种信息作为用人单位的企业却大有文章可做；可以为日常管理员工以及日后可能发生的劳动争议纠纷的解决提供相对优势地位。具体而言，哥认为，科学设计填写的入职登记表具有如下四大作用，都给哥记住了： 第一、有利于确定劳动关系建立时间。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条，用人单位和劳动者因计算工作年限发生争议的，由用人单位负举证责任。由此可见，如果没有其他证据证明劳动者的入职时间，法院将采纳劳动者的主张，可能导致劳动者被认定的工作年限长于实际工作年限，从而可能被裁判承担更多的经济补偿等与工作年限相关的法律责任。 第二、确定法律文书的送达地址。人力资源管理实践中，在双方发生纠纷时，往往发生用人单位无法送达返岗通知书、解除劳动合同通知等法律文件的情形，导致劳动者事后以用人单位没有送达为由主张用人单位非法解除劳动合同要求支付非法解除劳动合同赔偿金，或者不承认双方劳动合同已经解除，要求返还用人单位上班、缴纳其没有上班期间的社会保险费等情形。在此情形下，用人单位往往因为无法举证而非常被动。实际上，这些可以通过科学设计入职登记表来避免。入职登记表内容设计应当全面、严谨，例如必须要求填写该劳动者和紧急联系人的通讯地址、电子邮箱、手机等信息，并注明发生变动的，必须在三日之日告知单位，否则，导致单位的法律文件无法送达本人的，视为送达。 第三、可以作为签订书面劳动合同的证据。如果在入职登记表中注明了双方的身份信息、工作岗位、薪酬和劳动合同期限等必备内容，即使书面劳动合同万一不幸遗失，该入职登记表只要经过劳动者的签名确认，在司法实践中，有些地方的劳动人事争议仲裁委员会、法院会据此认定双方已经签订了书面劳动合同，从而免去承担支付未签订劳动合同的双倍工资的法律责任。 第四、补强劳动者信息披露的不足，作为认定欺诈的证据。根据《劳动合同法》第二十六条规定，以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的，该劳动合同无效，并可以此解除劳动合同，无须支付经济补偿。因此，如果入职登记表中经过员工签名确认的职业信息存在虚构事实、隐瞒真相并足以导致用人单位是否决定聘用的，该表可以作为劳动者欺诈的证据，从而为用人单位以此解除劳动合同留下证据。  四、入职登记表能否代替劳动合同？ 就这一点，看了上面六个案例，哥相信你多少有了自己的判断。对此，有些地方的司法实践中，入职登记表中如工作岗位、工资、劳动合同期限等《劳动合同法》第十七条规定的劳动合同必备内容齐全的话，并且有劳动者签名的，会据此认定为已签订劳动合同，可见科学设计入职登记表的重要性！当然，有些地方不认可这样做法。 哥认为，入职登记表不能代替劳动合同。因为员工入职登记表只是用人单位同意录用该员工记录其职业信息的登记表，属于内部员工档案的一部分。法律之所以强制要求建立劳动关系必须签订劳动合同，是为了固定双方之间的劳动权利义务，而且必须交劳动者一份，但是入职登记表是不会留存一份给劳动者的（你见过吗？）。况且，很多时候，入职登记表仅仅是用人单位单方面登记的，没有劳动者的签名确认，其内容也往往不具备劳动合同中必须约定的九项内容，双方权利、义务约定不明确，因此，员工入职登记表与劳动合同并非同一概念。 五、用工风险成本 怠于制作入职登记表或制作的入职登记表内容不科学除了不能起到收集员工的信息充分实现用人单位的知情权外，还丧失了以入职登记表弥补未签订书面劳动合同的机会，从而减少一份支持无须支付未签订劳动合同双倍工资的证据。 六、风险管理 （一）如何设计入职登记表 1、入职登记表应当包括与单位决定录用有关的所有信息，如学历、工作履历、从业资格、培训经历、健康状况等。其中工作履历应当详细记载雇主名称、职位、起止时间和离职原因。 2、另外，应当对上述内容之外员工口头陈述的重要情况补充记载，如获得专利、国外深造、发表学术文章等。以上均为单位决定录用的关键信息，如果单位发现其中内容存在虚假的，可以主张欺诈，认定合同无效。 3、入职登记表应当列明员工提供证书的清单及其编号。员工提供的学历、外语水平、职称等证书是单位决定录用的重要信息，也应由员工书写确认以方便证书存在虚假时追究责任。 4、为了预防将来可能发生的纠纷，应当在入职登记表中设置承诺条款并由员工亲笔签名，写明员工“知晓登记表记载事实为公司决定录用的唯一依据，保证所提供信息不存在会造成公司误解的任何遗漏，也不存在任何程度的虚假陈述，否则将视为欺诈，公司有权随时解除合同”。 （二）设计范例 人力资源管理实践，很多用人单位的入职登记表过于简单，这里制作范本一份供用人单位参考（如表4所示）。 入职登记表
七、忠告 良药苦口利于病，鉴于入职登记表的重要作用，加上司法实务裁判口径不一，哥建议如下： 第一、建立先签订劳动合同再用工的管理方式 尽管前面有案例支持以入职登记表代替劳动合同，但是也有案例不支持代替呀，所以嘛，HR小伙伴们千万不要偷懒，必须摒弃先不签订劳动合同试用，试用合格再签订正式劳动合同的陋习，建立先签订劳动合同再用工的劳动人事管理方式，最迟必须在一个月的宽限期内与劳动者订立劳动合同。如果使用的是被派遣劳动者，更要及时提醒劳务派遣单位与派遣人员签订或按时续订劳动合同。 第二、尽量在入职登记表中将《劳动合同法》第十七条规定的九项事项统统列上。 根据前面的案例，即使法官同意入职登记表代替劳动合同，但是，一般都要求入职登记表内容涵盖《劳动合同法》第十七条规定的劳动合同必备条款，否则，将面临不被认定为劳动合同性质的风险。不过，哥在想，如果入职登记表这么完备，还不如实际签订劳动合同，以免不必要的麻烦。但是捏，有总比没有强，所以，哥还是决定在文末为你提供一个内容强大无比的入职登记表范本，尽管拿走不谢！ 第三、入职登记表务必有劳动者的签字。 这个道理很简单，既然是劳动合同，自然是双方的意识表示一致，否则，只有用人单位一方的签章，只能认定为用人单位的单方意思表示。哥看到，很多单位的《入职登记表》仅有领导审批而无劳动者签字，或由劳动者自己填写的如自我介绍栏、申请栏而没有劳动者的签名。这样的入职登记表，是无论如何都不会被认定为劳动合同滴！ 好啦，唠唠叨叨说了这么多，最后一句话，我们务必重视入职登记表收集劳动者信息的重大作用，但是也不能心存侥幸或者偷懒，务必建立及时签订劳动合同再用工的管理方式。 |
|
|
