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财 务 管 理 制 度 2011年12月31日 为加强公司的财务管理工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定如下规定： 一、财务部门的职能 1、认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。 2、建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行 情况，检查监督财务纪律。 3、积极为经营管理服务，促进公司取得较好的经济效益。 4、厉行节约，合理使用资金。 5、主动向上级领导提供有关资料，如实反映情况。 6、完成公司交给的其他工作 二、出纳管理 1、出纳应保证库存现金的日清月结，按照业务发生顺序逐笔登记，每月终了，应该在现金日记账上计算出当月的现金收入合计额，现金支出合计额和结余额，并将现金日记账的账面余额与实际库存现金额核对，保证账款相符，月末终了，现金日记账的余额应该与现金总账的余额核对，做到账账相符。 2、企业应该按规定进行现金、银行存款的清查，清查日期为每月1一3号，对于清查的结果应当编制现金银行存款盘点报告单报告并报告总经理。 3、严禁挪用现金，白条抵库的情况，如发生，应及时予以纠正。 4、严格履行借款手续，未经领导批准，不准私自借款，或占用公款，严格执行专款专用。上一笔借支未清帐的，无正当理由的，不得再次借支；， 5、严格执行报销制度，按规定把控好资金支出关，报销手续必须齐全，没有领导审批不予受理。 6、收付款后，要在收付款凭证及原始凭证附件上签上自己的姓名，表示已收款或付款。并及时登记日记帐，结出余额随时与实存现金核对。 7、负责保管好公司的财务章及其他印鉴。 8、保管好公司保险柜钥匙，不得任意转交他人。 三、会计管理 1、会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。 2、会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。 3、财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记账凭证。会计必须在记账凭证上签字或盖章。 4、财务工作人员应根据账簿记录编制会计报表上报总经理。会计报表每月由会计编制并上报一次。 5、财务工作人员对本公司实行会计监督。 财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。 6、财务人员应定期去仓库盘点，应做到账实相符，如发现账簿记录与实物不符，应及时的查明原因。如无法查明，及时向总经理书面报告，并请求查明原因，作出处理。 7、公司人员报销费用，应填写费用报销单，应由经手人及部门主管签字，会计审核，金额无误后，最后由总经理批准，转交出纳处报账，最后返交给会计做账。 四、章程管理 1、公司合同、文件等资料需加盖章的交由财务处办理，由财务盖章生效。并填写已盖单登记表。 2、业务人员不能将公章、合同章等章带离公司在外盖章，如遇特殊情况不能及时盖章，业务人员应在工作日内提前将需盖章合同至财务处办理。如盖章合同未能签约，作废合同应交回财务处销毁。 3、印章、工商执照的种类： 本制度所指印章为：公章、法人私章、财务章、合同章、发票章。 本制度所指证件为：营业执照、组织机构代码（卡）、税务登记证、开户许可证、印鉴卡。 4、各类印章、证件的保管责任人及保管规定 1）各类印章的保管责任人：
2）工商执照的保管责任人：
3）所有印章必须妥善保管，不得随意摆放，不能擅自将自己保管的印章交由他人使用，也不能私自接受他人保管使用的印章。 4)下班时间，印章必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁，不得随意摆放。 5)配有印章人员发生人事变动，必须做到“人走章收”，由财务直属的上级人员进行监交或收回。 6)印监每盖一份合同，财务人员都必须进行登记，清楚记录合同内容的相关信息。 7）公司公章每盖一份文件，当时人都必须进行登记用章登记表，清楚记录用章的相关信息。 8）借用公司印章，都必须填写《印章借用申请表》，及时归还。 5、 处罚规定： 1）借用、使用公司印章一定要办理《印章借用申请表》、《用章登记表》，发现一次未申请/登记罚款一百元，二次罚款五百元，三次直接开除； 2）所罚金额全部计入公司活动经费中。 五、合同管理 1、合同类别 公司合同的主要类别有： 2、业务合同流程 3、合同审核、归档 1）公司业务销售合同提交总经理处签字前，需将核价表、报价表、合同提交至财务部会计处核算好利润后，方可提交至总经理审批。 2）财务盖章前,必须有业务组长、总经理签字,然后提交经财务会计处审核，确认无误方盖章，并记录合同盖章，方可生效。 3）经甲、乙双方盖章确认的销售合同，须在签订当天或次日将设计图、报价、核价、合同原件及电子版提交于财务存档，财务按编号归档并建立电子文档。 4）已盖章但未签订或合同条款进行修改后的合同,必须交回财务,由财务人员进行销毁。 六、发票管理制度 1、开据发票前业务人员应先在财务处领取发票申请单交主管领导签字后方可开据发票。 2、业务人员将发票交客户后应将客户签收的发票签收单收回至会计确认。如遇外地客户不便签收的由业务人员代签。 3、如遇节假日内不便开发票时，销售人员应预先与客户确认无误后填写发票申请单，在工作日内会计开出发票 七 、工资制度 1、每个月的15号前会计应制订员工工资表。 2、15日正式发放员工工资，并按国家税务机关的规定代扣代缴相应的个人所得税。 3、25日发放业务提成，业务提成按已完整归档合同的金额并全部完款确认；否则不能发放提成。发放提成时，必须提供相等数额的正式税务发票，如无法提供发票的，财务将按3%扣除税款。 4、公司薪资实行保密制，各级人员的薪资除核算人员、发薪人员与各级直属主管外，一律保密。 八、报销制度 1、报销细则 1）所有需报账的票据必须由所属部门主管领导在需报销票据的背面审核签字后于每月的13--15号、28--30号交到会计审核签字，然后由财务统一交总经理处签字确认后，报销人员在出纳处签字确认后领取报销款项。 2）所有部门需申请付款的款项，在财务处领取《付款申请单》，填写好相关内容，报各级相关部门签字确认后，到财务室提交办理好手续的《付款申请单》，并提供付款单位的付款名称、开户行、账号等信息，大额款项由财务通知银行提前准备，并于后一天办理付款手续。付款手续应尽量办理公司账户的转账手续，减少现金的往来。 3） 所有报账票据必须提供有效的税务正式发票（特别是工程款项必须提供正式发票），如确实无法提供发票(工程款项不在此列）的也应提供相关的税务发票（如油票、车票、办公用品、材料票、运输票等替代）。 2、费用报销规定 1）业务招待费：公司总经办及市场部人员可报销招待费。 （1）总经理单次招待费不得超过人民币2000元，月累计招待费不超过人民币20000元。 （2）副总经理及总监单次招待费不得超过人民币1000元，超过1000元的业务招待必须事先告知总经理，并于次日在需要报销的发票上由总经理签字确认方可按正常程序报销。 （3）业务经理单次招待费不得超过人民币500元，且必须与公司相关人员两人参加，报销该发票时必须填写《招待费报销明细表》，注明招待事由、招待的主要人员姓名、联系方式、其他参加人员、招待金额，招待地点必须与所提供的发票印章相符，超过500元的业务招待必须由主管领导一起参与，如主管领导因事不能参加的，必须事前告知主管领导，并于次日在需要报销的发票上由主管领导注明不参与的事由后方可按正常程序报销。 （4）财务部将按月、年对各个报销业务招待费的人员、部门进行费用的月度和年度统计，已便于公司控制对业务招待费的支出，达到开源节流的目的。 2） 交通费：公司设计部、技术部加班人员、工程项目人员以及公司重大活动参加人员可报销市内的士费 （1）设计和技术部人员如因工作需要而超过晚上10点以后的可凭公司打卡记录报销的士费，报销时需在的士费发票背面注明路程起点至终点，并注明事由，并由主管领导签字确认本人签名后方可报销。如无公司的打卡记录将不予报销的士费。 （2)参与公司重大活动的人员，超过晚上10点后可按正常报销程序报销市内的士费。 (3)市场部员工因每月有交通补贴不再报销的士费，如遇特殊情况（如晚上应酬回家超过11点时可打的报销），打的前需电话或短信告知主管领导，并在第二天将当时当日车票交由主管领导签字确认后方可按正常程序报帐。 （4)工程部人员没有项目时，不可报销的士费，有工程项目专项费用时，必须按实际发生日期，发生地点、发生人员，发生项目，粘贴票据，交由工程部文员按《外出登记表》审核确认，主管领导签字确认后交财务按正常程序审核报销，如其他相关人员参与该项目的合作所发生的的士费用，由工程部人员统一报销。如所发生的费用超过专项费用时，财务部将有权拒审。 3)差旅费： 员工出差前，必须提前填写《出差申请单》，出差二天内由部门领导签字批准，出差二天以上由总经理签字批准后，方可出差，如无领导签字，员工出差所发生的一切费用以及其他责任，全部由出差人员自负，公司一概不负责任。出差回来一星期内，根据公司的出差报销制度填报出差报销单，并后附《出差申请单》报本部门领导签字确认后，交财务按公司正常程序报销，如不出具《出差申请单》，财务有权拒审。 1.交通工具 （1）火车：在时间允许、出差地点有特快列车的情况下，以火车为主要交通工具（长途路线购买卧铺车厢）。 （2）飞机：经总经理同意的情况下可以乘坐飞机，出差人应填具机票订购单，注明出差人员姓名、到达地点及出发时间，交行政部统一订购机票。 （3）公司出车：长沙周边出差申请公司出车的，按申请用车的手续办理后方可安排出车，出差人还应按申请用车的手续填写《用车申请单》，注明出差人员姓名、出发时间、到达地点及出差天数，交行政部安排出车。出差期间发生的过路过桥费、高速费、停车费、洗车费、维修费以及其他与车辆有关的费用由出差人负责与出差费用一起报销，公司派出的司机将不负责此项费用的报销。 (4)职员因公出差住宿和补贴标准，报销及审批要求： 住宿费：
说明： 1、 对于实际住宿费用超过规定限额标准的部份，超出限额部分全部由个人承担，未达到住宿标准的，按实际发生的费用单据报销，公司将不会补贴差额部分。 2、 因特殊情况住宿标准超出规定标准，必须及时向上级主管领导电话请示批准，报销时由上级主管签字确认后方可按正常报销程序报销，否则超出部分由个人承担。 3、 出差人员到分公司出差原则上住公司宿舍，住亲友家不予报销住宿费。 4、 2人同行同性别按标双标准住宿，不得超过公司的住宿标准。 交通费：
伙食补贴：
4)采购及其他费用： （1）大额采购（500元及以上）须事先申请，报请公司领导签字批准后由财务部直接支出。 （2）小额日常采购费用、办公费用等由经手人垫付，报销日统一报销。 九、会计档案管理 1、凡是本公司的会计凭证，会计账簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料均应归档。 2、会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、号数、单据张数。 3、会计人员调动工作或离职，必须与接管人员办清交接手续。 4、移交后的责任： 会计工作移交中，合理公正的区分移交人和接替者的责任是非常必要的，交接工作完成后，移交人员所移交的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他资料是在其经办期间内发生的，应当对这些会计资料的真实性、完整性负责。即使接替人员在接替时疏忽没有发现所交接的会计资料的真实性、完整方面的问题，如事后发现仍应是原移交人的负责，原移交人员不应以会计资料已移交而推脱责任。 十、岗位职责 财务岗位责任制是一种管理制度，关于公司的财务人员的职责、任务、权限，完成任务的标准作出了明确的规定。 1、严格遵财经纪律与公司的各项规章制度，要随时检查各项制度在公司执行情况，发现违反财经纪律的行为给予处罚，并及时书面报告总经理处。 2、登记总帐，核对明细帐，编制会计报表，编写财务分析报告。 3、按公司的规定管好、用好公司的印章，并做好公司鉴定的所有合同的审查、备案工作。 4、妥善保管归档会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。 5、对知悉的商业秘密应当保密。 6、在坚持公司的各项规章制度的前提下，积极配合销售公司总经理推动分公司销售业绩的提升，做好总经理的参谋。 7、 协调好公司的财务岗位工作，对公司财务中存在的问题或不足，并书面报告总经理 十一、本规定自发布之日生效。 本制度为试运行期间，如发现执行中有不完善之处，可根据实际情况安排调整。 |
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