如何正确撰写《解除劳动合同通知书》

作者：张恒 律师   

笔者近期代理了一起因员工严重违纪被解除劳动合同引发的劳动纠纷案件，笔者作为员工的代理人，以企业发出的解除合同通知书作为突破口，使得企业面临较大败诉风险（目前未裁决），为此，笔者结合自身工作经验撰文一抒己见，以期为企业提供有益参考。

该案中，员工收到的企业《解除劳动合同通知书》内容如下：

鉴于你于2017年6月9日9：30至18：30，以及2017年6月1日9：30至11：00未到公司上班或办理请假审批手续，记2次旷工记录。按照公司《员工手册》2.1.3条规定“旷工1日，记口头警告以此；旷工2日，记书面警告一次；连续旷工3天（含）以上或一年内累计2次旷工记录者，予以辞退处理”，现决定于2017年6月9日解除与你的劳动合同。

该通知书的主要法律风险有两点：

1、规定之间互相矛盾：员工累计旷工1天加1.5小时，既属于旷工2次又属于旷工满1日不满2日情况，若按旷工2次则为严重违纪可以开除，若为旷工1日不满2日按《员工手册》则应记口头警告一次。那到底属于旷工2次还是旷工满1日不满2日呢？何为旷工两次？显然企业无法解释清楚。

2、事后增加解除事由：庭审中，企业重点强调是员工属于代打卡行为才构成旷工，按照《员工手册》规定代打卡一次可以作开除处理，但企业并未将代打卡行为列入通知书作为解除理由，属事后增加事由，仲裁机构应不予以审查。

可以说，本案实属人为失误导致案件争议处于被动地位。那么实践中，企业应如何避开人为失误正确撰写《解除劳动合同通知书》，以最大程度规避法律风险呢？笔者重点针对严重违纪辞退员工情况，建议如下：

1、企业在解除之前应谨慎权衡解除是否合法，重点审查：

1）是否有充分证据证明员工存在违纪行为；

2） 员工手册或规章制度是否明文规定该行为构成严重违纪，可以辞退员工；

3）员工手册或规章制度是否向员工公示，如签收、培训、邮件告知等。

若解除理由、依据或证据不充分，那么《解除劳动合同通知书》也成为无源之水，不管撰写的如何完美、语言如何规范，都无法规避败诉风险，这是企业合法解除员工劳动合同的最关键前提。

2、列明违纪行为，谨防遗漏、少列、笼统概括或不列。

笔者近期处理一起员工违纪案，经调查核实员工存在两类严重违纪行为，故在《解除劳动合同通知书》中描述为：

a．经查，你在职期间注册了**公司，且担任公司法定代表人，该公司经营范围与本公司相同，事前未经本公司审批且事后未申报；

b.在职期间长期兼职，销售商品，谋取个人利益。

违纪行为描述尽量明确清晰，在仲裁或诉讼中，重点针对该两类解除理由予以举证即可。很多企业在撰写《解除劳动合同通知书》时通常会少列、不列事实理由，究其原因，关键是企业的无法准确把握或解除理由无确凿证据，对解除合法性不够自信。

企业常见错误做法包括：

1、不描述任何违纪行为，仅笼统宣告构成严重违纪。

这种情况表面上来看，似乎公司享有更充分的回旋余地，在发生仲裁诉讼时，再增加理由，或者针对员工不同的诉求调整自己的理由。虽然部分仲裁委或法院会在庭审中要求企业进一步详述解除的事实理由，然后予以审查，但也有部分仲裁委或法院认为在通知书无解除事实理由，则视为无理由，当然属于违法开除。所以仅笼统宣告员工构成违纪开除将使得企业面临极大法律风险。

2、遗漏或少列员工违纪行为

目前仲裁委或法院的观点是，用人单位与劳动者终止或解除劳动关系时应提出合法、明确的理由，且不得在事后任意增加或变更理由。比如以员工累计旷工三天以上严重违反公司规章制度为由与解除劳动合同，双方产生争议后，在仲裁和诉讼过程中企业又以员工提供虚假简历、未完成工作业绩等理由主张其解除劳动合同，则属于以事后增加的旷工以外的理由提出的抗辩意见，一般不会被认可。

3、列明的违纪行为属于规章制度、劳动合同等文件规定的行为。

规章制度、劳动合同等文件属于企业处分员工的制度依据，若员工的行为在制度中没有体现，则企业解除劳动合同则无依据，当属违法。比如在一案件中员工隐瞒了2010-2012年期间因犯罪在监狱服刑的事实，伪造了工作经历，因制度中并无隐瞒犯罪事实可以辞退的规定，所以企业选择了伪造工作经历作为辞退理由，且制度中明确规定伪造工作经历按严重违纪处理。

4、对员工的违纪行为予以定性。

所谓定性，就是将罗列的员工的行为进行总结和法律描述，如构成规章制度规定的哪一条款，符合法律法规的哪一规定等。对于定性，企业应该如何描述呢？

因为员工的某一行为可能违反规章制度、劳动合同等文件的多个条款，若全部描述在《解除劳动合同通知书》中，反而显得过于繁杂，缺乏重点，并且，仲裁委和法院对于企业关于违纪行为的描述要求较高，不允许变更或事后增加，但对于具体违反了哪些文件的哪些规定一般允许企业做详细甚至扩大解释。

所以笔者的建议是全面概括，即不描述具体某一条款，但要将条款所在文件、法规名称书写清晰，同时将违反职业道德、劳动纪律、诚信原则甚至忠实义务作为兜底性描述。比如：

经本公司研究认为，您的上述行为已严重违反劳动合同、保密协议的约定以及规章制度、法律法规规定，有违法定在职竞业义务、忠实义务及最基本的职业道德，且有失诚信，故我公司决定对您作辞退处理且不支付任何经济补偿。

因为《解除劳动合同通知书》是辞退员工时对外展示的第一份法律文件，对案件有着不容忽视的影响，所以企业应尽量制作规范，做到行为描述客观，法律界定准确，使其成为劳动纠纷案件胜诉的助力器，而不会成为员工抗辩的突破口，如此才能真正维护企业自身利益。