业委会工作规范化建设（一）：档案建设

档案管理制度

业主大会的档案管理资料，由委员担任档案管理员，负责档案的管理工作。由业主委员会主任担任档案管理的日常核查监督人，定期、不定期地督查指导档案管理工作。

一、档案资料应编目编号造册，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案管理制度，做好收集，整理，归档，查询，保管，销毁等工作。档案资料的编目应有资料类型，保管期限，形成时间和建档时间等项目。

二、各委员在工作中收到或产生的各类文件，应及时移交档案管理人员存档。

三、凡与业主大会、业主委员会相关的所有文字资料、音像资料和实物等都属于档案资料的范围，具体包括但不限于以下资料：

1、物业管理区域内的物业资料；

2、 各类会议记录、纪要；

3、业主委员会、业主大会作出的决议、决定等书面材料；

4、业主大会设立备案及各届业主委员会产生、备案的材料；

5、印章使用登记资料；

6、业主清册及联系方式；

7、签订的物业服务合同；

8、有关法律、法规和业务往来文件；

9、业主和使用人的提议、书面意见、建议书；

10、维修资金收支情况文件（流程中涉及的所有材料）；

11、利用物业共有部分经营所得收益的收支情况清册；

12、业主委员会工作经费的收支情况清册；

13、其他有关材料。

四、档案的借阅必须有业主委员会主任的书面批准，应该进行登记。原则上只能现场借阅，档案资料不离开保管现场。

五、档案文柜或库房必须有防盗，防火，防潮，防鼠等措施，文柜或库房内的档案应排列有序，按照保管期限或类别，或其它项目进行保管。

六、档案的销毁，须严格按照保管期限，且应该填写销毁目录清单表，注明销毁原因，经过业主委员会主任的签字审批。销毁时，应该至少有另外一名委员现场监督。

七、由于保管不善造成的档案损失由档案管理人承担，由于借阅人造成档案损失，由借阅人承担。