极简GTD系统：3个清单拯救你的拖延癌

不知道你有没有陷入过如下的苦恼：

答应别人要做的事，忘了；

女朋友的生日说好的惊喜，忘了；

在领导的谈话中你答应的任务，忘了。

有些事我们是真的忘了，有些事则是因为拖延症故意“忘了”。多数人会在事后自责自己没有意志力，拖拖拉拉。但实际上，「缺乏意志力」只是我们为逃避任务而找到的一种说辞，并不能解决之后的问题。我们真正需要的是通过建立一套专属于自己的「GTD 系统」，来管理好繁琐的任务。

GTD 系统，是 David Allen 在2001年出版的书籍《Getting Things Done》中提出的一套时间管理系统，也是如今诸多时间管理体系和方法论的奠基之作。



👆

可以说是最好的时间管理书籍了

了解 GTD 的人都知道，正统的 GTD 系统非常复杂，对使用者有极高的要求，需要花很大精力才能入门。但精选君经过实践，总结出了一套高效又简洁的 GTD 系统。主要组成部分是三个清单。



一、执行清单（Action）

很多人列「执行清单」都会存在一个病症——把问题想得太简单了。比如这样列「执行清单」：

去超市买西瓜

给领导交工作汇报

完成活动策划案

写好一篇约稿

如果你经常这样列执行清单，那精选君基本可以断定，你是一个经常受拖延症折磨的人。为什么？因为你不爱思考。

在执行清单中，像去超市买苹果这种事，直接做就行，无需太多思考；同理，像给领导交工作汇报这种事，总结汇报内容，写邮件，上传附件，发送，搞定。

但像完成活动策划案，完成一篇约稿这种事，显然就没这么简单了。如果让精选君来列这个「执行清单」的话，我可能会这样列：

• 去超市买西瓜

• 给领导交工作汇报

• 完成活动策划案

• 理清逻辑、撰写大纲

• 搜集数据、资料、论据

• 填充内容

• 制作图标

• 优化排版

• 反复修改

• 完成约稿

• 搜寻相关的素材、书籍

• 在谷歌学术上搜索论文

• 读完10篇论文，列出并证实核心观点

• 列出文章大纲

• 准备有说服力的论据案例

• 反复修改文章

将任务细分到不能再细分，用「动词+宾语」的形式列出要执行的任务，让大脑觉得直接做就行了——这样不需要损耗太多大脑的认知资源，会极大程度上降低拖延的概率。

但有时这种方法也有不适合我们的情况。比如你是一位每天待办事项要超过10项、有多个项目需要同步跟进的管理者；又或者你是一名每天需要与大量联系人对接，处理大量信息的商务人士……面对这些繁琐复杂的工作任务，此时便可引入下面5个清单：



其中的 Todo清单即为刚才列出来的「执行清单」，针对此清单我们可以逐一问自己这5个问题：

1. Todo清单中有5分钟内可以完成的任务吗？如果可以，先着手把它做完。

2. 它是否可以委派给别人去做？如果可以，添加上委派给谁、截止时间，然后将其移动到Waiting清单里面。

3. 任务是否需要尽快完成，有明确的时间限制？如果不是，将它放进Someday清单里面。

4. 它是否可以立刻开始做，还是需要等别的任务完成才能开工？如果是后者，放进Next Action清单里，记住添加上截止时间。

5. 在工作中，你会经常受到外部干扰吗？如果有，请将执行过程中的干扰集中记录在 Inbox 清单中，直到你的工作告一段落，再去集中处理它们。

在这个过程中，对这个 GTD 系统进行整理反顾也是非常重要的一环。每天可以进行2-3次的反顾：

1. Waiting 里面的事项，完成得怎么样了？向负责的人询问进度。

2. Someday 里面的事项，现在有没有时间去做？有的话，移动到 Todo 里面，添加截止时间。

3. Next Action 里面的事项，是否可以开始着手去做？是的话移动到 Todo 里面，添加截止时间。

4. 检查自己设置的 Todo清单，以及自己当天实际完成的工作量，做一个简单的回顾：自己的工作效率怎么样？是否完美地按计划执行？有哪些因素导致自己没能做好？诸如此类。

5. 有没有处理完 Inbox 清单？

通过不断的整理回顾，可以使GTD系统变成一个可以改进提升的闭环系统，这对我们个人的成长提升也会有很大的帮助。

二、聚焦清单（Focused）

在「聚焦清单」（Focused）中，你可以除放入工作以外的事。比如研读的书籍、要学习的网课视频，当然也可以加入其他思考事项。当你工作一段时间感到疲劳的时候，便可以将状态切换至该清单的任务中。这非常有效，通常这会使你的思维格外清晰。

因为有研究表明：大脑在高速运行时，其耗能并没有比休息时高出很多，甚至可以说没有太大变化。通过休息来放松大脑，事实上是很低效的。

在工作中感到的疲惫感，实际上并不是真的疲惫。更确切的说，这是一种因为新鲜感减弱而不想工作的感觉。人是一种极端需要「新鲜感」的事物。长时间思考同样的内容，会抑制大脑的活动，让人感到厌烦、疲倦、昏昏欲睡，乃至无法集中注意力。

所以，更好的方法，是在你感到疲劳时，及时切换出去，去思考别的工作，做别的事情——哪怕这件事情同样也是高强度的。

三、成就感清单（Dessert）    

我们肯定都经历过这样的工作状态——对所做的工作觉得厌烦、无聊、不想做。如果任凭这种状态持续下去，显然会严重影响工作效率。这时该怎么办呢？

这时你可以将自己的状态切换至「成就感清单」（Dessert）中的任务中。在「成就感清单」中你可以放一些非常简单的小事，比如：

• 搜集资料

• 整理书柜

• 打扫办公桌

• 整理笔记

当你的工作状态不佳时，去做这些小事不仅可以最大限度的利用时间，而且每做完一件小事，你就会积累一定的「成就感」。这种成就感，正是帮你摆脱低谷状态，让工作状态回到正常水平的最好武器。

小结：

GTD 的有趣之处，就在于它可以有多种玩法。你完全可以通过自定义设置，构建出专属于自己的 GTD 系统。今天精选君提供的这个 GTD 系统，你可以将其当做是一个GTD模板——通过在实践中对该系统不断的完善和改进，将其打造成专属于你自己的 GTD 系统。在这个过程中，你会发现所谓的拖延症，或许只是你成长过程中的一个小问题。