如何记录多个部门汇报工作的会议记录？

 

学员问：我们多个部门一起向老总汇报了一年的工作情况，内容比较多都是两页纸的。我在会后收到他们的纸质汇报材料，如何记当时的会议记录(当时不是全文照读的)？

石头老师答：

你所说的多部门汇报记录，其实和平时开会，记录多人发言是一样的。

开头把时间，地点，参加人，事项写好。

然后就记录哪个部门汇报的内容就行了。一般只记录主要数据，关键词就好。

会议记录一般都有专门的会议记录本子，或者记录在纸上，年底再整理装订，把他们交的纸质材料附后一起装订就好了。

禾必老师答：

你这种情况是会后补登会议记录吗？如果当时未同步作记录，只是根据会后各部门的书面发言材料来补记录的话，还是有些不便和难度的，一方面，会议发言内容与书面材料玩玩有些出入，甚至有的在材料中体现了但口头汇报时未提，有的口头讲了但书面材料中没有，也有的材料中有、口头也汇报了但讲的意思有些不同或深度不一、表述角度不一，存在多方面的差异， 如果纯粹靠记忆去补录当时发言情况，颇有难度，且很难真实完整地再现当时的场景，如果会间有讨论或互动交流，这样的原始状况就更难复原了。另一方面，对于各部门汇报的事项，领导是如何决策和敲定的，这个内容是会议记录的关键信息，不可或缺，也就是说会议记录既要有汇报与讨论过程的详尽记载，也要有领导的决议情况记录，这是会议的主要成果，也是会后整理会议纪要，作为各部门工作执行的重要依据。因此，建议在参加类似会议时，即便相关部门和参会人员有书面汇报材料，也要同步作会议记录，会后再根据书面材料对发言和决议情况进行确认与完善，特别重要且紧急的会议还有必要安排两人作会议记录或利用录音录像设备录制影音文件资料，以备存档和核查。

如果你这次自己未作会议记录，建议在回忆当时会议发言情况的基础上，结合提交的书面发言材料，尽可能详尽地记录发言、讨论内容，对不确定的信息和关键内容及时询问征求发言人和其他参会人员的意见，力求保证会议