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从事秘书工作的同仁想必都遇到过这样的场景：某日上午，领导刚迈进办公室，下属单位或职能部门的负责人就跟了进去，火急火燎地向领导汇报一些棘手或紧急的情况。由于问题紧迫，牵涉面广，已容不得半刻耽误，领导一个电话就把你的工作打断，让你通知相关人员速来开会。你来不及了解会议的议题和背景，一头雾水地拿起会议记录本匆匆走进会议室。 这种临时动议性会议的会议记录工作，对记录人员的速记能力、理解能力和观察能力等都是一种考验。怎样做好这类会议的记录工作？笔者结合自己的体会提出几点小小的建议，希望对会议记录工作者有所帮助。 一是要同步记录，忌会后补记。不能因情况紧急没有时间准备而不做会议记录，留待会后补记。有些单位可能带着书面材料上会汇报，面对这种情况也应当在会议现场同步记录。对于现场记录时不能确定的信息和关键内容，在会后应及时向发言人和其他参会人员求证、核对，确保会议记录的原始性、真实性、准确性。倘若当时未同步记录，完全凭印象和与会人员的书面发言材料在会后补记，会增加整理工作的难度。一方面，会议现场的发言内容与书面材料往往会有出入，比如：有的内容在材料中体现了，但口头表述时未提及；有的口头讲了，但书面材料中并没有；也有的材料中有，口头也汇报了，但所讲的意思有些不同，或深度、角度不同。如果纯粹靠记忆去补记发言内容，很难真实完整地再现当时的场景，如果会间有讨论或互动交流，其真实情况就更难复原了。另一方面，对于参会人员汇报的事项领导是如何判断和决策的，这是会议记录中不可或缺的关键信息。也就是说，会议记录既要有会上的汇报和讨论过程，也要有领导的决议情况，这是会议的主要成果，也是会后整理纪要的重要依据。同步记录会议情况的重要性由此可见一斑。 02 二是要日常记录，忌临时抱佛脚。这里所说的日常记录是指对本单位情况的日常关注与全面掌控。对于临时性会议，秘书在会前对会议议题和相关背景情况没有任何了解，看似无法做好准备，但“功夫在诗外，处处皆修行”。从某种程度上说，秘书对各下属单位或职能部门提请上会讨论事项的了解，不只来自当次会议现场的所见所闻，更多的应该是基于日常工作中对本单位全局情况、大小事务的详尽掌握和通盘考虑，对各下属单位和职能部门业务发展、工作动态的密切关注和悉心观察。平时不断积累各方面信息，对上下情况了然于胸，在会上听取汇报时才不至于懵懵懂懂、一知半解，做记录时才不会因理解不清而跟不上节奏、记不完整、记不准确。 03 三是要立体记录，忌会上图省事。录音笔、录像机、速录机、智能手机等是传统手写记录方式的重要补充工具。对于临时召开的会议，使用这些电子设备服务会议记录工作是十分必要的。秘书在参加类似会议时，即便相关部门和参会人员有书面汇报材料，并且自己也能够采用速记速录的方法做会议记录，还是应充分运用录音设备进行现场录音。对于特别重要且紧急的会议，在确保会议信息安全的前提下，还有必要安排两人做会议记录，并在会场最佳位置布置录音录像设备录制影音文件资料，做好立体记录，留下完备的现场数据以备核查和存档。这样可以有效弥补手工记录速度跟不上、发言人员表达不清楚或方言难懂等问题造成的记录缺陷，也便于会后对发言和决议情况进行回放、复核与确认。 |
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