Word的IF域在邮件合并的妙用

一、准备工作

邀请函模板

将源数据整理到EXCEL中整理出来，比如下图，按姓名、性别、职务、单位、通讯地址、邮政编码等字段对邀请人信息进行登记。

二、开始邮件合并

第一步：单击【邮件】选项卡-【开始邮件合并】，选择【普通Word文档】。

第二步：单击【选择收件人】-选择【使用现有列表】。

第三步：选择数据源

第四步：光标移动到【尊敬的】后方，单击插入【合并域】，选择【姓名】字段。

插入【姓名】字段后，效果如下图。

第五步：此时单击预览结果。称谓显示的是“尊敬的回头”、“尊敬的开心妙妙”，这样的邀请函缺少尊称显然不够礼貌。

三、插入IF域

此时我们可以利用Word实现智能的判断，在【姓名】字段后加上【先生\女士】。在Word当中，我们可以这样做，在【姓名域】后面加一个规则【如果…那么…否则…】。

其实这个跟EXCEL的IF函数，语法是一样的。首先单击【编写和插入域】功能组的【规则】，弹出【插入Word域：IF】对话框。

域名选择【性别】，比较对象输入【男】，接着在下方的【则插入此文字】输入【先生】，【否则插入此文字】中输入【女士】，单击确定。接着应用格式刷，将返回结果的字体设置为一样。

最后我们预览结果，检查无误后，直接生成单个文档，这样整个邮件合并就完成了。

四、认识IF域

接下来，我们看一看实现智能判断返回的先生女士，实际上设置的是什么？
其实上，它是Word的IF域，判断【性别】字段是否为男，是男就返回先生，否则返回女士。

我们按【Shift F9】切换域代码，可以看出这IF域实际上是嵌套域，引用的是【性别】字段。

好啦，今天的分享就到这里，你学会了吗？