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全文字数：2900 字 预计阅读时间：7 分钟 没有提前准备贵宾室的紧张 工作一年多后，主任第一次让我独立筹办一个会议。会议开始前，主任问我：“小李啊，都安排好了吧？一切就绪了吧？都没问题了吧？”我自信满满，拍着胸脯保证：“一切就绪，会场检查了好多遍，您放心吧！” 离会议开始还有半个多小时。有几个重要的参会嘉宾到得早，已站在会议室门口，我满脸笑容地迎上去，想把人往会议室引导。这时站在旁边和我一起迎接嘉宾的主任却高声对我说：“小李，你快把大家带到贵宾室休息一下！”我顿时傻掉，贵宾室？我根本没有想到要准备贵宾室。 我心急火燎地去找服务员打开贵宾室，沏上茶水，这时主任的表情才由阴转晴。会议开始了，我静下心来把前前后后又仔细琢磨一遍，心里愈发忐忑不安：如真是按照自己之前的计划，直接把重要参会嘉宾引到空无一人的会议室坐下，可不就尴尬了？ 音响设备失灵的尴尬 又有一次大会，议程中有升国旗、奏国歌的环节，在准备过程中主任专门交代我：“小李啊，除了一般性会务，升旗环节你要认真盯一下，千万别出什么差错！”我信誓旦旦，心想，这又不是什么难事，国旗是自动升降的，国歌是音响自动播放的，会场的技术人员对这个环节早已驾轻就熟。于是，我只是在电话里对技术人员作了简单交代。 会议进行得很顺利，前面各项议程效果也非常好。但让我万万没想到的是，到了升国旗、奏国歌的环节，主持人话音刚落，国旗开始升了，国歌配乐声音却小得几乎听不见。大家正站着行注目礼，都意识到出了问题。 我就在控制室旁，赶紧一个箭步冲了进去，示意技术人员把声音调大一些。但这个技术人员是专门负责升旗装置的，音响师竟然在关键时刻去洗手间了。我彻底傻眼了，虽然自己在这个控制室里“盯”过无数次会，但对音响设备没有任何常识，只好硬着头皮自己摆弄，可声音依然小得听不见。这次事故几乎成为我职业生涯中最严重的一次失误。
忘记考虑停车问题的遗憾 前不久，单位召开一次研讨会，邀请总计四五十人参会。考虑到便于大家通勤，会场选在市中心某宾馆。 结果会议马上就要开始了，还有不少嘉宾没到，我正纳闷的时候，看到一位嘉宾满头大汗冲进会场。他一边道歉一边笑着抱怨：“你们找的这个地方停车场太小，车都在门口堵着呢，我开出去好远才找了个地方停下来。” 我心里咯噔一下，坏了！之前筹备会议时确实没有安排专人维持停车秩序，也没有在会议通知中提醒大家停车场小，尽量乘坐公共交通工具。 我跑到停车场一看，出入口已经堵成了一锅粥，想出的出不去，想进的进不来。最后，在宾馆方面协助下，费了好大力气，才把停车场秩序疏导好，但还是有不少嘉宾的车停到了很远的地方。等人都到齐，会议开始时，已经晚了一刻钟。 （插画：马宝） 这三个事例，都是我曾经犯过的错。事后反思，很快就发现了犯错的原因。 先说第一个事例，在会议服务中，我们大多把注意力放在会场这一“主战场”，往往对贵宾室不怎么花心思，甚至遗漏。其实，在召开较高级别的会议时，贵宾室作用很大。一般应在会场旁边安排贵宾室，备好茶水等，供来宾在会议前后短暂休息交流。特别是一些活动开始前，筹办方领导要与重要嘉宾进行礼节性的会面，或有事相商，或加深友谊，或以示重视，总之须尽地主之谊，这时应有一个安静私密的会谈环境，贵宾室就有了用武之地。 第二个事例问题出在哪？就出在我过于相信和依赖技术人员，自己却对设备一窍不通，总觉得这方面的事有技术人员盯着，于是在会场当起了甩手掌柜。现在会议服务专业化程度越来越高，分工越来越细，中大型会议一般都有数量不少的专业服务人员，办公室工作人员似乎就只做些统筹和管理的工作。经过这次的尴尬我才明白，在会场，甩手掌柜千万当不得。管理好现场服务人员，督促做好有关工作固然重要，摆正位置、俯下身子，在会场时把自己放在普通服务人员的位置上，亲手去做、亲自去试也很重要。对关键设备的关键操作技术还是应当有所掌握，以免遇到紧急情况时陷入被动。 第三个事例确实是自己在筹备时对停车问题考虑得太不充分。开大会前，一定要估算可能应对的机动车流量。如果会场外完全不具备停车条件，那就提前通知参会单位，会场无法停车，请采用公共交通工具；如果会场外停不下，但不远的地方有空地，那就把空地划为停车区域，安排好停车场和会场之间的摆渡车；如果会场停车条件不错，那就请保卫部门或会议服务方安排人手，规划车位，引导车流确保停车秩序。 三个事例综合来看，究其原因还是准备时考虑得不够细致，工作方案不够周密，工作中落实得不够彻底。大型会议活动一般具有人数多、环节多、细节多等特点，要圆满完成组织服务工作并不是一件容易的事。 先说会前，精细制定工作方案是必须的。一场大型的会议，要做好组织服务工作，制定精细的工作方案十分必要，这也是决定能否办好会议的前提。 首先，必须确保各项工作符合中央八项规定精神，符合有关财经纪律和规章制度，尤其要严格按照会议的类别做好预算安排，做到在预算内合理安排各项开支。要简化会场布置，比如，不悬挂欢迎横幅、不摆设花草、简化迎来送往，要让中央的规定精神真正落地生根。 其次，要明确工作任务分工，确保将各项具体工作分解，落实到每一位工作人员，确保无遗漏。一般而言，一场大型的会议涉及会务、接待、宣传、医疗、交通、安全、保密等工作，作为会议的组织者要按照工作职责进行科学合理分工，并明确工作任务、标准和时间节点。 再次，要建立起高效的工作机制。大型会议往往涉及诸多工作组或单位，如何协调各方力量共同完成服务保障工作尤为重要。在实际工作中，一般采取协调会的方式进行，即会议期间参与会议服务保障的各工作组每天都要召开协调会，通报当天该组工作的完成情况、第二天工作安排情况和须要协调解决的事项，这样的工作机制能够达到信息共享、协调沟通的目的，发挥较好的作用。 最后，要做好演练工作。为确保大型会议万无一失，在会议开始前，各工作组要按照会议实际进行的状态，提前组织工作演练，以便在演练中提前发现问题，及时解决问题、积累经验。 有了详细的方案，就要精准抓好工作落实。办好大型会议，关键在于各项会务计划能够得以精准落实。在落实环节要注意两个方面的工作： 一是加强统筹配合。大型会议由于参会人员较多，参与服务保障的部门多、人员多，很多工作一个部门或者一个工作组往往难以独立完成，这时就需要围绕一个共同目标，协调各方力量、共同工作，各部门、各工作组都要有大局观念，在工作上相互补台、相互支持，让各项工作任务精准落实。 二是加强请示汇报。大型会议召开期间，遇到一些新问题、新情况，要及时处置处理，防止出现“蝴蝶效应”，影响整个会务工作。在问题处理上要避免经验主义，不能擅自做主，要严格按照程序做好请示汇报工作，由领导站在工作全局的角度作出综合研判，从而提出处理意见。 此外，会后还要注意做好收尾工作。趁热打铁做到三个“及时”： 一是及时总结。特别是要及时总结本次会务工作中的经验和教训，尤其是对会议期间存在的疏漏，要认真查找原因、总结教训，在今后的工作中加以改进。 二是及时完成后续工作。比如，及时梳理结算会议费用，或对会议期间临时借调人员通过组织程序拟写感谢信，以表示对该同志和单位的尊敬和谢意等。 三是对产生的各类资料要及时整理归档。包括文字、表格、照片、音视频等，保证档案完整，以便日后查询和使用。 来源：《秘书工作》杂志 |
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