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数据分列 Excel的数据分列功能主要用于处理文本型数据，帮助用户将输入到Excel中的混乱的原始数据快速转换化为以列表形式存在的数据。 在日常工作中，我们也经常会遇到类似的数据混乱的情况，例如从ERP系统导出的一份报表，如下图所示： 图中的数据合并在了同一列，而并没有以列表形式存储，这样的数据显然不能供我们进行后续的操作，我们需要对数据进行整理，这时，Excel的分列功能就可以帮助我们轻松解决。 首先选中需要分列的数据，然后点击数据选项卡中的“分列”，弹出如下对话框： 根据原始数据类型的分列方式有两种，一种是按分隔符号分列，另一种是按固定宽度分列，这里选择“分隔符号”，点击“下一步”： 选择或输入具体的分隔符号，由于当前数据中字段与字段间是由空格隔开的，所以我们勾选“空格”；如果字段间存在连续的空格并且要视为一个整体来处理，勾选“连续分隔符号视为单个处理”的选项，如果不存在，则不必勾选；点击“下一步”： 在当前界面，用户可以在数据预览下选择任意列并设置数据格式，通常保持默认的常规状态；另外，数据分列默认在原始数据上进行，若需要复制到其它位置，可在“目标区域”指定单元格区域；设置完成后，点击“完成”，完成数据的分列，如下图所示： 自动分级 Excel除了允许用户手动创建分级组合外，还可以创建自动分级。 自动分级功能，是Excel依据单元格区域中公式的引用单元格的从属关系，智能生成分级组合，它能够直观地反映出公式所在单元格与引用单元格之间的从属关系。 所以自动分级的前提条件，是Excel能够从所选的单元格区域中获取到分级的依据。 利用下面这个示例，我们来介绍一下自动分级的应用与原理，下图是创建自动分级前的数据： 我们需要对上图的列表创建分级产生在行的自动分级，先选中第2到18行，然后点击数据选项卡中“组合”下的“自动建立分级显示”，如下图所示： 点击“自动建立分级显示”后，完成行项目的自动分级，如下图所示： 根据以上分级结果，可以看出，第一季度是对2、3、4行数据的汇总，而年度汇总则是对第2到18行数据的汇总，这与汇总行公式所在单元格以及所引用的单元格构建出来的从属关系是一致的。 分类汇总 Excel分类汇总，就是根据指定分类对列表的若干字段按照指定汇总方式进行汇总并建立分级组合的功能，操作简单且功能强大，是处理与分析数据常用的功能。 在使用分类汇总时，需要注意的一点是，我们需要先按照分类字段对列表进行排序，使得分类字段中相同的项目能够连续排列。 下面来看一下分类汇总的应用，选中已按分类字段排序的单元格区域，点击数据选项卡中的“分类汇总”，弹出如下图所示的“分类汇总”对话框： 设置“分类字段”为产品编号，“汇总方式”为汇总，“选定汇总项”为数量，如下图所示： 若需要在打印时每个分组单独一页则勾选“每组数据分页”，另外，如果不勾选“汇总结果显示在数据下方”这一项，则汇总将显示在每组数据的上方；设置完成后，点击“确定”，完成分类汇总的创建，如下图所示： |
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