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对的时间做对的事 “纪老师，我有拖延症，有些时候我效率还行，但很多时候我的状态很差，无法专心工作，什么也不想干，我该如何提高效率？” “你好，人不是总高效，也不会总拖延。一天当中，人总会有状态不好的时候，问题不在于状态不好时怎么办，而在于状态好的时候是否真正利用起来并高效工作了。关注积极面，对自己好一点，发现你自己的高效时间段是正解。” 以上是我和咨询者的一问一答，但并不是某一位具体的学员或网友，而是很多人问的问题的典型代表。 其实国外早有调研显示，职场人士一天的有效工作时间也就2～3个小时，剩下的时间估计都各种开小差了。很多人对自己有要求，所以接受不了自己闲耗浪费时间，也不允许自己状态不好。 其实，状态无所谓好坏，只是有着不同的特点。把一天划分成若干时间段有助于帮你发现这些特点，这样才能做到适合的时间做适合的事情。该工作工作，该玩玩，岂不美哉？ 不断优化每个时间段 先看某位学员的一个例子。 小Y是某IT公司员工，他们公司实行弹性工作制，上午员工最迟可以10点到公司，小Y就是如此。公司中午12点开始午休，那么从10点到12点这两个小时，就是一个时间段，我们分析一下这个时间段内六个元素的特点。 当我们界定了这样一个时间段并分析了它的特点之后，再对小Y的工作任务稍做分类就会发现，在这个时间段里有些工作比较适合做，有些则不适合，而且还能发现一些优化和提高这个时间段效率的具体措施。 例如，这个时间段内干扰较多，不适合做需要深度思考和高效产出的事情。 若小Y 的手头工作已经完成，就可以主动发起对自己有利的会议和讨论，并主动和领导汇报，这样就可以从被打搅的状态中摆脱出来，使自己专注的时间比例提高。 搬家之前，我们三口人和父母住一起，家里有老人有孩子没法工作，我就去周边的社区图书馆。图书馆有固定的开放时间， 每次上网需要先手机验证，图书馆里的其他人偶尔也会和我聊天， 这段时间的工作就会受各种影响。 搬家之后就不同了，孩子正好上了幼儿园，我就在家里工作，不用再跑了，省了不少气力时间， 打扰也少很多。 我的写字台在起居室里，上午没阳光，写字台上的东西也比较多，老婆也常常会用，我就在有阳光的卧室新添了一张桌子，什么也不摆，仅有纸笔供我构思使用。起居室的写字台上我还特意弄了双显示器，在笔记本电脑屏幕上开全屏写作，在另一台显示器上查资料，这样可以很好地避免自己分心。 光这样我还嫌不够，上午 9：00—11：00这段时间我还给自己新添了喝绿茶的习惯。泡杯茶，舒舒服服地写书，心情很舒畅。 细心的你可能已经发现，通过这些努力，我基本控制住了前面提到的时间段内六大要素。当六大要素变得极其稳定，这个时间段的控制权几乎全部掌握在我手中时，我就可以专注高效地进行工作产出了。 接下来，也许我还应该把手机调静音，让我的座椅更舒适些，提前准备好上午加餐的食品，定点加餐，其他各种零食统统藏起来，喷点精油让屋子里的气味闻起来更怡人…… 时间：9：00—11：00 地点：家 物品：双书桌，双显示器 环境：洒满阳光新书桌，除了纸笔一件东西也没有，专心致志。 他人：不再受孩子和父母影响，不再受图书馆里的人影响，我老婆在家工作时我们也可以分开屋子。 身心状态：8点左右我基本都会小憩一下（因为我4点起床），9点时精力充沛， 一杯绿茶让我心情愉悦。 用清单整理碎片我是从2012年年底开始尝试4点起床的。在最开始的那段时间，起来之后经常会有种无所事事的感觉。 其实并非是没有事情可做，早起后是要逐渐进入状态的，开始时并不是那么清醒，很多时候想不起该做些什么，耗着耗着时间就过去了。 我觉得这样不行，于是我尝试把起床之后要做的事情列出清单，并且按顺序排好，然后按照单子上的事情做，碰到不合理的地方再调整。 有了这张单子效率高多了，我也不用费力思考做什么，按部就班地执行即可。 现在，我早上第一个时间段（4：00—5：30）的做事步骤是这样的。 你看，事情蛮多蛮碎的是不是？但列出来就不怕了。 起床后到签到前是一系列让自己清醒起来的事情。用手机签到后再看看天气，然后边听学习资料边锻炼身体，锻炼完毕，开始安排当天的工作，之后再把其中一些简单琐碎的事情干掉。 后来我发现，列步骤这个方法不仅仅适用于早起后，一天中的每个时间段都可以编排成步骤、变成程序，这样会省心很多。于是我开始逐渐编制一天中的每个时间段，以下是我第二个时间段（5：30—7：30）的步骤。 做早餐 6：00 叫老婆起床一起吃早餐 洗碗 6：30 叫孩子起床，放早间音乐收拾屋子，还原物品 叠被子铺床开窗通风换气收拾垃圾 烧水 偶尔晨便 这段时间我需要和老婆配合，她负责陪孩子起床、洗漱、穿衣服、去幼儿园，我负责供应早餐、收拾屋子，直到把她们送走，我也基本把屋子收拾整齐了。按照这个单子做，两个小时的时间很快就过去了，相当充实也相当开心。
界限、八分饱与仪式感 记得我上小学时，下午3点多放学，学校安排了课外班，学生可以参加兴趣小组，也可以在学校写作业。 没过多久，各个主科的老师就霸道地把这段时间用来讲课赶进度，兴趣小组也就废止了。 又过了一段时间，“上面”有规定，课外班要“专时专用”，不允许用来上正课，于是兴趣小组又重新“开张”。我当时参加了象棋和地理兴趣小组，玩得很开心，非常感激这个“专时专用”。 现在不少人呢，在工作的时候常惦记着自己私人的事情，在家里的休闲时光却对工作念念不忘，结果总是无法活在当下，总是心不在焉，总是觉得有事情没干。 他们没能做到专时专用，就像那些老师一味地赶课，让所谓“要紧”的事情渗透在一天的全部时间里。 这些人缺少的是界限。把一天划分出时间段，其实也就帮你划出了界限。每个时间段之间彼此隔开，这个时间段的事情就在这个时间段解决，决不拖到下个时间段。 这并不是减少了碎片，而是让一天的混乱变得有层次、有秩序，让我们能专注于每个时间段内有限的、能hold住的碎片，这叫作碎片化专注。 这种专注需要清晰的界限。 要想做到这点，你就不能把一个时间段安排得太满，而是要八分饱，这样才能做到轻松地把这一时间段的事情在这一时间段搞定，不然，就会陷入事情没做完导致的各种纠结里了。 我的第三个时间段（7：30—9：00）用来休息和调整状态，经常8：30 前就完成该做的事情了，剩下的时间我就随意干点自己想干的， 当放松也好，当奖励也好。 别总想着把自己一天的每时每刻都塞满，首先你塞不满，其次塞满了你也做不到，不轻松，没必要。 状态很重要，不同的时间段人的状态不一样，这就需要我们“切换”状态。切换可以用一些仪式性的动作来完成，它标志着上一个时间段结束，新的时间段开始。 比如，早上5：30我的电脑闹钟会响起，提醒我该去做早餐了。我呢，关掉闹钟、合上电脑、走进厨房，这三个动作就是种仪式，及时帮助我摆脱对前一个时间段的恋恋不舍，迅速进入新状态。再比如我每次9：00开始写作前，都要泡上一杯茶，这也是个仪式，让我享受新开始。 仪式其实就是在帮你划清界限。想想看，人们为什么要过新年呢？其实那天和其他日子没什么区别，但就是这“辞旧迎新”的感觉，让人的状态好起来，憧憬并积极地面对未来。 请理解规划时间段并不是一蹴而就的事情，这份时间段清单需要你不断改进。
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