北大纵横 中国第一智库公众号 关注1522字 | 3分钟阅读 月末年终,很多管理者面对众多经营业务数据,需要在总结汇报中展示呈现。俗话说“字不如表,表不如图”,那么业务经营数据如何更好地实现可视化展示呢? 先看下知名商业期刊的可视化案例, 图1和图2分别来自《商业周刊》和《经济学人》。 图 1 《商业周刊》数据可视化示例 图 2 《经济学人》数据可视化示例 数据可视化的软件很多,其实我们最常用的Office办公软件就可以实现。本文主要从六个方面介绍Excel软件数据可视化的工具,让你的经营数据会说话。 01 函数公式—直观星级评价 在人力资源管理或供应商管理的绩效评价中,常常用到星级评价。直观显示星级效果,推荐使用REPT函数,能够按照给定的次数重复显示文本。 REPT函数的语法结构如下: · REPT (重复文本,重复次数) 图 3 函数显示星级评价 单元格C2用实心五角星“★”显示等级,在C2中输入公式: =REPT(“★”,B2) 单元格D2用实心五角星“★”和空心五角星“☆”显示等级,在D2中输入公式: =REPT(“★”,B2)&REPT(“☆”,5-B2) 02 条件格式--目标达成可视化 Excel有个能根据数据大小而变化单元格颜色的工具,叫条件格式,我也称它为Excel数据的“火眼金睛”。因为工作中常用这个工具对数据做格式提醒功能,用公式和条件格式结合可以实现预警功能。 年底常要体现年初制定目标或预算的完成情况,可以用数据条来实现。 图 4 销售数据可视化-数据条 默认显示方式是体现不了销售目标达成情况的,本例中需要通过条件格式的【管理规则】--【编辑规则】,重新设置规则,将默认的最大值类型“自动”更改为“数字”,值设置为销售目标所在的单元格即可,还能够目标的变化而动态调整。 播放GIF 图 5 目标达成可视化 03 数据图表—多种呈现方式 图表的直观性能比文字更能吸引观众的注意力。图表也因此承担了绝大部分信息传达的职责,文字的功能更多在于解释说明。图表类型很多,怎么选择合适的图表类型呢?一般可以从比较、分布、构成和联系四个方面来选择。 图 6 图表使用思维 大多数人还是使用Excel默认样式的图表,这离专业的商务图表还有差距,主要可以从图表的布局、配色和字体三个方面进行优化。 图 7 商务图表优化三要素 特别是Office 365新增了六种数据图表,分别是树状图、旭日图、直方图、箱型图、瀑布图和漏斗图,让数据图表的呈现更加多样化。 图 8 六种新数据图表 04 迷你图—趋势变化更清晰 Excel迷你图功能推出快10年了,据了解用这项功能的人还是很少。例如,通过对上半年业务数据分析来了解业务趋势,用常规折线图做出的效果用一个字形容肯定是“晕”。所以常规折线图不适合多系列的情形。 图 9 多系列折线图效果 迷你图可以在单元格中用图表的方式来呈现数据的变化情况,共有三种类型,分别是折线图、柱形图和盈亏图,其中折线图和柱形图可以显示数据的高低变化,盈亏图只显示正负关系,不显示数据的高低变化。 播放GIF 图 10 迷你图的趋势效果 05 动态透视图—多维度汇总 有一张跨年度的订单信息数据表,包含订购信息,客户信息,员工信息和物流信息,共800多行。 图 11 订单明细 如果要按地区、城市和发货日期三个维度统计不同业务员的运费汇总,你会怎么做?在做好数据透视表上筛选,一般是通过行列标签或筛选字段的下拉选项进行选取。 其实,数据透视表从Excel 2010开始增加了切片器功能,从Excel 2013 开始增加了日程表功能。切片器和日程表都可以更快速直观地实现对数据的筛选操作。 播放GIF 图 12 动态数据透视图 06 三维地图—分区域动态呈现 本功能适合Excel 2016和Office 365版本,其他版本需下载Power Map插件。要实现数字地图的显示数据必须有一个位置属性,这个属性可以是省份、城市、地址或经纬度坐标等。 本例是一张订单表,销售日期范围从2018-1-1到2018-8-31,销售区域涉及7个区域,13个省份,18个城市,共共746行销售记录。 播放GIF 图 13 创建三维地图 播放GIF 图 14 三维地图动态呈现 最后再用一张图对本文介绍的六大工具做个总结回顾,希望能对你有帮助,提升职场办公效能。 图 15 Excel数据可视化的六大工具 |
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