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自己是个随性的人，没想到也能坚持写公众号。写多了，也就跟说话一样，写写一篇也挺快的。不走人家那宏观的一套套，也绝不玩虚的，坚持每一篇都能提供大家实实在在的解决方案。 今天主要来讲讲word邮件合并功能，真的很好用，真的很无敌，真的适用于各行各业，给大家提高的工作效率绝对是杠杠滴。 想到使用邮件合并功能的由来 自认自己很爱偷懒，上周五真是一整天都浪费在各种表格上，年底了，也是各种催，焦虑，一边做一边在反思自己当初的基础数据应该怎么完善，遇到类似问题应该如何快速解决，这一天硬着头皮先把手头事处理好，发现很多都是在做重复的动作，如果我把公式编好，跟word关联好，数据自动提取，业主要怎么样的数据我就给他提供想要的...... 还有个重要因素，因为家长群老师把孩子们成绩啪啪啪统一贴出来，家长们就议论开了，觉得不该统一发，应该顾及一下孩子和家长们的感受，最好能单独私发。（我习惯换位思考，每当提出一个要求，首先会站在别人的立场上去考虑，会不会增加别人的工作量）私发，如果用传统做法，只带一个班的老师还好，就四十来个娃，每个娃的情况单独发家长，就按每个小朋友两分钟计那也额外增加老师一个半小时的工作量，如果是任课老师，同时带四个班呢，减负，不仅孩子得减负，也得帮老师减负，在技术上能解决问题决不该浪费老师额外一丝精力，老师的精力应该花在学术上教学上。不多废话，邮件合并功能开讲。 需求： 老师有一份学生名单，单独私发给家长邮箱。 解决思路 建立基础数据库，基础信息实现共享，减少不必要的重复工作。 解决方案 1用到的软件 Word、EXCEL、outlook 注：outlook是电子邮箱工具，是office中的组件之一，在开始/Microsoft Office/ 去找。  要通过Word来群发邮件，必须先登录Outlook软件。通过QQ或163等邮箱进行登录Outlook，需要设置后才可以群发，QQ邮箱、163邮箱帮助里有超详细的Outlook登录设置说明。 2EXCEL建立 为了更好的让大家直观感受到，我简单的建立个名单表格（名单纯属虚构，如有雷同，绝不可能）。  3Word模板制作 简单建一个成绩单模板  4开始 4.1关闭EXCEL表格 4.2打开Word/邮件/选择收件人/使用现有列表/插入数据表格/确定    4.3插入合并域/将姓名插入到“姓名：”的后面。 插入需要的信息，本案中主要用到姓名、成绩、评语，逐个插入  4.4点击完成并合并/发送电子邮件  在弹出的合并到电子邮件中将[收件人]设为[邮箱]，然后录入主题，确定即可。   4.5几百上千份邮件可以轻松的发送成功了，如果需要打印，可以选择打印文档。  4.6邮箱是虚拟的那些家长是不可能读到我们的邮件的。 虽然例子讲的是老师私发给家长的成绩，邮件合并功能适用各行各业，比如同一个产品分别发给多个供应商、发邀请函给多人、发通知给多人，用邮件合并功能抬头自动生成对应供应商的名称，不需要一个个去复制名称，不需要一个个去发邮件； 成本岗的朋友把基础数据建好（从立项开始，各合作单位信息、合同金额，执行情况，本年累计产值、预计产值、产值完成情况，进度款支付、当期支付、上年支付、本年支付情况等等）， word模板搭好，想要怎么添加什么，填写各种报表，各种汇报文件都是轻轻松就能搞定。结合数据透视表，轻松汇总合同执行情况； 基础数据的建立很重要，Excel表格信息登记要准确，完善，在一个基础文件内增加修改，节约下来的时间可以做更多自己感兴趣的事。 感谢身边的同事朋友们，一遇到CAD、Excel、Word、Ps等等办公软件上的问题，能想到找我来解决，其实，很多问题我也是第一次遇到，感谢大家的信任给了我动力去了解去学习，教会大家的同时，自己又学习了一遍。 欢迎大家指正。 |
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