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应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展，人们在工作和生活中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的功能也就越来越多了。
所谓应用文是人们在生活、学习、工作中为处理实际事物而写作，有着实用性特点，并形成惯用格式的文章。
通过长期实践，人们对应用文的形式和功能进行约定，共同遵守、共同使用，使其成为相对于记叙文、议论文、说明文的又一类特殊文章类型。应用文以实际应用为目的，是传递信息、处理事务、解决问题、交流经验的一种必不可少的工具，上至中央机关，下至基层单位，应用文的使用范围几乎涉及社会生活的各个方面。
今天我们来深入了解一下它的语言特点，更好地掌握应用文的写作。
应用文作为一种实用性文体，语言上与其他文体相比较，主要表现出“朴实、沿习、多元、明确、简练、生动”等特征。应用文所使用的语言属于事务语体，是用来处理事务、沟通信息的一种直接交际的语言系统，具有准确性、实用性、针对性、程式性等特点。 一、 准确性
应用文语言的准确性主要是指准确无误，不会产生歧义或误解，是指语言要恰如其分地表达内容，使人一看就知道眼前这篇应用文的中心思想或基本意思。
应用文写作是一种实用写作，是为了解决社会生活中的各种实践问题而写的，所以其对语言准确性的要求特别高。具体说就是要做到以下三点：
（1）.内容要真实。应用文写作中所涉及到的人与事，一定要确有其人、其事、情节、细节、数字都不能虚构。如×市人民政府关于×报社擅自扩大建设规模的通报中写道：“经查，某报社在修建联合大楼时，在未经规划部门批准的情况下同，擅自扩大联合大楼建设项目的建设规模，增建两层办公用房，计2230平方米。××建筑公司在未获得审批手续的情况下，为其进行施工。为严肃纪律的整顿建筑市场，现通报如下：……”以上发文有根有据，错误事实清楚，统计数字准确。
（2）.结论要准确。应用文语言所下的判断十分讲究分寸感。比如在写总结时，一个单位在某段时间内取得的成绩，是“很大”、“较大”还有“一些”、“一定”都要再三斟酌，力求准确反映实际情况。有根有据，才能让人心服口服。
（3）.运用词语语要准确。如一份购买计算机系统的订货合同中有关验收的条文如下：“必须连续运行24小时，且扣除中断时间；在此时间内，主机的控制装置/磁系统的故障为零次；其它外围设备故障不得超过两次。“验收方法和指标的表述语言精确清清楚楚，专业术语规范经过字斟句酌、严格推敲、无懈可击，符合险收条款的写作要求。“必须......且” 、”在此时间内” 、”不得超过两次”这些词语用得准确严密。
文学语言要求准确, 那是艺术表现上的准确, 以使艺术虚构收到令人感到真实的审美效果。应用文语言所要求的准确, 是递传实翔信息的准确, 以保证接收、反馈的情况和意见准确无误。
语言是概括符号, 不是事物本身。语言符号所表示的概念, 有一些比较精确或相当精确, 另一些比较模糊或相当模糊, 因为有精确语言与模糊语言之分。应用文语言的准确性, 首先体现在运用概念精确或比较精确的名询、动词、数词、量词、介词、连词,不用或少用概念模糊的形容词。
但是, 应用文又不可能排除对属于模糊词的概念词、程度副词和一部分时间名词、时间副词的使用。所以, 应用文语言的准确性还体现在对于概数词、程度副词等模糊词语的审慎使用, 尽量减少其模糊性, 力求比较准确地反映事实。
此外, 名词的缩写要使人能够理解, 避免产生歧义。口语、俗语也应慎用, 最好不用。如“ 他妈” 应改为“ 其母” , “ 碎纸””应改为“零钱” , 力求表达准确, 让不同地区的人能够读懂。成语中有不少夸张、装饰性的语句, 如“汗牛充栋” 、“ 回天无力” 等,应少用或不用, 以免造成华而不实、矫揉造作之感。
规范化的书面语言词义严谨周密，正确使用它可使读者准确理解公文、不产生歧义从而能认真执行。首先，不要使用口语。如：在文件用语中，使用“ 商榷” 、“ 面洽” 、“ 诞辰”、“不日”、“业经”、“拟”等书面语言，而不使用“商量”、“生日”、“不几天”、“早已经过”、“打算”等口语，以示庄重。其次，不使用生造的晦涩难懂的词语和不规范的行话、方言或简称。如称“ 少女” 为“小” ， 称“ 计划生育办公室”为“计生办”，将“爱国卫生运动”简称为“ 爱卫运动” 等。这不仅会使读者费解，影响到公文传递信息的功能，而且也影响公文制发机关的尊严与文件的权威性。 应用文写作中，内容要反映客观事实，结论要表达准确，语言要运用恰当。准确是应用文的生命。特别是在公文语言中，决不允许有歧义和含混的词义，必须非常准确地表达意思，写进公文的概念、观点，以及解释说明问题，必须周密准确，而且符合党的路线、方针、政策，符合客观现实。 二、实用性
所谓实用性就是解决实际问题。记叙文是“以事感人”，议论文是“以理服人”，应用文是“以实告人”。应用文的写作目的是为处理某一些实际事物而写，写作内容是实实在在解决某些具体问题，写作对象是特定的单位和个人，在写作和使用上有明确的时间。 三、应用文的语言特征 应用文作为一种实用性文体，语言上与其他文体相比较，主要表现出“朴实、沿习、多元、明确、简练、生动”等特征。 （一）、朴实——开门见山、自然质朴
文学作品属形象思维范畴，主要用场景渲染、人物描写、心理刻画等手法塑造出活生生的艺术形象来感染读者，即“以情动人”。语言上特别重视积极的修辞手法，特别讲究动词、形容词的锤练。论文写作属逻辑思维范畴，以对事理的解剖分析、综合归纳、逻辑推论“以理服人”，语言上特别重视语法、逻辑和专业术语的准确。
应用文是一种处理公私事务的工具，是用来说明事实、解决实际问题的，侧重于“以事告人”。所以语言要求朴实无华、开门见山。例如在述职报告中就写“该干什么、干了什么、干得怎么样”，直陈直述，不展开论述，不夸张、不掩饰、更不能虚构。大多数的应用文中不宜用比喻、比拟、借代、夸张等修辞手法。叶圣陶先生在谈公文写作时说：“公文必须写得一清二楚、十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么”。
朴实特征还表现在多用庄重典雅的书面语，少用或不用口语词、方言词、土俗俚语、歇后语。例如某财务大检查通知中写道：“费用错误列支的，务必纠正。今年的要纠正，去年的也不要放过。今后不论超产奖还是什么乱七八糟的这个奖那个奖，统统都得在利润中支付。”这段文字里的“不要放过”、“乱七八糟的这个奖那个奖”、“统统”等词语口头表述尚可，但不宜用于应用文中。 （二）、沿习——文有定型、约定俗成。
一般说“文无定法”，但写作应用文应当遵循“惯例”。应当符合相对稳定的格式、表述规定的内容、使用习惯的语言。标题、开头、结尾、转折过渡采用习惯的用语。例如，公文中的“指示”是要求受文者干什么的，通常结构安排是：“为什么”——“干什么”——“怎么干”——“希望和要求”四段式。“请示”的正文为“请示起因、请示事项和请示结尾”三段，而且把“请示起因”确定为行文重点。以上说明应用文的结构是相对稳定的。
应用文写得简炼是高速传递信息的需要，是节省时间、提高办事效率的需要，也是朴实、明确特征在“文字量”上的体现。
列宁曾经提出过：“写报告、文件要象电报那样写得简短”。应用文写作中要反复锤炼语言，像鲁迅先生提出的那样，毫不可惜地删去那些可有可无的字、词、句、段。 我们所处的社会信息量越来越大，信息的传递速度、信息的处理速度也越来越快，要求信息的度量越来越高密。例如：美国总统原来签署命令是这样开头的：“我秉承合众国宪法和法律所赋予合众国总统的权力，兹发布命令……”，自卡特当总统始，把签署命令的开头改为：“我作为合众国总统命令……”27个字简约为10个字，表达了同一个意思。从北京三次申奥口号比较看，更体现了简炼的特征。1991年申奥口号共7条107字；1992年申奥口号为6条67字；2000年申奥口号仅2条18字。第一条是“新北京、新奥运”仅6个字，两个短语，第二条是“绿色奥运、科技奥运、人文奥运”12个字，三个短语，两条口号鲜明地突现出北京申奥的新理念。 为达到语言简练可多使用单音节词，酌情使用一些文言词语，合理使用简称。 （三）、生动——有声有色、活泼鲜明。
语气庄重、言简意明、直来直去、明白显露是应用文用语的基本要求。但在调查报告、总结等应用文种里，也可以用生动活泼的语言表达事理、吸引读者，感染读者。
诚然，上述应用文文种不会象文学作品那样借用种种写作手法来塑造形象，只可以有限使用比喻、借代、夸张等修辞技巧，穿插使用成语、俗语、歇后语等增强文章的吸引力、感染力、新鲜感。例如：1983年《人民日报》的新春献词标题为《恭喜发“才”》。这个标题巧妙地采用了“谐音”的修辞手法，把人们习以为常的“财”字换成“才”字，把当时国家百废待兴、求才若渴的局面鲜活地体现出来了。采用这样的形象生动的语言归纳总结，读者倍感亲切，也好记忆。 总结：应用文书语言的基本特征
（一）实用性
人类的语言分为实用语言和文学语言两大基本类型。 实用语言只传达“实用”的内容。 文学语言经过了作家“扭曲”或“施加暴力” ，讲究审美、意在言外。
（二）无歧义性
应用文书语言严格遵照其词典意义；严格遵循语法规则； 应用文书只适当运用比喻、对偶、排比等常规修辞格， 一般不采用夸张、通感、暗示等修辞格。 应用文书的叙述则多用直叙，证明则多是直接证明， 应用文书内容观点不能曲折隐晦、含糊其辞、模棱两可， （三）模式性
如“特此函复”这一模式化说法，如果换用别的语言表达，不可能如此简练明白。 应用文书语言有相当一部分是沿用旧语、套语，如“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语。
（四）概说性
应用文书不追求不追求纤毫毕现的细节展示。 应用文书的表述，只求抓住关键、抓住要点，实行概括述说。 叙述多是概叙；说明多是概说；议论是“说理”而非 “论理” 一般是直接地、明白地提出观点与主张。 概说性的作用：使信息更精要，对读者更尊重，更好地达到行文目的。
（五）得体性 得体性即是恰当地使用语言。 应用文书文种丰富，各类文种的用语风格也有明显的区别： 指挥性公文的命令、决议、决定注重庄重严肃； 法规、规章和管理规章文书讲求严谨、确切、利落； 计划性文书必须实在、周密、可行； 会议报告应富于鼓动性等。 上行文的语言，应尊重而不阿谀讨好； 下行文的语言，应谦和但又不失度； 与平行机关往来函件的语言，则应以诚以礼相待，多商量，互相尊重。 惩戒坏人坏事的通报，语言应言之凿凿，义正辞严。 表彰好人好事的决定，语言则应热情、稳实。 对上级的情况报告，不必有过多的宣传议论。 对下级布置工作的通知，又不可过于原则、空洞，应实实在在，切实可行，有可操作性。 有选择地使用模糊词语、委婉用语，有时反使应用文书的语言更得体。 语言还应随社会的变化发展而有所变化，与时俱进。
从总的方面看，应用文书语言大都比较庄重、通俗，是大众化的书面语言，较少用口头语言和方言。
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