采购管理流程

sxjhq 2019-01-06

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项目采购管理章节-内容整理笔记

采购管理过程

需求确定与采购计划的制订

需求的确定是采购流程的初始环节
需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采购计划的过程

供应商的搜寻与分析

标准包括（供应商的实力，以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等）

定价

竞争性报价
- 采购量足够大，值得进行竞争性报价
- 供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本
- 竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者
- 买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价
- 买方没有优先考虑的供应商
谈判
- 当前述任何竞争性报价的标准都不存在时
- 当采购要求诸多绩效因素（价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时
- 当买方要求供应商的早期参与时
- 当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更难）

拟定并发出定单

定单的跟踪和跟催

订单跟踪是指依据发出的定单内容，跟进监督，了解进展
跟催：指依据发出的定单内容，跟进催促，掌控进展
跟踪和跟催的流程
- 跟踪供应商内部申请的准备
- 确认供应商备货的情况
- 跟踪供应商发货的手续
- 确认供应商已经发货
- 跟踪货物在路途的行程
- 确认货物到达的时间
验货和收货
- 货物检验的步骤
  - 确认检验时间和地点
  - 确定检验部门及人员
  - 货物检验
  - 不合格货物处理
  - 对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告
- 接收货物的步骤
  - 协商送货事宜
  - 货物接收入库
  - 货物接收过程中的问题
开票和支付货款
- 查询采购调和入库信息
- 准备付款申请单据
- 付款审批
- 向供应商付款
- 供应商收款
记录管理

规划采购

供应商的管理
- 供应商调查
  - 供应商初步调查：对供应商的基本情况的调查
  - 供应商深入调查
    - 准备发展成紧密关系的供应商
    - 寻找关键采购产品的供应商
    - 概要: 在这种情况下需要
- 供应商选择指标
  - 供应商选择指标确定原则
    - 在选择供应商时，企业要考虑的主要因素有（价格、质量、服务、位置、供应商的存货政策和柔性）
  - 供应商选择指标体系设置
    - 三大主要因素：供应商的产品价格、质量、服务
- 供应商评估方法
  - 供应商走访
  - 招标法
  - 协商法
- 采购供方的合格评价
  - 新增供方审核评价
    - 主要依据：供应商的资质、供货的质量保证能力和产品的价格质量及售后服务能力
  - 对采购已有合格供方的控制
  - 对合格供方的管理
- 供应商质量管理
  - 定义：在特定的绩效范围内，复核或超过现有和未来客户（买方或最终客户）期望或需求的能力
  - 供求双方可通过各种方式实现战略发展、解决问题和持续改进
    - 定期召开合作策略回顾和发展会议
    - 建立高层主管的供应商会议，共同探讨双方合作间遇到的问题，努力找到解决方案，分享技术发展趋势和未来产品计划
    - 建立持续改进小组，促进持续改进的进行
    - 建立跨职能小组，管理和改进联盟与伙伴关系
    - 供应商激励
    - 供应商质量认证
产品采购目录管理
采购需求管理
- 识别需求
  - 识别需求是采购过程的起点
  - 采购需求通常包括标的物的配置、性能、数量、服务等，其中性能、配置等技术性内容最为关键。
  - 典型的请购单样本
- 需求的类型
  - 独立需求
    - 是某一项的需求是与其他项目无关。指那些不确定的、随机性的、企业自身不能控制的需求
  - 从属需求-相关需求
    - 也叫“非独立需求”，指某一项的需求是来自其他项目的需求量的派生
- 需求分析方法
  - 统计分析预测方法：对以往的采购申请单汇总统计、对各个销量日报表进行统计
- 需求确定和变更控制
采购计划管理
- 定义：指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业信息系统项目活动过程中对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署
- 采购计划的作用
  - 可以有效地规避风险，减少损失
  - 为企业组织采购提供了依据
  - 有利于资源的合理配置，以取得最佳的经济效益
- 采购计划需达到的目的
  - 预计采购物料所需的时间和数量，防止供应中断，影响项目实施
  - 避免物料存储过多，挤压资金以及占用存储空间
  - 配合企业项目生产计划与资金调度
  - 使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料
  - 确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量与成本
- 制定订单计划
  - 对比采购需求与供应容量
  - 供需综合平衡
  - 制订定单计划《项目采购计划（任务）单》--- 下单时间=要求到货时间-认证周期-定单周期-缓冲时间
- 采购预算
  - 定义
    - 就是一种用数量来表示的计划，是将企业未来一定时期内经验决策的目标通过有关数据系统地反映出来，是经营决策具体化、数量化的表现
  - 编制步骤
    - 审查企业以及部门的战略目标
    - 制订明确的工作计划
    - 确定所需的资源
    - 提出准确的预算数字
    - 汇总
    - 提交预算
- 采购计划的审批
  - 合同项目采购，下单部门根据销量合同，按照项目实施计划，向采购部门提交采购申请《项目采购计划（任务）单》，经主管领导审批同意后提交采购实施
  - 提前采购、推荐采购、推荐本地采购，基于风险考虑，其审批按企业授权要求执行
  - 采购负责人根据《项目采购计划（任务）单》审核下单是否符合销售合同要求，安排采购岗位人员询价
输入
- 项目管理计划
- 需求文档
- 风险登记册
- 活动资源要求
- 项目进度
- 活动成本估算
- 事业环境因素
- 组织过程资产
输出
- 采购计划
- 采购工作说明书
- 采购文件
- 供方选择标准
- “自制/外购”决策
- 变更申请
- 可能的项目文件更新

实施采购

询价比价管理
- 入列采购询价比价的条件
  - 采用询价比价形式的采购产品包括
    - 市场化程度高的产品
    - 非专利专有技术的产品
    - 充分竞争性产品
    - 可替代性强的产品
    - 供应商不唯一的产品等
  - 单个供应商供货合同过一定金额以上的采购
- 不列入采购询价比价的采购
  - 指定采购
  - 原厂、代理有相关协议的采购
  - 单个供应商供货合同在一定金额以下的采购
- 询价比价操作流程
  - 采购人员对拟采购产品类型和价格进行预估判断，是否符合询价比价条件
  - 采购产品的供应商原则必须是经过考评的合格供应商，特殊情况下考评和合同谈判可同步进行
  - 原则上应向三家或三家以上供应商进行询价
  - 供应商的报价可以提交系统竞价平台、邮件、传真、邮寄、密封书面送达
  - 采购人员根据供应商报价，填写《采购询价记录表》，采购部经理从价格、付款方式、供货周期、质量和售后等方面确定最终供应商
  - 如果对供应商的报价存在疑问或有显失公平情况，采购人员可在公司纪检领导在场的情况下电话通知供应商澄清相关事实，并在《采购询价记录表》上予以说明
  - 若《合格供方A类名录》中没有符合要求的供应商，对参与竞争询价的供应商进行新增供应商的审核，考评和合同谈判可以同步进行
采购谈判
- 阶段
  - 双方互做介绍，商议谈判议程和程序规则
  - 探讨谈判所涉及的范围，也就是双方希望在谈判中解决的事宜
  - 要谈判成功，双方需要达成一致意见的共同目标
  - 在可能的情况下，双方需要确定并解决阻碍谈判达成共同目标的分歧
  - 达成协议，谈判结束
- 谈判双方就以下几项交易条件进行磋商
  - 商品的品质条件
  - 商品的价格条件
  - 商品的数量条件
  - 商品的包装条件
  - 交货条件
  - 货款的支付条件
  - 货物保险条件
  - 商品检验与索赔条件
  - 不可抗力条件
  - 仲裁
采购合同签订
- 采购合同必备条款所包含的内容
  - 商品名称
  - 质量条款
  - 数量和计量单位
  - 商品的价格
  - 交货的期限、地点和方式
  - 产品的包装标准和包装物的供应与回收
  - 商品的验收方法
  - 违约责任
  - 结算方式
输入
- 采购计划
- 采购文件
- 卖方建议书
- 项目文件
- 采购工作说明书
- 组织过程资产
输出
- 选中的卖方
- 合同
- 资源日历
- 变更请求
- 项目管理计划更新

控制采购

内容：是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程
采购不合控制
- 不合格品识别
- 经进货验证确定为不合格的产品，采购应及时处理
  - 退货
  - 调换
  - 降级改作他用，但降级处理需主管领导批准，并在相关部门备案
- 进货验证的不合格品，由验货人进行“不合格”标识
采购档案管理
- 基本要求
  - 归档的采购资料文件要完整、安全和保密
  - 防止采购资料文件调换、涂改、遗失和损坏
  - 涉及供应商商业机密的，没有得到采购主管领导许可，不得对外提供
  - 采购部门应对采购信息进行管理、控制和利用
  - 采购部资料保管员按规定保存采购信息资料
- 归档范围
  - 采购资料保管员建立供货商档案，保存相应的供货商信息及产品信息，并定期进行更新，包括合格供货商名册、供方的业绩评价等及其附件、供货商资质文件（合格供货商档案）、产品信息及其他相关资料
  - 采购合同管理
- 归档内容
  - 采购预算执行文件
  - 采购前期准备文件
    - 委托代理采购协议书
    - 核准采购进口产品的相关审批资料
    - 采购的方式变更申请及批复
    - 采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料
    - 采购公告、资格预审公告及其变更事项
    - 获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表
    - 专家咨询论证会记录
    - 已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录
    - 供应商资格审查情况报告
    - 评审专家名单及抽取记录
    - 库外专家使用备案审核表
  - 采购开标（含谈判、询价）文件
    - 采购响应文件及有关资料等
    - 在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录
    - 采购项目样品送达记录
    - 接收供应商投标或谈判的记录
    - 开标一览表
    - 开标（谈判、询价）过程有关记录
    - 开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项
  - 采购评审文件
    - 评审专家签到表及现场监督人员签到表
    - 评审专家评审工作底稿等评审过程记录
    - 供应商的书面澄清记录
    - 评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等
    - 经监督人员签字的现场监督审查记录
    - 评审过程中其他需要记载的事项
  - 采购中标（成交）文件
    - 采购人对采购结果的确认意见
    - 中标或成交通知书
    - 采购结果公告（公示）记录（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）
    - 公证书
    - 与中标（成交）相关的其他文件资料
  - 采购合同文件
    - 采购合同
    - 采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录
  - 采购验收及结算文件
    - 项目验收记录
    - 采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料
    - 发票复印件及附件
    - 其他验收文件资料
  - 其他文件
    - 供应商质疑材料、处理过程记录及答复
    - 供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等
    - 采购过程中的音像资料
    - 其他需要存档的资料
- 采购货物管理
  - 存放环境要求
    - 应保证电子产品存放的温度、湿度、照明电源；独立、可靠、正确的接地；具备防尘、防潮、防盗、防腐、防火、防水、防鼠、防油及通风的功能
  - 设备存放和标识
    - 分：合格区和异常区
    - 标识内容
      - 分类可分高端产品类，低端产品类、软件产品类
      - 存货代码
      - 设备名称
      - 设备型号
      - 进货日期
  - 入库条件
    - 采购产品验证完毕后，检验合格的产品，《进货检验记录单》作为办理入库的条件之一
    - 库房核对采购设备对应项目准确无误，作为办理入库条件之二
    - 供应商提供的运货单或者到货证明，作为办理入库条件之三
  - 存放管理
    - 采购产品在公司存放期间，库管员应定期检查库存情况，防止采购产品在储存期内的劣化、损坏和变质等。对于软盘、光盘，应采取相应的防护手段，以防所载文件收到病毒感染或损坏
    - 出库时，领用部门经领导审批《材料领用单》同意后方可在库管处办理《出库单》。货直接到现场的情况，还需提供设备用户点收清单或设备供货确认报告（复印件）
    - 库管核对《出库单》后发放产品
    - 库管应定期对库存情况进项盘存，并报送公司主管领导，保证库房内的物品其帐、物、卡三者相符
- 输入
  - 项目管理计划
  - 采购文件
  - 合同
  - 批准的变更请求
  - 工作绩效报告
  - 工作绩效数据
- 输出
  - 工作绩效信息
  - 变更请求
  - 项目管理计划更新
  - 项目文件更新
  - 组织过程资产更新

结束采购

输入
- 合同：是合同各方进行资金的采购管理的法律依据，也为结束采购提供了指南
- 合同收尾程序
- 项目管理计划
- 采购文件
输出
- 合同收尾
- 组织过程资产更新

战略合作管理

供应商战略合作伙伴关系的概念

发展长期的、信赖的合作关系
这种关系由明确或口头的合约确定，双方共同确认并且在各个层次都有相应的沟通
双方有着共同的目标，并且为着共同的目标有挑战性的改进计划
双方相互信任、共担风险，共享信息
共同开发，创造
以严格的尺度来衡量合作表现，不断提高

建立供应商战略合作伙伴关系的意义

可以缩短供应商的供应周期，提高供应灵活性
可以降低企业采购设备的库存水平，降低管理费用、加快资金周转
提高采购设备的质量
可以加强与供应商沟通，改善定单的处理过程，提高设备需求的准确度
可以共享供应商的技术与革新成果，加快产品开发速度，缩短产品开发周期
可以与供应商共享管理经验，推动企业整体管理水平的提高

供应商战略合作伙伴关系的构建

合作伙伴的主因素分析
选择合作伙伴的标准
合理的评价与选择
- 评价流程
  - 合作商提交三证合一的营业执照复印件、公司基本情况资料（含基本资质、人员构成、近两年业绩等）、能证明公司资信情况的材料、能证明公司技术能力及特长的资质及材料等，以上材料均需加盖公章
  - 在合作的项目中需填写项目基本情况、竞争情况分析、需要合作必要性分析、选定的项目合作商及优势分析、合作风险分析
  - 根据合作商提供材料、对合作商进行综合评价、填写《XX公司项目合作商综合评价、审批表》，主管领导批准通过后，签署《项目合作协议》，才正式成为合格的项目合作商

战略合作协议审批、签署

供应商战略合作伙伴关系的管理

建立信任监督机制
- 考察供应商过去的业绩和商誉
- 供应商通过第三方认证
- 建立长期战略合作关系
- 企业经营理念的转变
- 政府积极参与并创造良好经济环境
合作伙伴的激励机制

合作伙伴关系评价

原则
- 具有正式的沟通程序
- 致力于供应商的成功
- 共同获利
- 关系稳定、不依赖个别人
- 始终仔细审视供应商绩效
- 双方对对方具有合理的预期/期望
- 员工有责任遵循职业道德
- 共享有益信息
- 指导供应商改进
- 基于采购的总成本进行非敌意切磋，共同决策
避免合作伙伴关系失败的要点
- 高层管理的承诺
- 严格的供应商选择过程
- 持续努力地改进
- 目标一致
- 合作伙伴关系支持体系和文件
- 不断关注双赢机会
- 广泛沟通和分享信息
- 建立信任
- 资源让步
- 关于联盟与合作关系目标和期望利益的内部教育
- 人员发生变动时，保持联盟与合作关系的能力

采购管理技术和工具

采购管理方法和技术的应用（P441-446）

采购管理信息系统

是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理

招投标

招标人及其权利和义务
- 招标人的权利
  - 招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜
  - 自主选定招标代理机构并核验其资质条件
  - 招标人可以根据招标项目本身的要求，在招标公告或投标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格预审；国家对投标人资格条件有规定的，按照其规定
  - 在招标文件要求提交投标文件截止时间至少15日前，招标人可以以书面形式对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改。该澄清或者修改内容是招标文件的组成部分
  - 招标人有权也应当对在招标文件要求提交的截止时间后送达的投标文件拒收
  - 开标由招标人主持
  - 招标人根据评标委员会提出的书面评估报告和推荐的中标候选人确定中标人。招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人
- 招标人的义务
  - 招标人委托招标代理机构时，应当向其提供招标所需要的有关资料并支付委托费
  - 招标人不得以不合理条件限制或排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇
  - 招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者，以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容
  - 招标人不得向他人透露以获取招标文件的潜在投标人的名称、数量、以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。招标人设有标底的，而标底是必须保密的
  - 招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间
  - 招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封、宣读
  - 招标人应当采取必要的措施，以保证评标在严格保密的情况下进行
  - 中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的中标人
  - 招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同
招标代理机构
- 招标代理机构的法律地位：招标代理机构是独立于政府和企业之外的，为市场主体提供招标服务的专业机构，属于中介服务组织
- 招标代理机构的权利和义务
  - 招标代理机构的权利
    - 组织和参与招标活动
    - 依据招标文件规定，审查投标人的资质
    - 按规定标准收取招标代理费
  - 招标代理机构的义务
    - 维护招标人和投标人的合法利益
    - 组织编制、解释招标文件
    - 接受国家招标投标管理机构和有关行业组织的指导、监督
- 招标方式
  - 公开招标
    - 指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标
  - 邀请招标
    - 指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标
- 招投标程序
  - 招标人采用公开招标方式的，应当发布招标公告；招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书
  - 招标人根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人踏勘项目现场
  - 投标人投标
  - 开标
  - 评标
  - 确定中标人
  - 订立合同
- 投标
  - 投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件
  - 投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点
  - 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人
  - 投标人根据招标文件载明的项目实际情况，拟在中标后将中标项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在投标文件中载明
- 开标、评标和中标
- 供方选择
- 相关法律责任