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1.0 目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 2.0 适用范围 适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。 3.0 职责 3.1 公共事务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2 公共事务部管理员负责依照本实施档案保管与跟踪 4.0 程序要点 4.1 业主档案内容 4.1.1 经也做签署的《业主公约》。 4.1.2 经业主签署后的《消防安全责任书》。 4.1.3 《业主家庭情况登记表》 4.1.4 《钥匙领用登记表》。 4.1.5 《业主证领用登记表》。 4.1.6 《业主入住验房表》。 4.1.7 《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。 4.1.8 《位置处理通知单》及处理结果资料。 4.1.9 业主的有关证件复印件。 4.2 档案盒（夹）的制作 4.2.1 根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。 4.2.2 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，气格式一般是有组织机构、名称组成，如： XXX-X.X-SW-业主档案：表示物业管理有限公司XX管理处公共事务部管理的业主档案。 4.2.3 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶都3cm位置上，并排列在档案柜中。 4.3 业主档案袋的制作 4.3.1 准备适量的26cm*34cm作业尺寸的档案袋。 4.3.2 将写有“栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。 4.4 将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。 4.5 将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。 4.6 按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 4.7 业主档案的跟踪 4.7.1 当发生下列情况变化时，公共事务部管理员应将编号情况记录在业主档案中； a) 通讯断乎联络方式发生变化时； b) 业主发生更替时。 4.7.2 业主档案跟踪管理，由公共事务部管理员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。 4.8 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处经理批准，经公共事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。 4.9 业主档案应永久保存。 4.10 具备电脑办公系统的可以将各也做资料输入电脑进行管理。 4.11 本规程执行情况作为相关人员绩效考评的依据之一。 5.0 记录 《业主档案目录》 6.0 相关支持文件 《档案管理标准作业规程》 |
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