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如何又好又快地完成单位 年度工作报告起草工作 一个单位，无论党政机关还是企事业单位，年度工作报告都是最重要、最大型的综合性材料。是对单位一年来，方方面面工作的集中总结分析，对来年工作的科学谋划和宏观指导。这一性质，决定了其写作的特殊性、复杂性、艰巨性，并在单位上下有极强的关注度。 笔者已从事大型国有企业文秘工作十年有余，年年参与单位年度工作报告起草工作，甚觉头痛，有过很多刻骨铭心的教训，期望通过对自己切身体会的总结，起到抛砖引玉之用。 简单概括地讲，年度工作报告写作可归纳为启动、准备、实施、修正、反馈、存档分析六个阶段。 一、启动阶段 启动是前提，要做到未雨绸缪，突出一个“早”字。结合工作实际，应在当年10月底发出收集各基层单位基础材料的通知（按年度工作会议在春节前15天左右召开计划，赶早不赶晚），要充分考虑到充足的时间，是保证基层单位报送高质量基础材料的前提条件，尽量让大家早作思想准备和行动准备。通知要制定清晰的工作计划、标明截稿时间节点、明确具体的工作要求、指出正确的工作方向，甚至可以细化到要求写清楚哪几个方面的内容。切忌发通知时，要求笼笼统统，让人看了不明就里。感觉年年通知一个样，看与不看没区别。 二、准备阶段 准备是基础，要做到全副武装，突出一个“全”字。归纳起来，就是“人财物”的准备。 首先是“人”：所谓“搭台唱戏”，要唱好起草年度工作报告这出大戏，得先配备起一个强有力的写作班子。是一个人主笔，N个人配合，还是铁路警察各管一段的形式，是一个部门负责完成，还是组织整个单位的精兵强将来共同参与，要事先明确责任主体和工作组织形式。写作班子一定要由单位分管文秘的领导来亲自牵头，才便于统筹协调，号令群雄。如果有单位主要领导亲自过问，写作工作的推动力和协调力将会更加有效。 其次是“财”：这里的财不是指金钱，平时工资是800元还是1000元都已经予以兑现，单位一般不会为此项工作准备专项经费。此处所指的“财”，是比金钱还要宝贵的财富——时间。所有参与项目的人员，要保证在这个时间段尽量不受打扰，心无旁骛地专注于此项工作。在工作启动之前，把所有其他未完成的工作迅速消化掉，启动这项工作后，被单位拉差的零散任务，应告知部门或单位负责人，尽量协调其他人完成。一定要记住，年末岁尾的关键时期，作为一名专职文秘人员，其他工作干不好，领导不见得会找你麻烦，如果这件工作没干好，领导迟早会找上门来。 然后是“物”：主要是指写作的物理空间，物理设备。如果时间紧任务重，可找一个专门的地方，把力量集中起来办大事。现在的领导也都很开明，只要是为了工作，不超出原则的事情都可以一路绿灯。可以请求领导找个僻静的小酒店或者农家乐，把写作小组成员集中起来工作。实在不行，就在单位找个小会议室，或者夜深人静的时候把自己锁在办公室，有条不紊地开展工作。但不管是在哪个地方，一定要保证网络正常、通讯畅通、交通便利、食宿有保障，否则工作起来就会心神不宁，纰漏百出，导致效率低下。 三、实施阶段 实施是核心，要做到精益求精，突出一个“精”字。实施阶段是年度工作报告起草工作的重中之重，可分为前、中、后三期进行把控。 （一）前期：吃透基础资料，调研把准情况。 一是吃透资料。经过启动阶段后，基层单位（子公司、分公司、单位各部门）的基础资料应该已准备妥当，并汇集到我们起草人员手中。此时，就要细心地阅读这些材料，按照自己的需要对材料进行分门别类。对写得不清楚的、或者应写未写的，要通过二次三次的后续沟通，对基础材料进行完善。 二是调研情况。一个单位无论大小，均是五脏俱全。以笔者所在的国家级开发区为例，就是资金、土地、招商、民生，大小事项均有涉及，开发进入成熟轨道，还会涉及社会事业等工作。仅凭基层单位报送的材料，很难深度掌握全面情况。因此需要对单位各个板块的分管领导进行访谈，他们将站在整个单位的角度和高度来总结出今年工作的重点、亮点，点出明年的重难点，能够站在全局，深入细致地思考分析问题。 （二）中期：搭设框架立起万丈高楼，理清逻辑保证条分缕析。 中期是实施报告起草工作的核心中的核心，关键中的关键，应尤为重视。 首先举个例子，人长得是否帅气，其骨架起着决定性的作用。文章是否大气磅礴，能否有血有肉，也全靠文章的框架决定。因此，搭设文章框架是正式起草的第一步工作。从一级标题到二级、三级标题，甚至到具体的点，都要事先谋划好、预设好。 其实是文章的行文要讲究逻辑。先说什么、再说什么，要符合事物发展的规律。比如开发区的常规总结就是先说钱，因为有了钱才能办事。然后就是土地，有了土地才能让开发项目有实施的物理空间。然后就是基础设施建设，最后才是项目招商及落地。总结起来就是“资金为征地服务、征地为建设服务、一切都为招商服务”。同时，也要符合领导表述习惯的逻辑。例如在数字统计上，有的领导喜欢总分式，有的喜欢分总式。总之，注重逻辑的目的就是要保证行文条分缕析，前后关照对应，不能前后自相矛盾，甚或是内容之间风马牛不相及。 （三）后期：注重“四炼”——炼字、炼形、炼情、炼韵味。 1、炼字。文章要字斟句酌，要有“吟安一个字，捻断数根须”的勤奋。尤其是一级、二级、三级标题，和每段文字起始句，都是作报告和听报告的人最注目的地方。这就好似我们常常讲的“标题党”，标题好看了，至少第一印象会让人感觉整个文章眉清目秀。 2、炼形。对句与句之间、段与段之间要注重起承转合，不能东一锤子、西一榔头，感觉说了不少，结果却是不成句、不成段、不成文。或者上下段之间联系得很牵强，让人看后有云山雾罩之感。 3、炼情。重点是要结合工作的实际情况，把一些能够调动气氛、在情感上引起共鸣的内容要写出来。譬如说到亮点工作的时候，就要对相关的工作单位、部门甚至是个人提出来当场表扬。这种表扬的效果比事后发1000元奖励都更能提振精气神，更有鼓励作用。针对那些为了工作而作出了重大贡献（如获得了国家级奖励、在科研上取得重大突破）甚至牺牲在岗位上的先进人物事迹，更是要用简短精炼却又是浓墨重彩的语言好好的画龙点睛一下。这就好比在戏剧里面展示情感冲突，形成行文高潮。一个能够让人听后有感动的工作报告才是高质量的工作报告，那种四平八稳味同嚼蜡毫无情感的八股式报告应该大胆地扔进历史故纸堆。 4、炼韵味。每个领导风格不同，思维各异，表达有别。有的严谨有序、有的气势雄浑、有的方圆有度、有的却是教条式导师腔。不管是哪种哪种形式，总之要能够把会议需求和领导风格有效结合起来的东西就是好东西，这种好的东西就是韵味。这种韵味需要富有领导个人风格和特色的语言来传情达意，这种富有魅力和特色的语言得长期积累，并对其提炼到富含思想、富有理论的高度。 （四）注重“四对应” 在写作阶段，要充分结合工作实际，着重把握好材料的“四对应”。 1、总结部分有“两对应”：一要注重与年初下达的目标计划相对应。全年工作是全面完成、超额完成，或者是欠进度完成，要认真分析，作出定性判断。这种定性会影响到整个行文的套路，甚至会为整个工作报告定调，有时候，在工作报告主标题上都会有所反应。 二要注重与上级单位在各种场合下达的重要工作任务相对应。如市政府或主管部门对招商项目、民生工程关注较多，会在各种工作会、调研会上下达重大的工作任务，这些任务就一定要作好回答工作，完成得好就总结出经验，完成得不好要找出原因和整改举措。这种内容也基本决定了一年工作亮点的多少。 2、计划部分有“两对应”：一要与单位提前召开的务虚会、董事会、年度工作安排会、年度投资分析会对应。这些会议往往在年度工作会之前召开，目的就是对次年经济形势进行全面分析，提前谋划全年工作，制定大致或者明确的工作目标甚至经济指标。这些都是单位领导集体尤其是主要领导经过认真思考和充分酝酿后制定的工作思路，应有效地反映到报告中。 二要与上级单位的战略部署、重大决策相对应。尤其是党代会、全委会、常委会、各级政府的经济工作会，或者中央领导和地方主要领导调研过程中召开的会议，要在报告中对其指示精神有所反映，甚至对调研中提到的工作任务在报告中进行明确。这些工作有可能就是下一年工作的重点、难点和亮点。 四、修正阶段 修正是保障，要做到快马加鞭，突出一个“快”字。完成送审稿是年度工作报告写作的一个决定性阶段，形成送审稿最后阶段的工作有较强的技巧性。不能只停留在写作班子成员细致审改的层面，要将写作稿子的责任进行细分，让单位每个分管领导以及每个基层单位和部门都来分担相应责任。将全稿分发到单位分管领导、单位各部门负责人、基层单位主要负责人手中，要求所涉人员对材料的数据、有关对工作定性的说法等关键点进行细致审定，签字认可以示负责，限定时间将修改内容反馈到写作小组。 写作人员综合各方修改意见，完成修订成稿后，立即交负责牵头年度工作报告写作的分管领导、主要领导（或者负责作报告的领导）审阅，并根据修改意见及时修订，立即再度送审确认后形成终稿。 五、反馈阶段 反馈是重点，要做到不厌其烦，突出一个“勤”字。这里所指的重点有两层含义，一是重要的点，二是需要引起重视的点。很大程度上，是强调此项工作应高度重视。因为作为一个长年累月写材料的人，很难天天热情洋溢地对待这项工作，也大都会在长年累月中将激情消耗殆尽，最后只是因对责任的信守不得已而为之。大都是将材料交到领导手里，领导在工作会上将报告念出来，就高呼万岁，心里感慨总算熬过一劫，少有人还有心思去继续对材料进行反复揣摩。然而，实际工作中，这道工序却至关重要。因为他关系到这个材料是否能够从“完成向完善再向完美”实现蜕变。 反馈阶段就是结合在工作会上和会后，领导和其他参会人员或多或少会对报告提出意见和看法，有的领导在作报告过程中思维活跃，适时补充内容，常常妙语连珠，时有灵光闪现，提出很多有思想、有见地的观点和内容，如何有效地吸取这些意见和观点，对材料进行深度的完善，是相当值得去做的一件事情。 六、存档分析阶段 分析是支撑，要做到如琢如磨，突出一个“细”字。这个阶段对当次工作任务的完成没有实际意义，但对下一次类似工作的完成却意义重大。全面完善后已趋完美的稿子如果存档后就不再打开，将毫无意义。应时不时拿出来与其他经典的稿子作对比、分析，找出每一稿的优缺点，对写作技巧作必要的反省，把技艺层面的东西作深度的概括、提炼，上升到一定程度的理论高度，更好地指导后续写作工作，真正达到事半功倍的效果。 总之，年度工作报告起草是专职文秘人员必须面对的一件耗时耗力、劳心费神的工作，要豪情满怀地面对、沉心静气地思考、不厌其烦地推动，方可见到成效。起草前要做好“沙盘推演”，确保每个节点都了然于心，达到“胸中陈兵百万，遇事处变不惊”的境界。起草后要做好“战术复盘”，不断总结教训，凝结经验，方能免除“两句三年得，一吟双泪流”的窘迫。
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