|
驻外机构经费管理暂行规定 1 目的 为了规范公司驻外机构经费的申请、拨付和报销程序，确保在有效监控的前提下及时、准确地拨付驻外机构所需的经费，并保证经费的有效使用，制定本管理制度。 2 定义 2.1 驻外机构 本规定所指驻外机构分为营销类驻外机构和研发类驻外机构两类。营销类驻外机构指公司为拓展国际市场在中国以外的国家（或地区）设立的办事机构；研发类驻外机构指公司为开展研发领域的技术合作在中国以外的国家（或地区）设立的办事机构。 为有效管理驻外机构的费用，本规定将上述驻外机构区分为A、B两类，分别管理。凡公司派驻会计的驻外机构称为A类驻外机构，未派驻会计的驻外机构称为B类驻外机构。 2.2 经费 指公司依据计划预先拨付给驻外机构用以拓展国际市场或开展研发合作的资金。 2.3 费用 指驻外机构及人员在拓展国际市场或开展研发合作的过程中所发生的各种实际开支。 3 适用范围 本规定适用于公司各类驻外机构日常经费的申请、拨付和费用报销业务。 4 经费预算、计划与拨付 4.1 年度经费预算 4.1.1 年度经费预算的编制 为发挥预算的牵引作用和控制驻外机构的成本费用开支，国际营销部（或预研部）需根据各驻外机构的工作目标和国际市场拓展计划（或研发合作计划），按照公司预算编制的统一安排，编制各个驻外机构的年度经费预算，并分解到各个月份，作为驻外机构预算年度内经费需求计划审核和拨款复核的依据。 驻外机构年度经费预算包括日常费用开支预算和专项费用开支预算两部分，编制预算须填列《驻外机构年度经费预算表》。 4.1.2 年度经费预算的审批 驻外机构年度经费预算经国际营销部（或预研部）总裁审批后，需由国际会计部进行复核，最后报全面预算与成本控制委员会批准。 4.2 月度经费计划 4.2.1 月度经费计划的编制 各驻外机构每月下旬需根据年度经费预算及业务发展计划编制下月经费计划，并填写《驻外机构月度经费计划表》，申报拨款。月度经费计划如超过其年度预算中对应月份的经费额度时，需做详细说明。如当月实际用款超过月度计划的15％，需填写《驻外机构月度经费计划追加申请表》，并做详细说明。 月度经费计划编制完成以后，必须由驻外机构指定的审核人员审核，计划的编制和审核职责必须由不同的人员行使。 4.2.2 月度经费计划的审批 《驻外机构月度经费计划表》、《驻外机构月度经费计划追加申请表》均需报送国际营销部（或预研部）审批，审批完成后须在每月25日前报国际会计部审核备案。 4.3 经费拨付 4.3.1 周资金计划 国际营销部（或预研部）负责将各驻外机构月度经费计划以合适的方式（按月一次拨付或按月分次拨付）进行分解，编制周资金使用计划，并于前一周周三前报国际出纳部审核。 超计划经费的申请，报国际出纳部审核后，还需报公司资金计划部批准。 4.3.2 经费拨付 国际会计部根据国际出纳部审核通过的周资金使用计划，对各驻外机构经费申请进行帐务处理，然后将各种单据交国际出纳部安排付款。 5 内部控制 5.1 审批控制 5.1.1 备用金控制 n 国际营销部（或预研部）必须向国际会计部提供驻外机构员工备用金参考控制额度，国际会计部据此确定驻外机构员工备用金的最低控制额度； n各驻外机构员工只可向驻外机构负责人或会计借款，其他员工之间不得发生备用金互转行为。借款必须按规定填写“驻外机构借款申请单”，详细说明借款理由。 5.1.2 分层审批 国际营销部（或预研部）必须根据驻外机构经费的性质和金额，设置分层审批权限，并制作“驻外机构经费与费用审批权限备忘录”，经公司总裁或主管副总裁批准后，在国际会计部和国际出纳部备案，作为付款和报销的审核依据。驻外机构负责人本人的费用审批方式必须同时予以明确。 5.1.3 特殊事项的处理 一切没有经过规定审批程序的经费申请和费用报销任何部门均无权受理，特殊事项须报国际会计部批准后方可执行。 5.2 文档控制 5.2.1 驻外机构会计或指定人员必须按照国际会计部的要求，建立完整的文档记录，包括经费明细帐、驻外机构员工个人备用金明细帐、固定资产登记簿和低值易耗品登记簿等，对资金使用情况、员工备用金借支与冲销情况进行明细登记。 5.2.2 国际会计部根据需要对驻外机构的文档进行定期或不定期的检查。 5.3 实物控制 驻外机构会计或指定人员负责对驻外机构的固定资产和低值易耗品进行实物管理，并按规定登记固定资产登记簿和低值易耗品登记簿。 6 驻外机构经费及报销管理 6.1 汇率管理 驻外机构会计或指定人员必须将每月5日、12日、19日、26日（遇节假日顺延）当地货币与美元的汇率资料（附正式凭据，如换汇水单）报送国际会计部，经国际会计部审核确认后，作为费用报销时的指定汇率。无法提供当地汇率信息的驻外机构，由国际会计部根据香港汇丰银行提供的每日参考汇率，确定费用报销时的指定汇率。 6.2 A类驻外机构经费及报销管理 6.2.1 经费管理原则 国际会计部只对A类驻外机构实行统一往来核算，其余具体业务均由驻外机构会计负责。 6.2.2 驻外机构会计职责 驻外机构会计行使驻外机构会计主管的职责，负责管理驻外机构的经费往来和驻外机构员工个人备用金借支及费用报销核算，对资金的安全及有效使用负有监督责任。 6.2.3 驻外机构负责人职责 驻外机构负责人对其审批权限范围以内的事项拥有直接审批权。专项费用采取“借款审批优先”原则，即凡专项费用开支事先已经批准，并备有专项费用借款申请审批副本（含明细说明）作为附件的，驻外机构负责人签字即可报销。未经预先批准或不能提供借款申请审批副本的专项费用，仍必须经国际营销部（或预研部）负责人审批，方可报销。 6.2.4 备用金借支管理 驻外机构员工借支备用金时，首先需填写借款申请单。在驻外机构负责人审批权限范围内的，借款申请单经该负责人审核签字后，即可到驻外机构会计处办理借款；在驻外机构负责人审批权限范围以外的，借款申请单需送国际营销部（或预研部）负责人审批后方可办理借款。 6.2.5 费用报销管理 n 驻外机构会计在费用处理过程中必须合规、准确、及时； n 驻外机构员工必须对会计按月提供给其本人的备用金借支及费用报销清单进行反馈，实行双向监督； n 驻外机构会计必须向驻外机构员工承诺单据处理的完成时间； n 驻外机构员工报销实行时间控制，即员工报销推行周清结制和项目清结制。特殊情况下（如会计到岗交接后的3个月内）可以实行月清结制，但必须报国际会计部批准； n 驻外机构会计收到公司核销往来帐通知后，必须在规定时间内完成往来帐核销。 6.2.6 保障措施 n 驻外机构会计必须按月清理驻外机构员工超额度备用金； n 驻外机构会计与国际会计部必须于每月10日前完成上月往来对帐报告； n 驻外机构会计必须在每月10日前将上月驻外机构费用分析报告报国际会计部。 6.2.7 报销程序 参见本规定附件8.2.1《驻外机构费用报销流程－A类驻外机构》。 6.3 B类驻外机构经费及报销管理 6.3.1 经费管理原则 国际营销部（或预研部）指定驻外机构负责人以外的一名员工兼行会计职责，协助国际会计部负责本驻外机构经费的申请、督促并指导员工进行费用报销等事项。驻外机构经费管理和驻外机构员工个人备用金借支及费用报销等具体事项由国际会计部直接负责。 6.3.2 备用金借支管理 驻外机构员工依据经批准后的月度经费计划填写借款申请单，报国际营销部（或预研部）负责人审批。国际会计部负责对已批准的借款申请单进行复核和帐务处理，并将各种单据交国际出纳部安排款项支付。 6.3.3 费用报销管理 驻外机构员工每月须将上月各种费用票据按要求粘贴，然后填写费用报销单一并寄回国际营销部行政秘书处（或预研部研究计划处），由行政秘书处（或预研部研究计划处）整理后交国际营销部（或预研部）负责人审批，审批完成后单据须传递至国际会计部进行帐务处理。 6.3.4 时间控制 n 驻外机构员工每月5日以前须将上月费用单据寄回国际营销部（或预研部）； n 国际营销部（或预研部）负责人应在收到单据后7个工作日内完成审批； n 国际会计部单据处理时间控制为15个工作日，退单除外。 6.3.5 保障措施 国际会计部对不符合要求的单据有权做退单处理，同时国际会计部按季对超额度备用金进行清理，驻外机构员工应积极配合国际会计部的工作。 6.3.6 报销程序 参见本规定附件8.2.2《驻外机构费用报销流程－B类驻外机构》。 7 附则 7.1 本规定由国际会计部负责解释与修订。 7.2 本规定自签发之日起实行。 7.3 现行制度如与本规定冲突，以本规定为准。 8 附件 8.1 驻外机构费用分类指引 8.2 流程 8.2.1 驻外机构费用报销流程（A类驻外机构） 8.2.2 驻外机构费用报销流程（B类驻外机构） 8.3 表格 8.3.1 驻外机构年度经费预算表 8.3.2 驻外机构月度经费计划（计划追加申请）表 8.3.3 驻外机构借款申请单 8.3.4 驻外机构费用报销单 8.3.5 驻外机构生活补贴申报表 8.3.6 驻外机构固定资产报销单 |
|
|
